Quy trình về lựa chọn nhà thầu mới nhất 2026

Trong dòng chảy của cải cách hành chính và mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn Nhà nước, quy trình lựa chọn nhà thầu không chỉ đơn thuần là một chuỗi các thủ tục hành chính kế tiếp nhau, mà chính là 'bộ lọc' pháp lý quan trọng nhất để tìm kiếm những chủ thể có đủ tâm và tầm thực thi các gói thầu quốc gia. Với sự vận hành ổn định và đồng bộ của Luật Đấu thầu năm 2023 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành tính đến năm 2026, quy trình lựa chọn nhà thầu đã được tái cấu trúc theo hướng tinh gọn, minh bạch và hiện đại hóa triệt để.

Việc chuẩn hóa các bước từ chuẩn bị lựa chọn, tổ chức đấu thầu cho đến đánh giá hồ sơ và phê duyệt kết quả không chỉ là yêu cầu tự thân của công tác quản lý dự án, mà còn là cam kết của Chính phủ trong việc tạo ra một môi trường cạnh tranh bình đẳng, không rào cản. Đặc biệt, trong bối cảnh đấu thầu qua mạng đã trở thành hình thức chủ đạo, quy trình lựa chọn nhà thầu mới nhất hiện nay là sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa tư duy pháp lý chặt chẽ và nền tảng công nghệ số tiên tiến. 

1. Quy trình cơ bản áp dụng cho đấu thầu rộng rãi và hạn chế

Quy định tại Điều 43 Luật Đấu thầu 2023 Điều này được sửa đổi bởi Khoản 25 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 đối với các dự án sử dụng vốn đầu tư công, đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế vẫn là những hình thức phổ biến nhất nhằm đảm bảo tính cạnh tranh. Quy trình 06 bước áp dụng cho năm 2026 được xây dựng trên nền tảng của sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Giai đoạn chuẩn bị không chỉ đơn thuần là việc lập hồ sơ mà còn là quá trình phân tích thị trường và xác định rủi ro. Bên mời thầu thực hiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, trong đó xác định rõ giá gói thầu, nguồn vốn và hình thức lựa chọn. Nội dung quan trọng nhất trong bước này là lập Hồ sơ mời thầu (HSMT). HSMT năm 2026 yêu cầu tính chuẩn hóa cao về định dạng dữ liệu, sử dụng bảng mã Unicode và các tệp tin không được cài mật khẩu để hệ thống có thể tự động đánh giá các tiêu chí định lượng. Sau khi lập, HSMT phải được thẩm định bởi một đơn vị độc lập trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Trong kỷ nguyên đấu thầu mạng, bước này bắt đầu bằng việc đăng tải thông báo mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nhà thầu có trách nhiệm nộp hồ sơ dự thầu (HSDT) đúng thời hạn quy định. Hệ thống sẽ ghi nhận thời điểm nộp và khóa hồ sơ cho đến giờ mở thầu. Mọi hành vi sửa đổi hồ sơ sau thời điểm đóng thầu đều bị coi là không hợp lệ. Bên mời thầu cũng có trách nhiệm làm rõ HSMT nếu nhà thầu có yêu cầu trong thời gian quy định.

Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu

Sau khi mở thầu (thường thực hiện trong vòng 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu), tổ chuyên gia sẽ tiến hành đánh giá HSDT. Quy trình đánh giá thường chia làm hai giai đoạn đối với phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: đánh giá kỹ thuật trước, sau đó mới mở và đánh giá hồ sơ tài chính của những nhà thầu vượt qua bước kỹ thuật. Đối với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, việc đánh giá được thực hiện đồng thời. Kết quả là danh sách nhà thầu được xếp hạng, trong đó nhà thầu xếp thứ nhất sẽ được mời vào thương thảo.

Bước 4: Thương thảo hợp đồng

Đây là bước bắt buộc đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn. Tuy nhiên, đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ phi tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao hoặc áp dụng đấu thầu quốc tế, bên mời thầu có thể tiến hành thương thảo với nhà thầu xếp hạng thứ nhất để làm rõ các nội dung về giải pháp thực hiện, tiến độ và nhân sự chủ chốt. Mục tiêu của thương thảo là đạt được một thỏa thuận tối ưu nhất cho chủ đầu tư mà không làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu.

Bước 5: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Kết quả đánh giá và thương thảo phải được trình cấp có thẩm quyền để thẩm định tính pháp lý của quy trình thực hiện. Sau khi có quyết định phê duyệt, bên mời thầu đăng tải công khai kết quả trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Một lưu ý quan trọng là trách nhiệm giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu; bên mời thầu phải cung cấp thông tin rõ ràng về các điểm không đạt của nhà thầu nếu có yêu cầu.

Bước 6: Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng

Hợp đồng được ký kết phải dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận và phù hợp với HSMT. Trong năm 2026, công tác quản lý thực hiện hợp đồng được đề cao với việc áp dụng các công nghệ giám sát tiến độ và quản lý rủi ro hiện đại, đảm bảo nhà thầu thực hiện đúng các cam kết về chất lượng và thời gian.

Dưới đây là bảng tóm tắt thời gian và yêu cầu kỹ thuật cho quy trình đấu thầu qua mạng:

2. Quy trình lựa chọn nhà thầu đối với hình thức chỉ định thầu 

Chỉ định thầu luôn là tâm điểm của các cuộc thảo luận về tính minh bạch. Trong năm 2026, quy trình chỉ định thầu được quy định nghiêm ngặt hơn nhằm ngăn chặn tình trạng chia nhỏ gói thầu và đảm bảo hiệu quả kinh tế tối ưu thông qua cơ chế thương thảo giá, 

2.1. Yêu cầu về thương thảo giá để đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả kinh tế

Điểm mới nổi bật nhất trong quy trình chỉ định thầu năm 2026 là việc luật hóa yêu cầu thương thảo giá. Tại Điều 43 sửa đổi bởi Luật 90/2025/QH15, đối với hình thức chỉ định thầu, chủ đầu tư và nhà thầu bắt buộc phải thương thảo về giá để đảm bảo giá đề nghị trúng thầu là tiết kiệm và hiệu quả kinh tế nhất.

Cụ thể hơn, theo Công văn 19713/BTC-QLĐT năm 2025, Bộ Tài chính đã đưa ra các giải pháp cụ thể cho các dự án đầu tư công. Đối với các gói thầu xây lắp được chỉ định thầu, chủ đầu tư cần đảm bảo mức tiết kiệm tối thiểu thường là 5% so với giá gói thầu được duyệt. Điều này buộc các nhà thầu được chỉ định phải áp dụng các biện pháp tối ưu hóa công nghệ và quản lý để giảm giá thành, thay vì chỉ chào đúng mức giá trần như trước đây.

2.2. Quy trình rút gọn cho các trường hợp đặc biệt 

Đối với các gói thầu nằm trong hạn mức chỉ định thầu (như gói thầu mua sắm hàng hóa từ 50 triệu đến 100 triệu đồng, hoặc gói thầu xây lắp dưới 01 tỷ đồng thuộc dự án đầu tư công), quy trình rút gọn được áp dụng để đẩy nhanh tiến độ. Quy trình này tối giản hóa các bước chuẩn bị hồ sơ yêu cầu phức tạp:

• Chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng: Chủ đầu tư xác định nhà thầu có năng lực và gửi trực tiếp dự thảo hợp đồng kèm theo các yêu cầu về phạm vi, chất lượng và thời gian thực hiện.
• Hoàn thiện hợp đồng: Hai bên tiến hành thương thảo các chi tiết kỹ thuật và giá cả dựa trên dự thảo đã gửi.
• Phê duyệt và công khai kết quả: Sau khi thống nhất, chủ đầu tư ra quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu và công khai thông tin trên hệ thống trong vòng 05 ngày.
• Ký kết hợp đồng: Các bên thực hiện ký kết và quản lý hợp đồng như thông thường.

Quy trình rút gọn này đặc biệt hữu hiệu cho các gói thầu có tính chất khẩn cấp hoặc quy mô nhỏ, giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp xử lý nhanh các nhu cầu mua sắm thiết yếu mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.

3. Quy trình áp dụng cho chào hàng cạnh tranh và mua sắm trực tiếp

Chào hàng cạnh tranh và mua sắm trực tiếp là hai hình thức có những đặc thù riêng về đối tượng hàng hóa và cách thức tiếp cận thị trường. Trong bối cảnh năm 2026, sự khác biệt giữa hai hình thức này nằm ở khâu đánh giá hồ sơ và vai trò của việc thương thảo.

Đối với Chào hàng cạnh tranh, quy trình tập trung vào việc so sánh giá giữa các nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tối thiểu. Theo Điều 43 Luật Đấu thầu 2023, quy trình này gồm 5 bước chính: chuẩn bị, tổ chức, đánh giá HSDT, phê duyệt kết quả và ký kết hợp đồng. Trong quy trình chuẩn của chào hàng cạnh tranh, bước thương thảo không phải là bước bắt buộc tách biệt, trừ khi cần làm rõ một số nội dung kỹ thuật hoặc đơn giá bất thường.

Ngược lại, đối với Mua sắm trực tiếp, quy trình bắt buộc phải bao gồm bước "Thương thảo về các đề xuất của nhà thầu". Lý do là mua sắm trực tiếp được thực hiện với một nhà thầu đã thực hiện gói thầu tương tự trước đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính thời điểm của giá cả và công nghệ, bên mời thầu phải thương thảo để nhà thầu đưa ra các đề xuất mới về giá (thường là giảm giá so với hợp đồng cũ) và các điều kiện dịch vụ kèm theo phù hợp với yêu cầu hiện tại của dự án.

Bảng so sánh chi tiết hai hình thức:

4. Các bước thực hiện cho tự thực hiện và tư vấn cá nhân

Đây là hai hình thức lựa chọn nhà thầu không qua các tổ chức kinh tế thông thường, đòi hỏi những quy trình quản lý nội bộ và đánh giá chuyên gia chặt chẽ.

Hình thức tự thực hiện áp dụng khi tổ chức trực tiếp quản lý, sử dụng gói thầu có đủ năng lực kỹ thuật, tài chính và kinh nghiệm thực hiện. Quy trình 4 bước được quy định tại Khoản 5 Điều 43 Luật Đấu thầu 2023:

• Bước 1: Chuẩn bị phương án tự thực hiện. Đơn vị được giao nhiệm vụ lập dự thảo thỏa thuận giao việc, trong đó nêu rõ khối lượng công việc, dự toán và tiến độ.
• Bước 2: Hoàn thiện phương án tự thực hiện. Rà soát và chỉnh sửa các nội dung để đảm bảo tính khả thi cao nhất.
• Bước 3: Phê duyệt và công khai kết quả. Người có thẩm quyền ra quyết định phê duyệt đơn vị nội bộ thực hiện và công bố thông tin theo quy định.
• Bước 4: Ký kết thỏa thuận giao việc và quản lý thực hiện. Đây là bước quan trọng để xác lập trách nhiệm của đơn vị thực hiện đối với chủ đầu tư.

Quy trình lựa chọn tư vấn cá nhân áp dụng khi công việc của gói thầu chỉ cần một hoặc một số chuyên gia thực hiện mà không cần sự tham gia của một tổ chức tư vấn. Quy trình 5 bước bao gồm :

• Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu. Xác định yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm cần thiết của cá nhân.
• Bước 2: Tổ chức lựa chọn. Đăng tải thông tin để tìm kiếm các chuyên gia quan tâm.
• Bước 3: Đánh giá hồ sơ lý lịch khoa học. Hội đồng đánh giá dựa trên quá trình đào tạo, kinh nghiệm làm việc và các công trình khoa học của ứng viên.
• Bước 4: Thương thảo hợp đồng. Thống nhất các điều khoản về thù lao, điều kiện làm việc và kết quả đầu ra.
• Bước 5: Trình, phê duyệt và công khai kết quả. Hoàn thiện thủ tục pháp lý để cá nhân bắt đầu công việc.

5. Quy trình đặc thù cho sự tham gia thực hiện của cộng đồng

Đối với các gói thầu thuộc chương trình mục tiêu quốc gia hoặc các dự án quy mô nhỏ tại các địa phương khó khăn, việc cho phép cộng đồng dân cư, tổ, nhóm thợ địa phương thực hiện có ý nghĩa chính trị - xã hội sâu sắc. Quy trình 4 bước theo Khoản 7 Điều 43 Luật Đấu thầu 2023 đảm bảo tính bao trùm :

• Chuẩn bị phương án lựa chọn cộng đồng: Bên mời thầu xây dựng phương án lựa chọn các nhóm dân cư hoặc tổ thợ tại địa phương có đủ khả năng thực hiện gói thầu.
• Tổ chức lựa chọn: Triển khai việc lựa chọn thông qua các cuộc họp dân hoặc niêm yết công khai tại địa phương để đảm bảo tính minh bạch và sự đồng thuận.
• Phê duyệt và công khai kết quả: Cơ quan có thẩm quyền ra quyết định công nhận đơn vị cộng đồng thực hiện.
• Hoàn thiện, ký kết và quản lý hợp đồng: Thực hiện ký kết văn bản thỏa thuận và giám sát cộng đồng thực hiện theo đúng thiết kế và dự toán được duyệt.

Cơ chế này không chỉ giúp tạo công ăn việc làm cho người dân địa phương mà còn tăng cường sự giám sát của cộng đồng đối với chất lượng công trình hạ tầng tại cơ sở.

6. Những lưu ý về thẩm định và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Trong giai đoạn cuối của quy trình lựa chọn nhà thầu, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình là hai yếu tố quan trọng nhất. Các bên cần lưu ý những quy định mới về thẩm định và hậu kiểm kết quả.

Trách nhiệm giải thích lý do nhà thầu không trúng thầu: Một trong những điểm tiến bộ nhất của Luật Đấu thầu 2023 là nghĩa vụ của bên mời thầu trong việc giải thích lý do thất bại của nhà thầu. Khi có yêu cầu, bên mời thầu phải trả lời cụ thể bằng văn bản về các điểm yếu, các tiêu chí không đạt hoặc lý do tại sao hồ sơ của nhà thầu đó không được lựa chọn so với nhà thầu trúng thầu. Điều này giúp các nhà thầu rút kinh nghiệm cho các cuộc thầu sau và hạn chế tình trạng kiến nghị, khiếu nại do thiếu thông tin.

Công khai kết quả và xử lý tình huống: Tất cả các kết quả lựa chọn nhà thầu, dù là đấu thầu rộng rãi hay chỉ định thầu, đều phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn quy định. Việc công khai này bao gồm cả danh sách các nhà thầu bị loại và lý do loại sơ bộ để cộng đồng cùng giám sát. Đối với các tình huống phát sinh như nhà thầu xếp hạng thứ nhất không vào thương thảo hoặc không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng, bên mời thầu phải tuân thủ đúng quy trình mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo để đảm bảo tiến độ dự án.

Kết luận

Quy trình lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật mới nhất không chỉ dừng lại ở những nguyên tắc định tính, mà đã được cụ thể hóa bằng những bước đi định lượng cực kỳ chi tiết, đảm bảo mọi hành vi trong đấu thầu đều có thể kiểm soát và truy xuất nguồn gốc. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này chính là giải pháp hữu hiệu nhất để đẩy lùi các hành vi thông thầu, gian lận, đồng thời khơi thông nguồn lực đầu tư công, biến mỗi gói thầu thành một viên gạch vững chắc đóng góp cho sự phát triển của kết cấu hạ tầng và dịch vụ công ích.

Nhìn từ góc độ thực thi năm 2026, khi hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đã trở thành 'hệ sinh thái' số hóa toàn diện, quy trình lựa chọn nhà thầu không còn là gánh nặng về thủ tục mà đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản trị nhà nước. Tuy nhiên, dù quy trình có hoàn thiện đến đâu, yếu tố con người – từ đạo đức nghề nghiệp của bên mời thầu đến sự trung thực của nhà thầu – vẫn luôn là nhân tố quyết định. Một quy trình chuẩn mực, kết hợp với sự giám sát chặt chẽ của cộng đồng và tính nghiêm minh của pháp luật, chắc chắn sẽ tạo nên một nền kinh tế đấu thầu minh bạch, hiệu quả, góp phần xây dựng niềm tin vững chắc vào sự liêm chính của hệ thống hành chính tư pháp Việt Nam trong kỷ nguyên mới.

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất!