Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Đồng Nai

1. Lý do nên chọn thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai?

Tỉnh Đồng Nai nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam và tiếp giáp cùng với các thị trường lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Bình Phước, Bà Rịa - Vũng Tàu. Với vị trí thuận lợi như vậy, đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện nhằm mục đích mở rộng thị trường cũng như tham khảo địa bàn.

Văn phòng đại diện được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kỹ thuật, công nghệ được thực hiện tại địa điểm đó; quan tâm và giám sát việc thực hiện những hợp đồng kinh tế, thương mại, khoa học - kỹ thuật đã được ký kết giữa công ty và đối tác tại địa phương. Ngoài ra, cần lưu ý, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Các trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai có thể bao gồm: Doanh nghiệp Việt Nam có thể mở văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc tại nước ngoài; hoặc thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.

2. Một số lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai

Thứ nhất, cần lưu ý về đặt tên văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ "công ty" hay "doanh nghiệp".

Ví dụ: Văn phòng đại diện của Công ty Luật Minh Khuê sẽ có tên là: Văn phòng đại diện công ty Luật Minh khuê.

Thứ hai, cần lưu ý về dấu của văn phòng đại diện

- Dấu của văn phòng đại diện bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

- Doanh nghiệp chủ quản sẽ quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp. 

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không có quy định văn phòng đại diện bắt buộc phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không sẽ phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Thứ ba, cần lưu ý về người đứng đầu văn phòng đại diện

- Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng tên quản lý doanh nghiệp.

- Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nếu họ đảm bảo thực hiện được hai nhiệm vụ của hai chức năng này. Việc một người đồng thời là người đứng đầu văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ tiện cho việc ký kết hợp đồng với khách hàng tại văn phòng đại diện.

Thứ tư, cần lưu ý về vị trí đặt trụ sở văn phòng đại diện

- Trụ sở văn phòng đại diện có thể đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Trụ sở văn phòng đại diện phải là nơi thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng của doanh nghiệp dựa trên 02 căn cứ dưới đây:

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên doanh nghiệp.

+ Nếu trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thì phải có hợp đồng thuê nhà của doanh nghiệp.

Thứ năm, cần lưu ý về số lượng văn phòng đại diện có thể thành lập

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

3. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai

Khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai, doanh nghiệp chủ quản có nhu cầu sẽ tiến hành theo trình tự thủ tục được quy định tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Đối với trường hợp thành lập văn phòng đại diện công ty tại Đồng Nai, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các loại giấy tờ dưới đây:

- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-7 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

- Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị một trong những văn bản sau:

+ Bản sao nghị quyết, Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

+ Bản sao nghị quyết, Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

+ Bản sao nghị quyết, Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;

+ Bản sao nghị quyết, Quyết định và bản sao Biên bản họp của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ pháp lý chứng thực cá nhân quy định tại Điều 11 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện. Cụ thể:

+ Đối với công dân Việt Nam gồm: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài gồm: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

- Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức tín dụng thuộc loại hình công ty trách nhiệm hoặc công ty cổ phần, khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ở trong nước thì hồ sơ phải có Bản sao hợp lệ giấy phép hoặc văn bản chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và thông báo lập địa điểm kinh doanh

Người nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Cụ thể trong trường hợp muốn thành lập văn phòng đại diện tại Đồng Nai thì cần phải nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Đồng Nai. Người nộp hồ sơ đồng thời phải nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc con dấu văn phòng đại diện

Bước này có thể có hoặc không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp chủ quản và điều lệ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện thì nên khắc con dấu riêng của văn phòng đại diện.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.