Thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Nội dung được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Doanh nghiệp của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi:  1900 6162

Cơ sở pháp lý: 

- Luật quản lý ngoại thương năm 2017

- Nghị định 28/2018/NĐ-CP

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Điều 106 Luật quản lý ngoại thương quy định, tổ chức xúc tiến thương mại và tổ chức của nước ngoài (sau đây gọi chung là tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại, phát triển hoạt động ngoại thương.

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Là tổ chức được thành lập phù hợp với pháp luật nước ngoài;

b) Có điều lệ, mục đích hoạt động phù hợp với pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

2. Thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

2.1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài gửi 01 hồ sơ đến Bộ Công Thương để đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:

a) Văn bản đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cho phép tổ chức xúc tiến thương mại thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc văn bản, tài liệu chứng minh về quyền thành lập Văn phòng đại diện tại nước ngoài của tổ chức;

c) Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;

d) Bản sao Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;

đ) Điều lệ hoặc quy chế hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện tại Việt Nam;

e) Báo cáo tình hình hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong 01 năm gần nhất;

g) Văn bản bổ nhiệm và lý lịch của người đứng đầu, lý lịch của các nhân sự thuộc Văn phòng đại diện tại Việt Nam;

h) Bản sao không cần chứng thực của hợp đồng, thỏa thuận hoặc các giấy tờ liên quan về địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Trong đó:

+ Các loại tài liệu nêu tại các điểm b, c, d, đ, e, g phải được dịch ra tiếng Việt;

+ Các tài liệu nêu tại điểm b, c d, g phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2.2. Trình tự thực hiện 

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được lựa chọn một trong các cách thức gửi hồ sơ sau:

a) Gửi qua đường bưu điện đến cơ quan cấp Giấy phép;

b) Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp Giấy phép. Người nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của tổ chức được dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép xem xét và cấp cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này. Trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan cấp Giấy phép phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong trường hợp pháp luật của nước mà tổ chức đó thành lập có quy định thời hạn giấy phép thành lập.

Sau khi cấp Giấy phép thành lập, cơ quan cấp Giấy phép gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), Sở Công Thương, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Trường hợp hoạt động của Văn phòng đại diện có liên quan đến việc xúc tiến thương mại cho hàng hóa, dịch vụ chuyên dùng phục vụ an ninh, quốc phòng, Bộ Công Thương thống nhất ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng trước khi cấp Giấy phép.

3.  Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Nghị định 28/2018/NĐ-CP, các trường hợp sau không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

a) Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài không đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 24, Điều 25 Nghị định này;

b) Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Khoản 2 Điều 33 Nghị định này;

c) Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm hủy hoại tài nguyên, gây ô nhiễm môi trường;

d) Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện không đầy đủ theo quy định tại Khoản 2 Điều này;

đ) Các tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc danh sách bị áp dụng các biện pháp trừng phạt theo các Nghị quyết của Hội đồng bảo an Liên hợp quốc.

4. Nguyên tắc và nội dung hoạt động của văn phòng đại diện

Nguyên tắc hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

- Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài bao gồm các tổ chức thuộc Chính phủ hoặc phi Chính phủ, các hội, hiệp hội hoặc các hình thức khác tương đương (không bao gồm thương nhân nước ngoài, tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức hợp tác, nghiên cứu, cơ sở văn hóa giáo dục và các tổ chức nước ngoài được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác) được thành lập theo pháp luật của nước nơi tổ chức đặt trụ sở khi thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại tại Việt Nam phải thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

- Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài không được thành lập nhiều hơn 01 Văn phòng đại diện của mình trên 01 địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

- Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có Điều lệ hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam phù hợp với luật pháp Việt Nam. Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động nhằm Mục đích sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

- Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài và không được thành lập Văn phòng đại diện trực thuộc Văn phòng đại diện.

- Người đứng đầu và nhân sự của Văn phòng đại diện tại Việt Nam do tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tự xác định và phải được đăng ký với cơ quan cấp Giấy phép.

- Việc tuyển dụng và bổ nhiệm người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và các cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam.

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chỉ được thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại tại Việt Nam bao gồm:

a) Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;

b) Thực hiện các hoạt động nhằm thúc đẩy, hỗ trợ các doanh nghiệp của nước ngoài tiếp cận và hoạt động tại thị trường Việt Nam; nghiên cứu và cung cấp các thông tin kinh tế, thương mại, thị trường cho các tổ chức doanh nghiệp nước ngoài; thúc đẩy các hoạt động ngoại thương với Việt Nam; các hoạt động nhằm kết nối giao thương giữa các doanh nghiệp nước ngoài và các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam;

c) Các hoạt động xúc tiến thương mại khác theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện, người đứng đầu Văn phòng đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo các quy định sau:

a) Hoạt động theo đúng nội dung đã quy định trong Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

b) Được thuê trụ sở và tuyển dụng người làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam;

c) Đăng ký và sử dụng con dấu của Văn phòng đại diện theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam;

d) Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho tổ chức xúc tiến thương mại khác, không được cho thuê lại trụ sở Văn phòng đại diện;

đ) Người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân, tổ chức nước ngoài khác tại Việt Nam;

e) Người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải có Giấy phép lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

>>> Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP

ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: Cục Xúc tiến thương mại - Bộ Công Thương

Tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài (ghi bằng chữ in hoa tên đầy đủ của tổ chức):       

...................................................................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Quốc tịch của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài: ...............................................

Địa chỉ trụ sở chính (địa chỉ trên Giấy phép thành lập): ...................................................

Thời hạn hoạt động của tổ chức (nếu có): ....................................................................

Điện thoại: .........................................................  Fax:……………………………………….

Email: ................................................................  Website: …………………………………

Đại diện theo pháp luật (người đứng đầu tổ chức):

Họ và tên: ...................................................................................................................

Chức vụ: .....................................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Căn cứ Nghị định số..../2018/NĐ-CP ngày... tháng... năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về một số biện pháp phát triển ngoại thương, (ghi đầy đủ tên của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cụ thể như sau:

1. Tên Văn phòng đại diện (ghi tên đầy đủ bằng chữ in hoa, đậm): ................................

Tên viết tắt (nếu có) .....................................................................................................

2. Địa chỉ đặt trụ sở Văn phòng đại diện: (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố)     

3. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện (nêu cụ thể những hoạt động dự kiến sẽ tiến hành tại Việt Nam):

- Ghi rõ nội dung hoạt động dự kiến có hoặc không liên quan đến việc xúc tiến thương mại hàng hóa, dịch vụ thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng: ......................................................................................

4. Người đứng đầu Văn phòng đại diện:

Họ và tên: ........................................................  Giới tính: ………………………………….

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Địa chỉ thường trú/tạm trú tại Việt Nam: ........................................................................

Số hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân: .............................................................................

Do: ..................................................... cấp ngày .... tháng ... năm ….. tại ……………....

5. Nhân sự của Văn phòng đại diện:

Tổng số lượng nhân sự (dự kiến): ................................................................................

Số lượng nhân sự có quốc tịch nước ngoài (dự kiến): ..................................................

Số lượng nhân sự có quốc tịch Việt Nam (dự kiến): ......................................................

(Tên đầy đủ của Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) cam kết:

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự trung thực và sự chính xác của những nội dung trên và hồ sơ kèm theo.

- Chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập và hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam và các quy định của pháp luật khác có liên quan./.

Hồ sơ gửi kèm (Ghi rõ và đầy đủ văn bản, tài liệu được gửi kèm theo hồ sơ)

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900 6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê