Thủ tục và thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch?

Thưa luật sư, em đang nghiên cứu về tính chính xác của việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Để làm được điều đó em cần hiểu rõ quy định pháp luật về thủ tục và thời hạn công chứng hiện hành. Vậy em muốn nhờ luật sư giải đáp giúp em thắc mắc sau: Thủ tục và thời hạn công chứng được quy định như thế nào trong pháp luật hiện hành?

Rất mong sẽ được luật sư giải đáp cụ thể. Em xin chân thành cảm ơn! (Hồng Thắm - Hà Nội)

Luật sư tư vấn:

1. Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

2. Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch là gì?

2.1. Quy định chung về công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ cần thiết đến việc công chứng. Nếu việc công chứng có liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình những giấy tò để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng của mình đối với tài sản.

Thời hạn công chứng không quá ba ngày làm việc đốì với hợp đồng đơn giản, không quá 10 ngày làm việc đốì với hợp đồng đặc biệt, kể từ khi thụ lý. Các ngày nghỉ, ngày lễ không tính vào thòi hạn đã nêu.

Người thực hiện công chứng phải xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng. Đôì với hợp đồng đã được soạn thảo sẵn thì công chứng viên phải rà soát tính xác thực, tính hợp pháp, tính minh bạch, rõ ràng trong lòi văn của hợp đồng . Nếu thấy phù hợp, không có gì trái, tất cả đều rõ ràng, minh bạch thì chứng nhận, xác nhận, chứng thực. Nếu thấy có điểm trái pháp luật, lời văn chưa rõ ràng thì yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Người yêu cầu công chứng chấp nhận sự sửa đổi thì công chứng viên chứng nhận. Nếu người yêu cầu công chứng không chấp nhận thì công chứng viên có quyền từ chôì công chứng.

Người yêu cầu công chứng cũng có thể yêu cầu công chứng viên soạn thảo văn bản cho họ. Người yêu cầu công chứng tuyên bố” nội dung. Người tiến hành công chứng nghe và ghi chép. Nếu nội dung tuyên bô' không có gì trái pháp luật, trái đạo đức thì tiến hành soạn thảo. Khi soạn thảo xong thì đọc lại cho người yêu cầu công chứng nghe. Sau khi thông nhất thì tiến hành công chứng.

Đối với hợp đồng đã được công chứng thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp đồng cũng phải được công chứng,và được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nào có thẩm quyền công chứng. Theo yêu cầu của các bên, công chứng viên được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được công chứng. Việc sửa lỗi kỹ thuật được thực hiện bằng cách công chứng viên ghi bên lể, ký và đóng dấu vào chỗ sốa đó.

Xem thêm quy định tại Điều 40, 41, 42, 44, 45 Luật Công chứng năm 2014 để biết cụ thể hơn trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn và công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

2.2. Quy định về thủ tục công chứng giao dịch, hợp đồng, bản dịch

Cụ thể:

Một là, công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

Việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản.

Trường hợp một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp tiếp theo đó.

Hai là, công chứng hợp đồng ủy quyền

Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Ba là, công chứng di chúc

Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc, không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.

Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó.

Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.

Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ di chúc biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc đó.

Bốn là, công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác.

Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.

Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

Năm là, công chứng văn bản khai nhận di sản

Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.

Việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 57 của Luật này.

Chính phủ quy định chi tiết thủ tục niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.

Sáu là, công chứng văn bản từ chối nhận di sản

Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản sao di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người yêu cầu công chứng theo pháp luật về thừa kế; giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết.

Bảy là, nhận lưu giữ di chúc

Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.

Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó tổ chức này chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì trước khi chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể, tổ chức hành nghề công chứng phải thỏa thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được thì di chúc và phí lưu giữ di chúc phải được trả lại cho người lập di chúc.

Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự.

Tám là, công chứng bản dịch

Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện. Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:

- Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

>> Xem thêm: Thời hạn sang tên sổ đỏ sau khi công chứng hợp đồng là bao lâu?

3. Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bảo dịch là gì?

Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch được quy định tại Điều 43 Luật Công chứng năm 2014. Cụ thể như sau:

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

>> Tham khảo: Hợp đồng thuê nhà không công chứng có vi phạm luật không?

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về nội dung "Thủ tục và thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch". Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp. Rất mong nhận được hợp tác.