1. Nội dung chứng từ kế toán
Dựa theo quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015, các điều sau đây được quy định về nội dung của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán cần chứa đựng các thông tin chủ yếu sau đây:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán là một phần quan trọng của thông tin cần xuất hiện trên mỗi chứng từ. Tên của chứng từ giúp xác định mục đích chính của chứng từ. Ví dụ: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, sổ cái... Số hiệu chứng từ kế toán là một con số hoặc chuỗi ký tự đặc biệt được gán cho mỗi chứng từ để phân biệt chúng với các chứng từ khác. Số hiệu này là duy nhất cho mỗi chứng từ và giúp trong việc tìm kiếm, sắp xếp, và quản lý chúng. Số hiệu này cũng có thể bao gồm các thông tin như năm lập chứng từ, loại chứng từ,...
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Đây là thông tin quan trọng thể hiện thời điểm chứng từ được tạo ra hoặc ghi nhận. Các thông tin này giúp xác định và theo dõi thời gian mà sự kiện kế toán diễn ra. Thông thường, ngày, tháng, năm lập chứng từ được ghi rõ và cập nhật theo lịch kế toán của doanh nghiệp.
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán. Tên là tên chính xác của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán. Điều này thường là một tên riêng hoặc tên chính thức của doanh nghiệp. Địa chỉ là địa chỉ vị trí của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán. Địa chỉ này thường bao gồm số nhà, tên đường, quận, thành phố, quốc gia, và bất kỳ thông tin liên quan nào khác giúp xác định vị trí cụ thể.;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán. Tên là tên chính xác của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán. Đối với doanh nghiệp, đây có thể là tên chính thức của công ty hoặc tên cá nhân nếu là người nhận. Địa chỉ là địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán. Thông tin địa chỉ bao gồm số nhà, tên đường, quận, thành phố, quốc gia và các thông tin khác cần thiết để xác định vị trí cụ thể của đối tượng nhận chứng từ.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Thông tin này cung cấp cái nhìn tổng quan về bản chất của giao dịch và là cơ sở để hiểu rõ hơn về tác động của nó đối với tài chính của doanh nghiệp.
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài các thông tin chủ yếu quy định tại khoản 1, chứng từ kế toán có thể bổ sung thêm các thông tin khác phù hợp với từng loại chứng từ.
2. Tổng hợp 37 biểu mẫu chứng từ kế toán
12 biểu mẫu về Lao động tiền lương
1. Bảng chấm công - số hiệu 01a-LĐTL
2. Bảng chấm công làm thêm giờ - số hiệu 01b-LĐTL
3. Bảng thanh toán tiền lương - số hiệu 02-LĐTL
4. Bảng thanh toán tiền thưởng - số hiệu 03-LĐTL
5. Giấy đi đường - số hiệu 04-LĐTL
6. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành - số hiệu 05-LĐTL
7. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - số hiệu 06-LĐTL
8. Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - số hiệu 07-LĐTL
9. Hợp đồng giao khoán - số hiệu 08-LĐTL
10. Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán - số hiệu 09-LĐTL
11. Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - số hiệu 10-LĐTL
12. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội - số hiệu 11-LĐTL
07 biểu mẫu về Hàng tồn kho
13. Phiếu nhập kho - số hiệu 01-VT
14. Phiếu xuất kho - số hiệu 02-VT
15. Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá - số hiệu 03-VT
16. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - số hiệu 04-VT
17. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá - số hiệu 05-VT
18. Bảng kê mua hàng - số hiệu 06-VT
19. Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ - số hiệu 07-VT
02 biểu mẫu về Bán hàng
20. Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - số hiệu 01-BH
21. Thẻ quầy hàng - số hiệu 02-BH
10 biểu mẫu về Tiền tệ
22. Phiếu thu - số hiệu 01-TT
23. Phiếu chi - số hiệu 02-TT
24. Giấy đề nghị tạm ứng - số hiệu 03-TT
25. Giấy thanh toán tiền tạm ứng - số hiệu 04-TT
26. Giấy đề nghị thanh toán - số hiệu 05-TT
27. Biên lai thu tiền - số hiệu 06-TT
28. Bảng kê vàng tiền tệ - số hiệu 07-TT
29. Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) - số hiệu 08a-TT
30. Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ - số hiệu 08b-TT
31. Bảng kê chi tiền - số hiệu 09-TT
06 biểu mẫu về Tài sản cố định
32. Biên bản giao nhận TSCĐ - số hiệu 01-TSCĐ
33. Biên bản thanh lý TSCĐ - số hiệu 02-TSCĐ
34. Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - số hiệu 03-TSCĐ
35. Biên bản đánh giá lại TSCĐ - số hiệu 04-TSCĐ
36. Biên bản kiểm kê TSCĐ - số hiệu 05-TSCĐ
37. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - số hiệu 06-TSCĐ
3. Quy định về lập và ký chứng từ kế toán
Dựa trên quy định của Điều 118 trong Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc lập và ký chứng từ kế toán của doanh nghiệp được thực hiện theo các quy định sau:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều yêu cầu lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, phải đảm bảo đầy đủ thông tin và rõ ràng, trung thực với nội dung của nghiệp vụ.
+ Chứng từ kế toán phải có đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Trong trường hợp lập nhiều liên, chúng phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung, hoặc nếu lập nhiều lần, phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên.
+ Mọi chứng từ kế toán cần có chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ để có giá trị thực hiện. Chữ ký trên chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của pháp luật và phải được thực hiện bằng chữ ký điện tử. Tất cả các chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không sử dụng mực đỏ, bút chì, và chữ ký dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
+ Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, kế toán trưởng, và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
+ Nếu doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng, người phụ trách kế toán sẽ thay thế chữ ký kế toán trưởng trong giao dịch với khách hàng và ngân hàng. Người này phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
+ Kế toán trưởng không được ký "thừa uỷ quyền" của người đứng đầu doanh nghiệp, và người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
+ Doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai để kiểm tra.
+ Các cá nhân có quyền ký chứng từ không được ký khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của mình.
+ Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán phải được Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp và đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Ngoài ra, quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được thực hiện như thế nào? Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp nhanh chóng. Trân trọng!
