Tác giả:: Mục lục bài viết
1. Thẩm quyền ký chứng từ kế toán chi tiền trong đơn vị kế toán?
Theo quy định tại Điều 19 Luật Kế toán năm 2015, việc ký chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định sau đây:
- Chứng từ kế toán phải được chữ ký đầy đủ theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng loại mực không phai. Cấm sử dụng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã được khắc sẵn trên chứng từ kế toán. Đồng thời, chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Đối với người khiếm thị, chữ ký trên chứng từ kế toán phải tuân theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
- Đối với chứng từ kế toán chi tiền, nó phải được duyệt chi bởi người có thẩm quyền và ký bởi kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền phải được ký trên từng liên của chứng từ.
- Với chứng từ điện tử, nó phải được trang bị chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị tương đương với chữ ký trên chứng từ giấy.
Quy định trên nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc lưu trữ và sử dụng chứng từ kế toán. Việc tuân thủ quy định này giúp đảm bảo tính hợp pháp và đáng tin cậy của thông tin kế toán, từ đó tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan và cơ quan quản lý trong quá trình quản lý tài chính và kinh doanh.
Theo quy định, việc chi tiền trong kế toán phải tuân theo các nguyên tắc và quy trình nhất định. Trong trường hợp chứng từ kế toán chi tiền, quy định rằng việc duyệt chi và ký chứng từ phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền. Điều này đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy và trách nhiệm trong quá trình thực hiện chi tiền.
Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền cần được ký theo từng liên của chứng từ. Điều này đảm bảo rằng thông tin về việc chi tiền được ghi chính xác và không bị thay đổi trong quá trình truyền tải. Việc ký theo từng liên cũng giúp quản lý và kiểm soát tốt hơn việc chi tiền, đặc biệt là trong các trường hợp cần phải xác minh và kiểm tra lại thông tin chi tiền.
Quy định này cũng có tác dụng ngăn chặn các hành vi lạm dụng và gian lận trong việc chi tiền. Bằng việc yêu cầu chữ ký trên từng liên của chứng từ kế toán, việc sửa đổi hoặc thay đổi thông tin về việc chi tiền sẽ trở nên khó khăn hơn và dễ dàng bị phát hiện. Điều này đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong việc sử dụng nguồn tài chính của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
2. Xử phạt ký chứng từ kế toán chi tiền không đúng thẩm quyền?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 của Nghị định số 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm quy định về chứng từ kế toán, các hành vi vi phạm sẽ bị áp dụng các biện pháp xử phạt hợp lệ. Trong số các biện pháp đó, việc áp dụng mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng sẽ được áp dụng cho các hành vi sau đây:
- Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của từng loại chứng từ kế toán. Điều này đề cập đến việc không tuân thủ quy định về số lượng liên của chứng từ kế toán, gây thiếu sót trong việc ghi chép và giao dịch tài chính.
- Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Điều này ám chỉ việc ký tên trên chứng từ kế toán mà không đảm bảo việc ghi đầy đủ thông tin cần thiết, gây ảnh hưởng đến tính chính xác và minh bạch của chứng từ.
- Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền. Điều này ám chỉ việc người ký không có quyền ký kết chứng từ kế toán hoặc vi phạm quy định về phân công nhiệm vụ, dẫn đến việc ký chứng từ không đúng quy trình.
- Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký. Điều này đề cập đến việc sử dụng chữ ký của người khác hoặc việc không tuân thủ quy định về mẫu chữ ký đã được đăng ký, gây ra sự nhầm lẫn và khó khăn trong việc xác định nguồn gốc và tính xác thực của chứng từ.
- Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Điều này ám chỉ việc không có đủ chữ ký từ các cá nhân có thẩm quyền ký xác nhận trên chứng từ kế toán, gây ra sự thiếu sót trong việc xác thực và phê duyệt giao dịch tài chính.
- Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định. Điều này đề cập đến việc không thực hiện quy định về việc dịch chứng từ kế toán từ ngôn ngữ nước ngoài sang tiếng Việt, gây khó khăn trong việc kiểm tra và xác minh thông tin kế toán.
- Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng. Điều này đề cập đến việc làm hỏng, mất hoặc gây tổn hại đối với tài liệu, chứng từ kế toán đang sử dụng trong quá trình ghi chép và xác nhận giao dịch tài chính.
Đối với các hành vi vi phạm như đã nêu trên, sẽ áp dụng biện pháp xử phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định về chứng từ kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát, giám sát và phân tích tình hình tài chính của các tổ chức, doanh nghiệp.
Ngoài biện pháp xử phạt tiền, Nghị định 41/2018/NĐ-CP cũng quy định về các biện pháp khác như cảnh cáo, buộc thôi việc, tước quyền vàng, bạc, bảng khen, giấy khen... Tuy nhiên, đối với các hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán như đã trình bày ở trên, việc áp dụng biện pháp xử phạt tiền là phù hợp và có hiệu quả trong việc giáo dục, cảnh báo và ngăn chặn các hành vi vi phạm tương tự trong tương lai.
Ngoài ra, việc xử phạt cần tuân thủ quy trình, đảm bảo quyền lợi và nguyên tắc công bằng cho người vi phạm. Cơ quan chức năng có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và lập biên bản vi phạm, đảm bảo tính minh bạch và công khai trong quá trình xử phạt.
Tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có trách nhiệm tuân thủ quy định về chứng từ kế toán, thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn. Vi phạm quy định về chứng từ kế toán không chỉ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn có thể bị xem như hành vi vi phạm pháp luật, đe dọa đến uy tín và danh dự của tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân. Do đó, việc tuân thủ quy định về chứng từ kế toán là cần thiết và quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kinh doanh.
3. Tìm hiểu về nội dung chứng từ kế toán
Theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán cần phải chứa đầy đủ các thông tin quan trọng sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Mỗi chứng từ kế toán cần được ghi rõ tên và số hiệu để phân biệt và xác định.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Ngày, tháng, năm lập chứng từ cần được ghi rõ, đảm bảo tính xác thực và đúng thời điểm giao dịch.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: Thông tin về cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân tạo ra chứng từ cần được ghi rõ để xác định nguồn gốc và trách nhiệm liên quan đến giao dịch kinh tế, tài chính.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: Thông tin về cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ cần được ghi rõ để xác định đối tượng liên quan đến giao dịch.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Mô tả chi tiết về nội dung và tính chất của giao dịch kinh tế, tài chính được thể hiện trong chứng từ.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Thông tin về số lượng, đơn giá và số tiền của các giao dịch kinh tế, tài chính được ghi rõ bằng số để xác định giá trị và quy mô của giao dịch.
- Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Tổng số tiền của giao dịch được ghi rõ bằng số và bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: Chứng từ cần có chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan để xác nhận sự chịu trách nhiệm và xác thực thông tin trong chứng từ.
Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán còn có thể chứa thêm các thông tin khác tùy thuộc vào loại chứng từ cụ thể và yêu cầu của quy định pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và đầy đủ của thông tin kế toán trong quá trình sử dụng và kiểm tra.
Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ.
