Sửa đổi hợp đồng với nhà thầu thực hiện như thế nào?

Trong hoạt động đầu tư và kinh doanh, hợp đồng không phải là một thực thể bất biến, mà là một sinh thể pháp lý cần có sự thích ứng linh hoạt trước những biến động khách quan của thị trường và kỹ thuật. Quá trình thực hiện hợp đồng với nhà thầu thường kéo dài, chịu tác động bởi nhiều yếu tố từ sự thay đổi về chính sách thuế, biến động giá nguyên vật liệu, cho đến những điều chỉnh về thiết kế hoặc yêu cầu cấp thiết từ phía Chủ đầu tư. Tuy nhiên, việc sửa đổi hợp đồng không đơn thuần là sự đồng thuận mang tính ý chí của hai bên, mà phải được đặt trong khuôn khổ nghiêm ngặt của Luật Dân sự, Luật Đấu thầu và Luật Xây dựng. Một sai sót nhỏ trong trình tự sửa đổi hoặc vượt quá phạm vi cho phép của hồ sơ mời thầu ban đầu có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng, thậm chí làm vô hiệu hóa các điều khoản bổ sung. Do đó, việc nắm vững quy trình, thẩm quyền và các điều kiện tiên quyết để xác lập phụ lục hợp đồng không chỉ là yêu cầu về mặt nghiệp vụ, mà còn là chiến lược quản trị rủi ro then chốt nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của các bên và đảm bảo tính liên tục của dự án. 

1. Hệ thống các căn cứ sửa đổi hợp đồng 

Khoản 1 Điều 70 Luật Đấu thầu 2023 thiết lập ba trụ cột căn cứ cho phép các bên tiến hành sửa đổi hợp đồng. Đây là giới hạn pháp lý nhằm ngăn chặn việc tùy tiện điều chỉnh nội dung đã qua đấu thầu, đồng thời tạo không gian cần thiết để xử lý các tình huống bất khả kháng hoặc yêu cầu quản lý nhà nước.

Sự thỏa thuận giữa các bên dựa trên hợp đồng gốc: Căn cứ đầu tiên và phổ biến nhất là các trường hợp do các bên thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết, với điều kiện các thỏa thuận này phải phù hợp với quy định của pháp luật. Điều này nhấn mạnh vai trò của việc soạn thảo hồ sơ mời thầu (HSMT) và hợp đồng ban đầu. Nếu hợp đồng gốc không dự liệu các tình huống điều chỉnh khối lượng hoặc đơn giá, việc bổ sung sau này sẽ gặp nhiều rào cản pháp lý. "Phù hợp với quy định của pháp luật" ở đây bao gồm pháp luật về xây dựng, quản lý chi phí, và các quy định về ngân sách nhà nước.

Hoàn cảnh thực hiện hợp đồng có thay đổi cơ bản: Đây là một sự tiếp nhận mang tính đột phá từ Bộ luật Dân sự 2015 vào lĩnh vực đấu thầu. Việc luật hóa khái niệm "thay đổi hoàn cảnh cơ bản" cho phép các dự án không bị rơi vào bế tắc khi đối mặt với những biến động vĩ mô mà tại thời điểm ký kết, cả chủ đầu tư và nhà thầu đều không thể lường trước được. Căn cứ này giúp duy trì sự công bằng và ngăn chặn việc một bên phải chịu thiệt hại quá mức do các yếu tố khách quan ngoài tầm kiểm soát.

Yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Trong nhiều trường hợp, việc thực hiện hợp đồng bị ảnh hưởng bởi các quyết định hành chính, thay đổi quy hoạch, hoặc yêu cầu kiểm soát đặc biệt từ các cơ quan quản lý mà không phải do lỗi của chủ đầu tư. Ví dụ, một dự án xây dựng cầu có thể phải sửa đổi thiết kế và hợp đồng do yêu cầu thay đổi tĩnh không thông thuyền từ Bộ Giao thông Vận tải. Trong tình huống này, Điều 70 cho phép sửa đổi hợp đồng để đảm bảo tính tuân thủ với các quy định mới của nhà nước mà không bị coi là vi phạm cam kết đấu thầu ban đầu.

2. Hoàn cảnh thực hiện hợp đồng có thay đổi 

Để vận dụng căn cứ tại điểm b Khoản 1 Điều 70 Luật đấu thầu 2023, các bên tham gia hợp đồng đấu thầu phải đối chiếu trực tiếp với Điều 420 Bộ luật Dân sự 2015. Pháp luật Việt Nam quy định rất khắt khe về điều kiện để một sự việc được coi là "thay đổi hoàn cảnh cơ bản" nhằm tránh việc lạm dụng để né tránh trách nhiệm hợp đồng.

Khi hội đủ 5 điều kiện trên, bên bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu đàm phán lại hợp đồng trong một thời hạn hợp lý. Trong quá trình đàm phán, các bên vẫn phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng cũ, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc có quyết định của cơ quan tài phán. Nếu đàm phán thất bại, một bên có thể yêu cầu Tòa án chấm dứt hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng để thiết lập lại sự công bằng. Điểm đáng lưu ý là Tòa án chỉ được quyền quyết định sửa đổi hợp đồng khi việc chấm dứt sẽ gây thiệt hại lớn hơn so với chi phí thực hiện hợp đồng sau khi sửa đổi.

3. Nội dung và phạm vi sửa đổi hợp đồng 

Nội dung sửa đổi hợp đồng không thể vượt quá khuôn khổ mà luật pháp cho phép. Khoản 2 Điều 70 Luật đấu thầu 2023 xác định các danh mục nội dung có thể điều chỉnh nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế của gói thầu.

Khối lượng, tiến độ và giá: Đây là ba thông số cốt lõi của bất kỳ hợp đồng đấu thầu nào. Việc sửa đổi khối lượng thường phát sinh khi thiết kế cơ sở có sai khác so với thực tế thi công. Việc sửa đổi giá có thể bao gồm điều chỉnh đơn giá hoặc tổng giá tùy thuộc vào loại hợp đồng (đơn giá điều chỉnh, đơn giá cố định hay trọn gói). Tuy nhiên, một quy tắc sắt đá được thiết lập tại Khoản 2 là: việc sửa đổi về tiến độ, khối lượng, giá chỉ được áp dụng trong thời gian thực hiện gói thầu ghi trong hợp đồng. Nếu thời gian thực hiện đã hết mà các bên chưa ký phụ lục gia hạn, việc điều chỉnh sau đó có thể bị coi là vô hiệu về mặt pháp lý.

Áp dụng tùy chọn mua thêm: Luật Đấu thầu 2023 đưa vào khái niệm "tùy chọn mua thêm" như một cơ chế linh hoạt để mở rộng phạm vi gói thầu mà không cần tổ chức đấu thầu lại. Tùy chọn mua thêm là khả năng chủ đầu tư mua thêm hàng hóa, dịch vụ tư vấn hoặc phi tư vấn tương tự từ nhà thầu trúng thầu. Nội dung này phải được quy định sẵn trong HSMT và hợp đồng. Việc sửa đổi hợp đồng để kích hoạt tùy chọn mua thêm là ngoại lệ duy nhất không bị ràng buộc bởi điều kiện "trong thời gian thực hiện gói thầu" của hợp đồng gốc, giúp chủ đầu tư chủ động trong việc bổ sung nhu cầu phát sinh.

4. Quy định về điều chỉnh mốc thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng

Tiến độ là yếu tố sống còn của dự án đầu tư. Khoản 3 Điều 70 liệt kê 05 trường hợp cụ thể được phép thay đổi mốc thời gian hoàn thành hợp đồng. Việc xác lập rõ ràng các trường hợp này giúp phân định trách nhiệm và giảm thiểu các khiếu kiện về phạt chậm tiến độ.

Sự cố bất khả kháng hoặc điều kiện bất lợi: Bao gồm thiên tai, chiến tranh hoặc các điều kiện tự nhiên tại hiện trường mà nhà thầu không thể lường trước được dù đã khảo sát kỹ.

Thay đổi dự án, thiết kế hoặc biện pháp thi công: Các thay đổi này phải do yêu cầu khách quan (ví dụ: phát hiện di chỉ khảo cổ trong quá trình đào móng) làm ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thực hiện.

Sáng kiến, cải tiến mang lại lợi ích cao hơn: Đây là quy định khuyến khích sự sáng tạo. Nếu nhà thầu đề xuất một giải pháp công nghệ mới giúp công trình bền vững hơn hoặc vận hành rẻ hơn nhưng cần thêm thời gian để lắp đặt, chủ đầu tư có quyền gia hạn.

Lỗi từ phía chủ đầu tư: Điển hình là việc chậm bàn giao mặt bằng hoặc tạm dừng hợp đồng trái với thỏa thuận ban đầu. Trong trường hợp này, việc gia hạn là quyền lợi đương nhiên của nhà thầu để bù đắp khoảng thời gian bị lãng phí.

Yêu cầu của cơ quan nhà nước: Tạm dừng thực hiện để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoặc bảo đảm quốc phòng, an ninh mà không do lỗi của bất kỳ bên nào.

5. Thẩm quyền quyết định 

Một trong những điểm nghẽn lớn nhất của Luật Đấu thầu 2023 ban đầu là sự chồng chéo về thẩm quyền khi việc sửa đổi hợp đồng làm vượt giá gói thầu. Luật số 90/2025/QH15 đã sửa đổi Khoản 4 Điều 70 (Khoản này được sửa đổi bởi Khoản 37 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) để tháo gỡ nút thắt này, tạo ra một cơ chế phân quyền mạnh mẽ.

Theo quy định cũ và đối với các hợp đồng ký trước ngày 01/07/2025, khi sửa đổi hợp đồng làm thay đổi thời gian hoặc vượt giá gói thầu (bao gồm dự phòng), chủ đầu tư phải báo cáo và được "Người có thẩm quyền" (cấp quyết định đầu tư) cho phép. Điều này thường gây ra sự chậm trễ do quy trình xin - cho kéo dài. Kể từ ngày 01/07/2025, theo Luật số 90/2025/QH15, thẩm quyền được mở rộng đáng kể:

• Về tiến độ: Chủ đầu tư tự xem xét, quyết định thay đổi thời gian thực hiện hợp đồng nếu không làm vượt tổng thời gian thực hiện dự án đã được phê duyệt.
• Về giá: Chủ đầu tư tự quyết định việc sửa đổi làm vượt giá gói thầu (kể cả phần dự phòng) nếu việc này không làm vượt tổng mức đầu tư hoặc dự toán mua sắm của dự án.

Sự thay đổi này được coi là một cuộc cách mạng về hành chính trong đấu thầu, giúp chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh tế - kỹ thuật của dự án mà không phải trình duyệt lên các cấp trung gian cho từng điều chỉnh nhỏ lẻ. Việc áp dụng luật mới phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc "bất hồi tố" để đảm bảo tính ổn định của môi trường pháp lý.

Sự phân hóa này đòi hỏi các đơn vị kiểm soát chi phí và cơ quan thanh tra phải kiểm tra kỹ ngày ký kết hợp đồng để xác định đúng thẩm quyền ban hành quyết định sửa đổi.

Trong một dự án lớn gồm nhiều gói thầu xây lắp, thiết bị và tư vấn, việc điều chỉnh một gói thầu đơn lẻ có thể làm vượt giá gói thầu đó nhưng lại được bù đắp bởi sự tiết kiệm ở các gói thầu khác. Theo Khoản 4 Điều 70, giá hợp đồng sau điều chỉnh phải bảo đảm không vượt tổng mức đầu tư chung của dự án. Nếu việc điều chỉnh dẫn đến nguy cơ vượt tổng mức đầu tư, chủ đầu tư không thể tự quyết định mà phải tiến hành thủ tục điều chỉnh dự án theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng. Chỉ sau khi tổng mức đầu tư mới được phê duyệt, việc sửa đổi hợp đồng mới có căn cứ để thực hiện.

Pháp luật đấu thầu cũng làm rõ một điểm quan trọng: khi điều chỉnh giá hợp đồng (đặc biệt là hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh), chủ đầu tư không bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh lại giá gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã duyệt trước đó. Giá gói thầu là con số dự kiến để lựa chọn nhà thầu, còn giá hợp đồng là cam kết thực tế giữa hai bên, việc biến động giá hợp đồng là quy luật tất yếu của thị trường và được quản lý bằng các công cụ tại Điều 70.

6. Trường hợp không phải ký kết văn bản sửa đổi hợp đồng

Khoản 5 Điều 70 quy định một cơ chế đặc biệt cho phép các bên điều chỉnh giá hợp đồng mà không cần lập phụ lục hợp đồng bằng văn bản. Đây là điểm mới hoàn toàn so với Luật Đấu thầu 2013, nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính cho những biến động mang tính thường xuyên hoặc đã được dự liệu sẵn.

Cơ chế này chỉ được áp dụng khi hội đủ đồng thời ba điều kiện sau:

• Không vượt giá gói thầu/dự toán: Giá trị sau điều chỉnh phải nằm trong phạm vi giá gói thầu đã duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc dự toán mua sắm được phê duyệt.
• Không vượt thời gian thực hiện: Mốc thời gian hoàn thành không được muộn hơn so với quy định trong hợp đồng gốc.
• Có sẵn công thức và phương pháp: Đây là điều kiện kỹ thuật then chốt. Trong hợp đồng gốc đã phải quy định rõ ràng công thức điều chỉnh giá, các chỉ số tham chiếu (như CPI, chỉ số giá nhựa đường, giá xăng dầu của Petrolimex...) và danh mục các hạng mục được phép điều chỉnh.

Ý nghĩa của việc quy định sẵn công thức là biến việc điều chỉnh giá từ một quá trình đàm phán mang tính chủ quan thành một quy trình tính toán khách quan. Khi đó, việc thanh toán chỉ cần căn cứ trên các hóa đơn, chứng từ và chỉ số thị trường thực tế để áp vào công thức đã định. Điều này loại bỏ hoàn toàn rủi ro tham nhũng hoặc "thỏa thuận ngầm" trong việc điều chỉnh giá hợp đồng.

Kết luận

Việc sửa đổi hợp đồng với nhà thầu là một công việc đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa tư duy pháp lý sắc bén và năng lực quản lý dự án thực tiễn. Mục tiêu tối thượng của việc điều chỉnh không chỉ là giải quyết các vướng mắc phát sinh, mà còn phải đảm bảo không làm thay đổi bản chất của kết quả lựa chọn nhà thầu, giữ vững tính công bằng và minh bạch trong hoạt động kinh tế. Khi các bên đặt bút ký vào phụ lục sửa đổi, đó không chỉ là sự ghi nhận các thay đổi về khối lượng, đơn giá hay tiến độ, mà còn là sự tái khẳng định cam kết đồng hành dựa trên tinh thần thiện chí và thượng tôn pháp luật. Trong kỷ nguyên quản trị hiện đại, sự chuyên nghiệp của một tổ chức không chỉ thể hiện ở việc soạn thảo một bản hợp đồng ban đầu hoàn hảo, mà còn nằm ở cách thức xử lý những biến số phát sinh một cách khoa học, chặt chẽ và đúng trình tự pháp luật. Việc thực hiện đúng quy trình sửa đổi hợp đồng chính là chiếc "neo" vững chắc, giúp con tàu dự án vượt qua những biến động của thị trường để về đích an toàn, hiệu quả và đúng quy định.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!