Ai có thẩm quyền xác định chi phí dự phòng trong giá gói thầu?

1. Cơ sở pháp lý

Căn cứ dựa theo quy định bởi Nghị định 24/2024/NĐ-CP có quy định cụ thể về chi phí dự phòng trong gói thầu. 

Căn cứ dựa theo quy định bởi Luật Đấu thầu 2023. Theo đó thì luật quy định về quản lý nhà nước đối với hoạt động đấu thầu; thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động đấu thầu; hoạt động lựa chọn nhà thầu thực hiện gói thầu, hoạt động lựa chọn nhà đầu tư thực hiện dự án đầu tư kinh doanh.

2. Phân công trách nhiệm trong xác định chi phí dự phòng

Căn cứ dựa theo quy định bởi Nghị định 24/2024/N Đ-CP có quy định về chi phí dự phòng trong gói thầu. 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 24/2024/NĐ-CP về giá gói thầu và thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu, chi phí dự phòng là khoản chi phí bắt buộc được bao gồm trong giá gói thầu nhằm mục đích trang trải cho những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình thực hiện dự án.

 Chi phí dự phòng đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ dự án khỏi những rủi ro phát sinh, góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư và giảm thiểu thiệt hại cho các bên liên quan. Việc xác định và sử dụng chi phí dự phòng cần được thực hiện một cách hợp lý, minh bạch, tuân thủ pháp luật để đảm bảo an toàn tài chính và hiệu quả thực hiện dự án. 

Như vậy trách nhiệm xác định chi phí dự phòng là do chủ đầu tư xác định dựa theo từng gói thầu và không có được vượt mức tối đa theo quy định của pháp luật quy định. 

3. Phương pháp xác định chi phí dự phòng

- Phương pháp tỷ lệ phần trăm:  Áp dụng tỷ lệ phần trăm cố định lên toàn bộ giá trị gói thầu hoặc từng hạng mục công việc để dự tính chi phí dự phòng.

+ Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ dàng thực hiện, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Phù hợp cho các gói thầu có tính chất công việc tương đối ổn định, ít rủi ro tiềm ẩn.

+ Nhược điểm:

• Độ chính xác không cao, có thể dẫn đến dự toán chi phí dự phòng thấp hoặc cao hơn mức cần thiết.
• Khó áp dụng cho các gói thầu có tính chất công việc phức tạp, nhiều rủi ro tiềm ẩn.

- Phương pháp dự toán chi tiết:  Dự toán chi tiết từng hạng mục công việc có thể phát sinh để xác định chi phí dự phòng

+ Ưu điểm:

• Độ chính xác cao hơn phương pháp tỷ lệ phần trăm.
• Có thể dự toán chi phí dự phòng cho từng hạng mục công việc cụ thể, giúp chủ đầu tư quản lý chi phí hiệu quả hơn.
• Phù hợp cho các gói thầu có tính chất công việc phức tạp, nhiều rủi ro tiềm ẩn.

+ Nhược điểm:

• Phức tạp, tốn nhiều thời gian và chi phí thực hiện.
• Yêu cầu đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao.

- Phương pháp kết hợp: Kết hợp phương pháp tỷ lệ phần trăm và dự toán chi tiết để xác định chi phí dự phòng.

+ Ưu điểm:

• Kết hợp ưu điểm của cả hai phương pháp trên, cho độ chính xác cao hơn.
• Linh hoạt áp dụng cho các gói thầu có tính chất công việc đa dạng.

+ Nhược điểm:

• Phức tạp hơn phương pháp tỷ lệ phần trăm.
• Tốn nhiều thời gian và chi phí thực hiện hơn phương pháp tỷ lệ phần trăm.

4. Lưu ý gì khi xác định chi phí dự phòng

Lưu ý khi xác định chi phí dự phòng:

-  Xác định đúng bản chất và mục đích của chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng là khoản chi phí dành để trang trải cho các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án mà không thể lường trước được tại thời điểm lập dự toán. Mục đích của việc xác định chi phí dự phòng là đảm bảo dự án được hoàn thành theo đúng tiến độ, chất lượng và trong phạm vi kinh phí đã được phê duyệt.

- Căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dự phòng:

+ Tính chất công việc: Các công việc có tính chất phức tạp, rủi ro cao thường có chi phí dự phòng cao hơn so với các công việc đơn giản.

+ Thời gian thực hiện: Dự án có thời gian thực hiện dài thường có chi phí dự phòng cao hơn so với dự án có thời gian thực hiện ngắn.

+ Điều kiện thực tế: Các dự án thi công ở địa hình phức tạp, điều kiện thời tiết khắc nghiệt thường có chi phí dự phòng cao hơn so với các dự án thi công ở địa hình bằng phẳng, điều kiện thời tiết thuận lợi.

+ Kinh nghiệm của nhà thầu: Các nhà thầu có uy tín, kinh nghiệm thi công nhiều dự án thường có khả năng dự toán chi phí dự phòng chính xác hơn so với các nhà thầu ít kinh nghiệm.

- Đảm bảo tính hợp lý và chính xác của chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng cần được xác định một cách khoa học, khách quan, đảm bảo tính hợp lý và chính xác. Cần có căn cứ rõ ràng cho việc xác định chi phí dự phòng, dựa trên các phân tích, đánh giá về các yếu tố rủi ro liên quan đến dự án.

- Sử dụng chi phí dự phòng một cách hiệu quả: Chi phí dự phòng chỉ được sử dụng để thanh toán cho các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án mà không thể lường trước được tại thời điểm lập dự toán. Cần có quy trình kiểm tra, giám sát chặt chẽ để đảm bảo việc sử dụng chi phí dự phòng đúng mục đích, hiệu quả.

- Tham khảo ý kiến của các bên liên quan: Trong quá trình xác định chi phí dự phòng, cần tham khảo ý kiến của các bên liên quan như: nhà thầu, cơ quan quản lý nhà nước, các chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng. Việc tham khảo ý kiến của các bên liên quan sẽ giúp đảm bảo tính khách quan, hợp lý của chi phí dự phòng.

- Cập nhật chi phí dự phòng theo biến động của thị trường: Chi phí dự phòng cần được cập nhật định kỳ theo biến động của thị trường, giá cả vật liệu, nhân công. Việc cập nhật chi phí dự phòng kịp thời sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của dự toán và hạn chế rủi ro cho dự án.

- Lưu ý về quy định của pháp luật: Việc xác định chi phí dự phòng cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động xây dựng. Bằng cách tuân thủ các lưu ý trên, việc xác định chi phí dự phòng sẽ góp phần đảm bảo tính hiệu quả cho dự án, hạn chế rủi ro cho các bên liên quan

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của chúng tôi có liên quan đến xác định chi phí dự phòng trong đấu thầu. Nếu như các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại tư vấn của tổng đài 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ một cách chi tiết nhất

Bên cạnh đó thì các bạn có thể tham khảo thêm bài viết sau: Mẫu hồ sơ mời thầu qua mạng và phụ lục từng loại gói thầu