Quy định về quản lý và bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu

Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu là mô hình nhà ở phổ biến tại các đô thị hiện nay, nơi quyền lợi và nghĩa vụ của các chủ sở hữu gắn liền với việc sử dụng chung một hệ thống công trình, hạ tầng kỹ thuật và tiện ích chung. Trong quá trình khai thác, sử dụng nhà chung cư, việc bảo trì phần sở hữu chung như kết cấu chịu lực, hệ thống kỹ thuật, thang máy, phòng cháy chữa cháy và các khu vực sử dụng chung khác có ý nghĩa quyết định đến an toàn, chất lượng sống và tuổi thọ của công trình.

Để bảo đảm công tác bảo trì được thực hiện kịp thời, hiệu quả và đúng mục đích, pháp luật về nhà ở đã thiết lập cơ chế thu, quản lý và bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít tranh chấp giữa chủ đầu tư, ban quản trị và cư dân phát sinh từ việc quản lý, sử dụng hoặc chậm bàn giao kinh phí bảo trì. Xuất phát từ yêu cầu đó, các quy định pháp luật hiện hành đã đặt ra những nguyên tắc rõ ràng, minh bạch về trách nhiệm của các bên liên quan trong việc quản lý và bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu.

1. Quy định về quản lý và bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu

Theo khoản 1 điều 153 Luật nhà ở 2023, Chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở có trách nhiệm lập tài khoản để quản lý kinh phí bảo trì theo quy định sau đây:

1.1. Quản lý kinh phí trước khi ký hợp đồng mua bán, thuê mua  

Trước khi ký hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở có trách nhiệm mở một tài khoản thanh toán tại một tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài đang hoạt động trên địa bàn nơi có nhà chung cư để người mua, thuê mua căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư và chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở nộp kinh phí bảo trì theo quy định tại Điều 152 của Luật này. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày mở tài khoản, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở phải có văn bản thông báo cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh nơi có dự án biết về tên chủ tài khoản, số tài khoản đã mở, tên tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài nơi mở tài khoản và kỳ hạn gửi tiền. Chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở không được yêu cầu tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài trích kinh phí mà các bên đã nộp vào tài khoản đã lập theo quy định tại điểm này để sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác khi chưa bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban quản trị nhà chung cư.

Trường hợp trong thời gian chưa bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban quản trị nhà chung cư mà phát sinh việc bảo trì hạng mục, trang thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư đã hết thời hạn bảo hành theo quy định thì chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở có trách nhiệm sử dụng kinh phí của chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở để thực hiện việc bảo trì hạng mục, trang thiết bị này nhưng phải tuân thủ kế hoạch, quy trình bảo trì công trình được lập theo quy định của pháp luật về xây dựng. Khi bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban quản trị nhà chung cư, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở được hoàn trả lại các khoản kinh phí đã sử dụng cho việc bảo trì này nhưng phải có văn bản báo cáo cụ thể kèm theo kế hoạch, quy trình bảo trì đã lập và phải có hóa đơn, chứng từ chứng minh việc bảo trì này;

1.2. Khi ký hợp đồng mua bán, thuê mua nhà

Khi ký hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư, các bên phải ghi rõ trong hợp đồng thông tin về tài khoản đã mở theo quy định tại điểm a khoản này. Người mua, thuê mua trước khi nhận bàn giao căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư phải đóng kinh phí bảo trì theo quy định tại Điều 152 của Luật này vào tài khoản đã ghi trong hợp đồng và sao gửi xác nhận đã đóng kinh phí bảo trì cho chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở; trường hợp không đóng kinh phí bảo trì thì không được bàn giao căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư đã mua, thuê mua; nếu chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở vẫn bàn giao thì chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở phải nộp khoản kinh phí bảo trì đối với căn hộ, phần diện tích này.

Như vậy, các quy định về việc lập và quản lý tài khoản kinh phí bảo trì đã xác lập rõ trách nhiệm của chủ đầu tư cũng như nghĩa vụ của người mua, thuê mua căn hộ, qua đó hình thành cơ chế quản lý kinh phí bảo trì minh bạch, chặt chẽ và an toàn. Đây là cơ sở quan trọng để bảo đảm nguồn kinh phí bảo trì được sử dụng đúng mục đích, đúng quy trình, góp phần duy trì chất lượng công trình, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cư dân, đồng thời hạn chế tranh chấp phát sinh trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư.

2. Trình tự bàn giao và trách nhiệm sau bàn giao kinh phí bảo trì nhà chung cư

Khoản 2 điều 153 Luật nhà ở 2023 quy định về việc bàn giao kinh phí bảo trì và trách nhiệm sau bàn giao được xây dựng nhằm bảo đảm quá trình chuyển giao quyền quản lý nguồn kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư sang Ban quản trị nhà chung cư được thực hiện một cách đầy đủ, minh bạch và có sự giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là giai đoạn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, bởi nó đánh dấu sự chuyển tiếp chính thức từ giai đoạn đầu tư xây dựng sang giai đoạn quản lý, vận hành ổn định của nhà chung cư, trong đó Ban quản trị là chủ thể đại diện cho cộng đồng cư dân trong việc quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung.

Theo đó, Việc bàn giao kinh phí bảo trì được quy định như sau: 

2. Việc bàn giao kinh phí bảo trì được quy định như sau:

a) Sau khi có quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư của cơ quan có thẩm quyền, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm mở tài khoản tại tổ chức chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý kinh phí bảo trì và có văn bản đề nghị chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở bàn giao kinh phí bảo trì đã thu theo quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở và Ban quản trị nhà chung cư phải thống nhất quyết toán số liệu kinh phí bảo trì để làm cơ sở bàn giao kinh phí bảo trì theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;

c) Căn cứ số liệu quyết toán kinh phí bảo trì quy định tại điểm b khoản này, chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở đề nghị tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đang quản lý tài khoản kinh phí bảo trì chuyển kinh phí này và lãi phát sinh từ kinh phí bảo trì sang tài khoản quản lý kinh phí do Ban quản trị nhà chung cư lập;

d) Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có trách nhiệm chuyển kinh phí quy định tại điểm c khoản này cho Ban quản trị nhà chung cư theo số liệu hai bên đã quyết toán. Các chi phí phát sinh từ việc chuyển giao kinh phí bảo trì được khấu trừ vào kinh phí bảo trì.

 Như vậy, việc quy định chặt chẽ trình tự bàn giao kinh phí bảo trì và trách nhiệm của chủ đầu tư sau khi bàn giao không chỉ bảo đảm sự chuyển giao minh bạch, đầy đủ và đúng thẩm quyền nguồn kinh phí bảo trì sang Ban quản trị nhà chung cư, mà còn góp phần xác lập rõ ràng trách nhiệm của các chủ thể liên quan, tăng cường hiệu quả quản lý, giám sát và sử dụng kinh phí bảo trì, qua đó bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cộng đồng cư dân trong quá trình quản lý, vận hành và sử dụng nhà chung cư lâu dài.

3. Quản lý tài khoản kinh phí bảo trì và sử dụng nguồn thu từ phần sở hữu chung

Theo khoản 3 điều 153 Luật nhà ở 2025, Sau khi hoàn tất việc bàn giao kinh phí bảo trì cho Ban quản trị nhà chung cư, chủ đầu tư có trách nhiệm chấm dứt vai trò quản lý đối với nguồn kinh phí này bằng việc đóng tài khoản đã lập theo đúng quy định của pháp luật. Đồng thời, chủ đầu tư phải có văn bản thông báo cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh nơi có nhà chung cư để phục vụ công tác theo dõi, giám sát. Quy định này nhằm bảo đảm sự tách bạch rõ ràng về trách nhiệm quản lý tài chính giữa chủ đầu tư và Ban quản trị, tránh tình trạng chồng chéo hoặc tiếp tục chi phối trái thẩm quyền đối với kinh phí bảo trì sau khi đã bàn giao.

Theo khoản 4 điều 153 Luật nhà ở 2023 thì đối với nhà chung cư có phát sinh nguồn thu từ việc khai thác, cung cấp các dịch vụ liên quan đến phần sở hữu chung, pháp luật yêu cầu toàn bộ khoản thu này phải được nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì do Ban quản trị nhà chung cư quản lý. Trong trường hợp nhà chung cư không thuộc diện bắt buộc thành lập Ban quản trị, khoản tiền này sẽ do người được giao quản lý tài khoản kinh phí bảo trì trực tiếp quản lý. Việc tập trung toàn bộ nguồn thu từ phần sở hữu chung vào tài khoản kinh phí bảo trì nhằm bảo đảm các khoản tiền này được sử dụng đúng mục đích, không bị phân tán hoặc sử dụng cho các hoạt động ngoài phạm vi bảo trì nhà chung cư.

Nguồn thu từ việc khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung, cùng với khoản lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì, được xác định là nguồn tài chính phục vụ trực tiếp cho công tác bảo trì nhà chung cư. Quy định này góp phần tăng cường nguồn lực tài chính cho hoạt động bảo trì, giảm gánh nặng đóng góp bổ sung từ cư dân, đồng thời bảo đảm việc quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì được thực hiện công khai, minh bạch và vì lợi ích chung của toàn bộ chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư.

Kết luận 

Quy định về quản lý và bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu không chỉ mang ý nghĩa tài chính mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm bảo đảm an toàn, giá trị sử dụng và sự bền vững lâu dài của công trình. Việc thực hiện đúng các quy định này giúp bảo đảm kinh phí bảo trì được sử dụng đúng mục đích, công khai, minh bạch và phục vụ trực tiếp lợi ích chung của cộng đồng cư dân.

Trong bối cảnh số lượng nhà chung cư ngày càng gia tăng, việc tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật về quản lý và bàn giao kinh phí bảo trì là yếu tố then chốt để hạn chế tranh chấp, nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành nhà chung cư. Qua đó, không chỉ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu được bảo vệ, mà còn góp phần xây dựng môi trường sống an toàn, ổn định và văn minh, phù hợp với tinh thần và mục tiêu của pháp luật về nhà ở hiện hành.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.