1. Quy định về thời điểm đóng thầu

Theo quy định tại Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 thì thời điểm đóng thầu đánh dấu một bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án, khi mà tất cả các hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự tuyển, hồ sơ sự thầu và hồ sơ để xuất phải được thu thập và xử lý trước khi hạn chót này đến. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các đơn vị tham gia đã có cơ hội tham gia và nộp đúng tài liệu cần thiết, trước khi quá trình đánh giá và lựa chọn nhà thầu hoặc đối tác bắt đầu. Điều này đòi hỏi sự tổ chức và tính chính xác để đảm bảo rằng không có hồ sơ nào bị bỏ sót và tất cả thông tin cần thiết đã được thu thập một cách kỹ lưỡng trước thời điểm kết thúc đấu thầu.

Hết hạn đồng nghĩa với việc bên tổ chức đấu thầu sẽ chấm dứt việc tiếp nhận hồ sơ dự thầu và bất kỳ tài liệu liên quan nào. Trong trường hợp công ty của bạn không thể xác định một cách chính xác thời điểm đóng thầu, có thể xảy ra việc nộp hồ sơ dự thầu trễ hạn, và điều này có thể gây ra một loạt hệ lụy và trách nhiệm pháp lý. Khi một doanh nghiệp bỏ lỡ thời hạn kết thúc đấu thầu, nó phải chịu trách nhiệm hoàn toàn cho việc này. Nói cách khác, công ty của bạn phải đảm bảo rằng họ sẽ hoàn thành và nộp hồ sơ dự thầu trước khi thời hạn kết thúc. Bên tổ chức đấu thầu sẽ tuân theo quy định của pháp luật và không có khả năng giữ lại việc tiếp nhận hồ sơ sau thời hạn đã được công bố. Điều này đặt ra một trách nhiệm nghiêm trọng cho doanh nghiệp của bạn trong việc quản lý thời gian, xác định rõ thời điểm kết thúc đấu thầu và đảm bảo tuân thủ tất cả các yêu cầu và quy định của quá trình đấu thầu.

2. Bên mời thầu có thể gia hạn thời điểm đóng thầu bằng cách sửa đổi hồ sơ mời thầu hay không?

Theo quy định tại Thông tư 15/2022/TT-BKHĐT thì thời điểm đóng thầu đối với việc nộp hồ sơ mời thầu xây dựng dự án một giai đoạn một túi hồ sơ có quy định cụ thể. Theo quy định này, nhà thầu phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu tại Bản Điều Lệ (BDL) và đảm bảo rằng hồ sơ dự thầu (HSDT) đã được bên mời thầu tiếp nhận trước thời điểm kết thúc đấu thầu, theo quy định của BDL.

Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, thông tin và hồ sơ liên quan đã được hoàn chỉnh và trình bày một cách chính xác, đồng thời phải đáp ứng đúng các tiêu chuẩn và yêu cầu đặc biệt theo BDL. Sự tuân thủ nghiêm ngặt với thời hạn đóng thầu và các quy định của BDL là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và cơ hội cạnh tranh công bằng cho tất cả các nhà thầu tham gia quá trình đấu thầu.

Bên mời thầu được ban hành quyền và có thẩm quyền điều chỉnh thời hạn đóng thầu thông qua việc điều chỉnh Hồ sơ Mời Thầu (HSMT), theo những hướng dẫn cụ thể tại Mục 7 của Cuốn Điều Này Điều Khoản Thầu (CDNT). Khi tiến hành việc gia hạn thời gian đóng thầu, điều này sẽ dẫn đến các thay đổi quan trọng về quyền và trách nhiệm của cả Bên Mời Thầu và các Nhà Thầu so với thời điểm đóng thầu ban đầu.

Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc thay đổi một thời hạn. Thay vào đó, nó liên quan đến sự thay đổi trong quy tắc và hướng dẫn, có thể làm ảnh hưởng đến các bên tham gia trong quá trình đấu thầu. Những điều này bao gồm việc điều chỉnh các thời hạn, yêu cầu, và mọi thông tin liên quan đến việc nộp hồ sơ dự thầu. Các bên tham gia cần nắm rõ ràng về những thay đổi này để thực hiện đúng các điều kiện và yêu cầu mới khi tiến hành quá trình đấu thầu sau khi gia hạn. Điều này đặt ra một trách nhiệm quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các điều chỉnh một cách chính xác và minh bạch, để đảm bảo tính công bằng và đáng tin cậy trong quá trình đấu thầu.

Điều này có nghĩa rằng các điều khoản, điều kiện và yêu cầu mới sẽ áp dụng theo thời điểm đóng thầu được gia hạn. Các bên liên quan cần tuân theo những thay đổi này và thực hiện chúng một cách đầy đủ và chính xác, nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình đấu thầu. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn trọng và sự hiểu biết về các điều khoản và quy định tương ứng trong CDNT để đảm bảo rằng tất cả các bên đều tuân thủ đúng quy định mới khi thời gian đóng thầu được gia hạn.

Từ các quy định trên, có thể khẳng định rằng, bên mời thầu có thể gia hạn thời điểm đóng thầu bằng cách sửa đổi hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Quy định về việc sửa đổi hồ sơ mời thầu

* Theo quy định tại Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT thì để thực hiện việc điều chỉnh hồ sơ mời thầu sau khi đã phát hành và trong trường hợp quá trình chọn nhà thầu không dựa trên mạng, bên mời thầu cần thực hiện việc công bố các tài liệu cần thiết theo một trong hai phương pháp sau đây trên Hệ thống:

- Đối với việc điều chỉnh hồ sơ mời thầu sau khi đã phát hành và trong trường hợp quá trình lựa chọn nhà thầu không dựa trên mạng, bên mời thầu cần thực hiện các bước sau đây để đảm bảo tính minh bạch và công bằng:

+ Phát hành quyết định sửa đổi: Bên mời thầu cần công khai thông tin về quyết định sửa đổi, bao gồm tất cả các điều chỉnh và nội dung thay đổi trong hồ sơ mời thầu. Quyết định này phải được công bố rõ ràng trên hệ thống thông tin quản lý dự án.

+ Thông báo về sự điều chỉnh: Cần thông báo đến tất cả các bên tham gia về việc điều chỉnh hồ sơ mời thầu và cung cấp thông tin chi tiết về những điều kiện và yêu cầu mới.

- Ngoài việc công bố quyết định sửa đổi, bên mời thầu cần đảm bảo rằng tài liệu hồ sơ mời thầu sau khi điều chỉnh cũng phải được trình bày một cách minh bạch và dễ hiểu. Điều này có thể thực hiện thông qua các bước sau:

+ Quyết định sửa đổi và hồ sơ mời thầu đã được điều chỉnh: Trong hồ sơ mời thầu sau khi điều chỉnh, bên mời thầu cần thể hiện rõ ràng và chi tiết tất cả các điều kiện, yêu cầu và thông tin đã được điều chỉnh. Điều này bao gồm việc cung cấp các tài liệu mới và chỉ dẫn cụ thể về việc làm thế nào các điều kiện này đã thay đổi so với phiên bản trước đó.

+ Đảm bảo tính minh bạch: Toàn bộ quá trình điều chỉnh phải diễn ra một cách minh bạch và không gây nhầm lẫn cho bất kỳ nhà thầu tham gia nào

Các biện pháp này đảm bảo rằng mọi bên tham gia đều có thông tin đầy đủ và chính xác về việc điều chỉnh hồ sơ mời thầu, và tạo điều kiện công bằng cho tất cả các thầu tham gia trong quá trình đấu thầu, đặc biệt trong trường hợp không sử dụng nền tảng mạng.

* Ngoài việc công bố quyết định sửa đổi, bên mời thầu cần đảm bảo rằng E-HSMT sau khi điều chỉnh cũng phải được thể hiện một cách minh bạch và dễ hiểu. Điều này có thể thực hiện thông qua các bước sau:

- E-HSMT đã được sửa đổi: Trong E-HSMT sau khi điều chỉnh, bên mời thầu cần phải hiển thị rõ ràng và chi tiết tất cả các điều kiện, yêu cầu và thông tin đã được điều chỉnh. Điều này bao gồm việc cung cấp các tài liệu mới và chỉ dẫn cụ thể về việc làm thế nào các điều kiện này đã thay đổi so với phiên bản trước đó.

- Đảm bảo tính minh bạch: Toàn bộ quá trình điều chỉnh phải diễn ra một cách minh bạch và không gây nhầm lẫn cho bất kỳ nhà thầu tham gia nào trong quá trình đấu thầu qua nền tảng mạng. Điều này đảm bảo rằng mọi bên tham gia có thông tin đầy đủ và chính xác về việc điều chỉnh tài liệu thầu

Ngoài ra, có thể tham khảo: Tài liệu được bổ sung sau thời điểm đóng thầu có được coi là hợp lệ không. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.