Chủ tịch hội đồng quản trị có được ký hợp đồng khi giám đốc đi vắng?

Trong thời kỳ gian B đi công tách nước ngoài, A đã kí 1 hợp đồng với đối tác là công ty TNHH Y. Vậy thì hợp đồng do A kí có hợp pháp ko? Trong trường hợp hợp đồng đang được thực hiện bình thường thì có cách nào để hợp thức hóa hợp đồng hay không? Mong anh chị giúp công ty em giải đáp thắc mắc mắc trên.

Em xin đại diện công ty gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh chị.

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn pháp luật doanh nghiệp của Công ty luật Minh Khuê,

Luật sư tư vấn luật về soạn thảo hợp đồng trực tuyến gọi số: 1900.6162

Trả lời:

Cảm ơn bạn đã quan tâm và gửi câu hỏi đến công ty, về vấn đề này của bạn chúng tôi xin được trả lời như sau

1. Cơ sở pháp lý:

Bộ luật dân sự 2015

Luật doanh nghiệp 2014

2. Nội dung phân tích:

Quy định pháp luật về chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị 

Để xác định hợp đồng mà A ký có hợp pháp không ta cũng tìm hiểu về vị trí Chỉ tich Hội đồng quản trị của công ty.

Quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty

Đầu tiên theo Điều 137 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần như sau:

Điều 137. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

1. Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.

2. Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Ngoài ra tại Điều 156 có quy định về quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị như sau:

Điều 156. Chủ tịch Hội đồng quản trị

1. Chủ tịch Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm trong số các thành viên Hội đồng quản trị.

2. Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty đại chúng và công ty cổ phần quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 của Luật này không được kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;

b) Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị;

c) Tổ chức việc thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;

d) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;

đ) Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông;

e) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Theo quy định trên thì việc ký hợp đồng với các đối tác sẽ thuộc thẩm quyền của người đại diện thoe pháp luật của công ty. Mà theo như thông tin bạn cung cấp, ở công ty bạn B là giám đốc và là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty bạn có quy định khác trong Điều lệ hoặc A là Chủ tịch Hội đồng quản trị được B ủy quyền ký kết hợp đồng với đối tác thì hợp đồng này là hợp pháp. Ngược lại nếu công ty bạn không có những quy định trên thì việc A ký hợp đồng như vậy là trái với quy định và hợp đồng ký kết trên không đúng thẩm quyền.

Cách thức để Chủ tịch hội đồng quản trị có thẩm quyền ký hợp đồng

Như vậy để chủ tịch Hội đồng quản trị công ty bạn có thẩm quyền ký hợp đồng thì phải thỏa mãn một trong hai điều kiện sau:

- Một là: Công ty bổ sung Chủ tịch Hội đồng quản trị cũng là người đại diện cùng với giám đốc trong Điều lệ và Đăng ký kinh doanh.

- Hai là: giám đốc (người đại diện) ủy quyền cho chủ tịch Hội đồng quản trị đại diện ký hợp đồng.

Người xác lập giao dịch không đúng thẩm quyền thì hợp đồng có hợp pháp không?

Để trả lời cho câu hỏi của bạn "Trong trường hợp hợp đồng đang được thực hiện bình thường thì có cách nào để hợp thức hóa hợp đồng hay không?" chúng ta cùng phân tích như sau:

Căn cứ vào Điều 145 Bộ luật dân sự 2015 quy định về hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện như sau:

"Điều 142. Hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện

1. Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện đã công nhận giao dịch;

b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.

2. Trường hợp giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện thì người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch.

3. Người đã giao dịch với người không có quyền đại diện có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc huỷ bỏ giao dịch dân sự đã xác lập và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp người đó biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch hoặc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Trường hợp người không có quyền đại diện và người đã giao dịch cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại."

Theo như quy định trên, để hợp đồng được ký bởi chủ tịch Hội đồng quản trị có hiệu lực thì cần thỏa thuản một trong hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Người được đại diện đã công nhận giao dịch, nghĩa là giám đốc công ty bạn công nhận giao dịch này bằng văn bản hoặc có thể bằng cách sẽ bổ sung một giấy ủy quyền cho hợp đồng.

- Trường hợp 2: Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý, trường hợp này là hai bên vẫn thực hiện giao dịch bình thường, và nếu một trong hai công ty không có ý kiến về thẩm quyền ký kết, giám đốc công ty bạn biết về việc hợp đồng dduwwocj ký không đúng thẩm quyền nhưng không phẩn đối thì hợp đồng này vẫn được công nhận.

Như thông tin bạn cung cấp thì hiện nay hai công ty vẫn đang trong quá trình thực hiện hợp đồng thì theo tôi nên thực hiện theo trường hợp 1 là bên công ty bạn ra một văn bản về việc chấp thuận hợp đồng trên để tránh trường hợp xảy ra tranh chấp sau này.

Lưu ý: Nếu công ty bạn không thực hiện một trong hai trường hợp trên, nghĩa là không công nhận giao dịch thì hợp đồng trên sẽ bị vô hiệu và sẽ không phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa giữa hai công ty. Nhưng người trực tiếp ký hợp đồng là chủ tịch hội đồng quản trị của công ty vẫn phải chịu trách nhiệm với công ty bên đối tác, trừ trường hợp bên đối tác biết về việc không có thẩm thẩm quyền đại diện nhưng vẫn ký kết và thực hiện giao dịch.

3. Mẫu giấy ủy quyền trong nội bộ công ty

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——–o0o——–

GIẤY UỶ QUYỀN

Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2015 do Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam ban hành ngày 24 tháng 11 năm 2015 và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017;

Căn cứ Luật doanh nghiệp 2020 do Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam ban hành ngày 17 tháng 06 năm 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;

Căn cứ vào Điều lệ hiện hành của Công ty ….;

Căn cứ vào nhu cầu công tác của ông/bà…;

NGƯỜI UỶ QUYỀN: Ông/bà:….

Chức vụ: ….

CMND/CCCD số: …., ngày cấp …, nơi cấp ….

NGƯỜI NHẬN ỦY QUYỀN: Ông/bà…

Chức vụ:….

CMND/CCCD số: …, ngày cấp …., nơi cấp ….

Bằng giấy ủy quyền này Người nhận uỷ quyền được quyền thay mặt Người ủy quyền thực hiện các công việc sau:

Được quyền quyết định và ký những văn bản quản lý phục vụ hoạt động của Công ty … thuộc thẩm quyền quản lý của ông/bà …

Được toàn quyền quyết định và ký kết các hợp đồng dịch vụ đối với các dịch vụ…

Được quyền ký các hợp đồng với cộng tác viên phục vụ hoạt động kinh doanh của …theo quy định của Quy chế.

Thời hạn và thù lao uỷ quyền

– Thù lao ủy quyền: Không.

– Thời hạn ủy quyền: Kể từ ngày giấy ủy quyền này được lập cho đến khi hoàn thành công việc được ủy quyền hoặc chấm dứt theo quy định của pháp luật.

Giấy ủy quyền này được lập thành 02 bản (mỗi bản gồm: 02 trang; 01 tờ); giao cho Bên ủy quyền 01 bản; Bên nhận ủy quyền 01 bản./.

Ông/ Bà …. và các bộ phận liên quan của Công ty… có trách nhiệm thi hành Giấy uỷ quyền này.

NGƯỜI LẬP GIẤY UỶ QUYỀN