1. Hóa đơn vận chuyển được hiểu như nào?

Hóa đơn vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thông tin về hàng hóa và dịch vụ theo quy định, đặc biệt là trong lĩnh vực vận chuyển. Hóa đơn cước vận chuyển không chỉ là một văn bản chứng minh về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa mà còn là cơ sở để thực hiện thanh toán giữa hai bên liên quan.

Hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa cũng được xem xét như một hóa đơn tài chính, có thể được khách hàng sử dụng để kê khai thuế GTGT. Quá trình này cho phép khách hàng của doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính vào khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, tuân theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình cung cấp dịch vụ vận chuyển, đơn vị cung cấp cần phải bổ sung thông tin bằng cách cung cấp:

- Bảng kê cước: Bảng kê này sẽ chi tiết hóa các chi phí và cước phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.

- Chứng từ thanh toán: Đây là văn bản xác nhận việc thanh toán từ khách hàng hoặc đối tác vận chuyển.

- Hóa đơn: Trong trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, đơn vị cung cấp phải kèm theo chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Người thực hiện vận chuyển hàng hóa cần xuất trình các chứng từ và hóa đơn chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Điều này giúp ngăn chặn và phòng ngừa các hành vi vận chuyển hàng hóa trái phép, buôn lậu, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định về quản lý vận chuyển và thuế.

2. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển

Hóa đơn dịch vụ vận chuyển là một tài liệu chính thức ghi nhận các thông tin liên quan đến việc cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ một bên (người vận chuyển) đến bên khác (khách hàng hoặc người nhận hàng). Hóa đơn này thường được xuất ra sau khi dịch vụ vận chuyển đã được hoàn thành và thể hiện một phần quan trọng trong quá trình thanh toán giữa các bên liên quan. Các thông tin chính thường có trong hóa đơn dịch vụ vận chuyển bao gồm:

- Thông tin về người xuất hóa đơn (người vận chuyển): Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển.

- Thông tin về người nhận hàng hoặc khách hàng: Bao gồm tên, địa chỉ của người nhận hàng hoặc thông tin của khách hàng mà dịch vụ vận chuyển được cung cấp.

- Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ vận chuyển: Mô tả chi tiết về loại hàng hóa hoặc dịch vụ vận chuyển được cung cấp, số lượng, cân nặng, kích thước và các thông số kỹ thuật khác.

- Chi phí và cước phí: Thể hiện chi phí và cước phí liên quan đến việc vận chuyển, bao gồm các chi phí vận chuyển cơ bản và các chi phí phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của giao dịch.

- Ngày và thời gian vận chuyển: Ghi chú về ngày và thời gian cụ thể mà dịch vụ vận chuyển được thực hiện.

- Thông tin thanh toán: Bao gồm các điều khoản và phương thức thanh toán được thống nhất giữa người xuất hóa đơn và người nhận dịch vụ.

- Mã số hóa đơn và ngày xuất hóa đơn: Chứa thông tin nhận dạng độc nhất cho hóa đơn và ngày mà hóa đơn được tạo.

Hóa đơn dịch vụ vận chuyển không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình thanh toán, mà còn là tài liệu chứng minh quy trình và chất lượng của dịch vụ vận chuyển được cung cấp.

Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển đặc biệt quan trọng, và quy định về thời điểm này có thể phụ thuộc vào việc thu tiền trước hay sau khi cung ứng dịch vụ. Theo quy định của Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, và không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trong trường hợp đã thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm thu tiền.

Đối với hoạt động dịch vụ vận chuyển, nếu nó đáp ứng các quy định về dịch vụ logistics theo Nghị định số 163/2017/NĐ-CP, Nghi định số 10/2020/NĐ-CP và có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, thì quy định thêm về thời điểm lập hóa đơn là cần thiết. Trong trường hợp này, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa Công ty và khách hàng. Quy định cụ thể là không chậm quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ logistic, theo điểm a khoản 4 của Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tùy thuộc vào đặc điểm của hoạt động dịch vụ vận chuyển, thời điểm lập hóa đơn có thể thay đổi. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả trong quá trình giao dịch giữa Công ty và khách hàng, đặc biệt là khi có số lượng lớn và phức tạp về dữ liệu cần đối soát.

3. Cước vận chuyển có được xuất theo bảng kê không?

Căn cứ vào quy định của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn cước vận chuyển không nên xuất kèm bảng kê, theo hướng thận trọng. Điểm a khoản 6 của Điều 10 này quy định các nội dung cụ thể như sau:

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập, căn cứ theo đơn vị tính nêu trên hóa đơn. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm nếu được bán theo kỳ nhất định, hóa đơn phải ghi rõ kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán, và bảng kê này được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền.

- Thông tin trên bảng kê: Hóa đơn phải ghi rõ "kèm theo bảng kê số..., ngày..., tháng..., năm...". Bảng kê phải chứa các thông tin như tên, mã số thuế, và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê phải có các thông tin như "thuế suất GTGT" và "tiền thuế GTGT". Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ "kèm theo hóa đơn số ngày..., tháng..., năm...".

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc quản lý thông tin giao dịch, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm tra và đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Bên cạnh đó, Công văn số 587/TCT-CS ngày 02/3/2022 của Tổng cục Thuế đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng bảng kê trong trường hợp xuất hóa đơn kèm theo một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định. Theo hướng dẫn này, người bán có thể sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán, cùng với việc xuất hóa đơn. Dưới đây là các loại hàng hóa, dịch vụ cụ thể được nêu trong Công văn:

- Điện: Bảng kê được sử dụng để liệt kê chi tiết các giao dịch bán điện.

- Nước: Người bán nước cũng sử dụng bảng kê để ghi rõ thông tin về giao dịch bán nước.

- Dịch vụ viễn thông: Bảng kê được áp dụng trong trường hợp bán các dịch vụ viễn thông.

- Dịch vụ công nghệ thông tin: Người bán dịch vụ công nghệ thông tin cũng thực hiện bảng kê đối với các giao dịch bán của mình.

- Dịch vụ truyền hình: Bảng kê được sử dụng để ghi chi tiết giao dịch bán các dịch vụ truyền hình.

- Dịch vụ bưu chính chuyển phát: Bảng kê áp dụng cho các giao dịch bán dịch vụ bưu chính chuyển phát.

- Ngân hàng, chứng khoán: Các giao dịch bán trong lĩnh vực ngân hàng và chứng khoán cũng được liệt kê chi tiết bằng bảng kê.

- Bảo hiểm: Người bán bảo hiểm sử dụng bảng kê để ghi thông tin chi tiết về các giao dịch bán bảo hiểm.

Các thông tin cụ thể cần ghi trên bảng kê bao gồm tên, mã số thuế, và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Công văn cũng quy định rằng bảng kê phải ghi rõ "kèm theo hóa đơn số..., ngày..., tháng..., năm...". Điều này nhằm tăng cường tính minh bạch và quản lý chặt chẽ trong quá trình ghi nhận và báo cáo giao dịch.

Tổng kết lại, chỉ những doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và dịch vụ đặc thù, có sự phát sinh theo kỳ (ngày/ tuần/ tháng) và với số lượng danh mục lớn được yêu cầu sử dụng bảng kê bao gồm: điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm (đã nêu trên). Điều này nhấn mạnh rằng những doanh nghiệp này, do có đặc điểm đặc thù và phát sinh giao dịch theo kỳ, cần sử dụng bảng kê để bổ sung thông tin chi tiết và tăng cường tính minh bạch trong quá trình quản lý và báo cáo giao dịch.

Xem thêm: Mẫu bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào mới nhất

Liên hệ qua 1900.6162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn