Điều kiện để người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán?

1. Trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì điều kiện khi ký chứng từ kế toán là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, trong trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn, khi ký chứng từ kế toán phải tuân theo một số điều kiện cụ thể.

- Trước hết, chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu theo các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế toán 2015. Điều này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình ghi nhận và xác nhận các giao dịch kinh tế.

- Đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh có quyền xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật kế toán 2015. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán.

- Đối với người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn, khi ký chứng từ kế toán, đơn vị phát sinh chứng từ phải phân công một người sáng mắt để chứng kiến quá trình ký. Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm của người ghi chứng từ kế toán. Tuy nhiên, đối với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn, việc ký chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định tại Luật kế toán, không yêu cầu sự chứng kiến của người sáng mắt.

- Ngoài ra, đơn vị kế toán có thể sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 của Luật kế toán 2015 và được phép sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký điện tử và các quy định liên quan phải tuân theo quy định của Luật giao dịch điện tử.

- Nếu sử dụng các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính tại Việt Nam, đơn vị kế toán phải dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật kế toán sang tiếng Việt. Đồng thời, đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán đã được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản dịch tiếng Việt của chứng từ kế toán phải đính kèm với bản gốc bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như hợp đồng, hồ sơ thanh toán, hồ sơ dự án, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt trừ khi có yêu cầu từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tổng quát lại, theo quy định trên, trong trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn, khi ký chứng từ kế toán cần có người sáng mắt được phân công để chứng kiến quá trình ký. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm trong quá trình ghi chứng từ kế toán. Quy định này đồng thời khẳng định vai trò quan trọng của việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán của đơn vị. Các quy định khác liên quan đến chứng từ kế toán như sử dụng chứng từ điện tử, dịch chứng từ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt cũng đóng vai trò trong việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán.

2. Việc niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán phải đảm bảo yêu cầu gì?

Việc niêm phong, tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán phải tuân thủ các yêu cầu sau đây, theo quy định tại Điều 7 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP:

- Niêm phong tài liệu kế toán:

+ Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định việc niêm phong tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, đơn vị kế toán và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải lập "Biên bản niêm phong tài liệu kế toán". Biên bản này phải ghi rõ:

• Lý do niêm phong.
• Loại tài liệu kế toán.
• Số lượng từng loại tài liệu.
• Kỳ kế toán.
• Các nội dung cần thiết khác của tài liệu kế toán bị niêm phong.
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào Biên bản niêm phong tài liệu kế toán.

- Tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán:

+ Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán, đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán". Biên bản này phải ghi rõ:

• Lý do tạm giữ hoặc tịch thu.
• Loại tài liệu kế toán.
• Số lượng từng loại tài liệu.
• Kỳ kế toán.
• Các nội dung cần thiết khác của từng loại tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu. Nếu tạm giữ, thời gian sử dụng và thời gian trả lại tài liệu kế toán cũng phải được ghi rõ.

+ Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào Biên bản giao nhận tài liệu kế toán. Đồng thời, đơn vị kế toán phải sao chụp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu.

• Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
• Đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử, đơn vị kế toán phải in ra giấy, ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.

- Quy định trên nhằm đảm bảo việc niêm phong, tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán được thực hiện một cách chính xác và minh bạch. Biên bản niêm phong tài liệu kế toán phải chứa đầy đủ thông tin về lý do niêm phong, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, kỳ kế toán và các nội dung cần thiết khác của tài liệu bị niêm phong. Đồng thời, người đại diện của đơn vị kế toán và cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải ký tên và đóng dấu vào biên bản này.

- Đối với trường hợp tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán, biên bản giao nhận tài liệu kế toán cần ghi rõ lý do tạm giữ hoặc tịch thu, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, kỳ kế toán và các nội dung cần thiết khác của từng loại tài liệu bị tạm giữ hoặc tịch thu. Nếu tài liệu được tạm giữ, thời gian sử dụng và thời gian trả lại cũng phải được ghi rõ. Người đại diện của đơn vị kế toán và cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải ký tên và đóng dấu vào biên bản giao nhận tài liệu kế toán. Đồng thời, đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán. Đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử, đơn vị kế toán phải in ra giấy, ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.

Tổ chức và cá nhân tham gia việc niêm phong, tạm giữ và tịch thu tài liệu kế toán phải tuân thủ đúng các quy định trên, đảm bảo tính chính xác và bảo mật của tài liệu kế toán. Việc thực hiện đúng quy định này là cần thiết để đảm bảo trật tự kế toán, phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.

3. Phải lưu trữ những loại tài liệu kế toán nào ?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, có một số loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ. Đầu tiên, chứng từ kế toán là một trong những loại tài liệu quan trọng nhất. Chứng từ kế toán ghi lại các giao dịch tài chính và được coi là bằng chứng về sự tồn tại và xác thực của các giao dịch đó.

- Tiếp theo, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp cũng phải được lưu trữ. Sổ kế toán chi tiết ghi lại các thông tin chi tiết về các tài khoản kế toán, trong khi sổ kế toán tổng hợp tổng hợp các thông tin từ sổ kế toán chi tiết và cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của tổ chức.

- Bên cạnh đó, các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách cũng phải được lưu trữ. Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng về tình hình tài chính và sử dụng nguồn lực tài chính của tổ chức.

- Ngoài ra, tài liệu khác liên quan đến kế toán cũng phải được lưu trữ, bao gồm các loại hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ và báo cáo quyết toán dự án hoàn thành và dự án quan trọng quốc gia. Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán cũng phải được lưu trữ.

- Ngoài ra, các biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận và phân phối các quỹ từ lợi nhuận cũng cần được lưu trữ. Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị cũng không thể thiếu.

Cuối cùng, các tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác cũng phải được lưu trữ đầy đủ. Việc lưu trữ các loại tài liệu kế toán này là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán. Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu kế toán có thể hỗ trợ quá trình kiểm tra, thanh tra và kiểm toán tài chính của tổ chức.

Xem thêm >>> Chứng từ kế toán là gì? Ví dụ về các loại chứng từ kế toán

Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề nào liên quan đến bài viết hoặc pháp luật, chúng tôi muốn khuyến khích quý khách hàng liên hệ với tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6162 hoặc gửi email tới địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải quyết một cách tốt nhất.