Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau BHXH gồm những giấy tờ gì?

Trong hệ thống an sinh xã hội của Việt Nam, chế độ ốm đau bảo hiểm xã hội giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo vệ thu nhập và quyền lợi của người lao động khi không may gặp vấn đề về sức khỏe. Thực tế cho thấy, khi người lao động phải nghỉ việc để điều trị bệnh hoặc chăm sóc con ốm, việc đảm bảo nguồn thu nhập thay thế trong thời gian này là yếu tố then chốt giúp họ yên tâm điều trị, phục hồi sức khỏe và sớm quay trở lại công việc. Tuy nhiên, để được hưởng chế độ ốm đau theo quy định của pháp luật, người lao động không chỉ cần đáp ứng đủ điều kiện mà còn phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục, trong đó hồ sơ hưởng chế độ ốm đau BHXH là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết quyền lợi. Việc quy định rõ ràng, cụ thể các loại giấy tờ trong hồ sơ không chỉ giúp quá trình giải quyết chế độ được minh bạch, thống nhất mà còn góp phần hạn chế sai sót, bảo đảm quyền lợi chính đáng cho người lao động theo đúng tinh thần của pháp luật về bảo hiểm xã hội.

1. Chế độ ốm đau được hiểu như nào? 

Chế độ ốm đau được hiểu là một chế độ thuộc hệ thống bảo hiểm xã hội nhằm bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị suy giảm sức khỏe và phải nghỉ việc để điều trị bệnh, hoặc khi phải nghỉ việc để chăm sóc con dưới độ tuổi luật định bị ốm đau. Đây là chế độ mang tính ngắn hạn, phát sinh trong thời gian người lao động còn đang tham gia quan hệ lao động và đóng bảo hiểm xã hội.

Về bản chất, chế độ ốm đau không phải là tiền lương do người sử dụng lao động trả, mà là khoản trợ cấp được chi trả từ Quỹ bảo hiểm xã hội, trên cơ sở người lao động đã tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Chế độ này được thiết kế nhằm giúp người lao động ổn định đời sống trong thời gian tạm thời mất khả năng lao động hoặc phải gián đoạn công việc vì lý do sức khỏe, đồng thời bảo đảm quyền được nghỉ ngơi, điều trị mà không bị mất hoàn toàn thu nhập.

Bên cạnh việc bảo vệ trực tiếp người lao động, chế độ ốm đau còn thể hiện tính nhân văn của chính sách bảo hiểm xã hội khi mở rộng phạm vi bảo vệ sang cả trường hợp người lao động nghỉ việc để chăm sóc con bị ốm. Qua đó, pháp luật không chỉ quan tâm đến sức khỏe của người lao động mà còn gián tiếp bảo vệ trẻ em và góp phần giúp người lao động cân bằng giữa trách nhiệm lao động và trách nhiệm gia đình.

2. Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau BHXH gồm những giấy tờ gì?

2.1 Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau trong trường hợp điều trị nội trú 

Theo điểm a khoản 1 điều 47 Luật bảo hiểm xã hội 2024, Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau đối với trường hợp điều trị nội trú là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết quyền lợi cho người lao động hoặc cho con của người lao động khi phải nghỉ việc do điều trị bệnh tại cơ sở y tế. Điều trị nội trú thường gắn với tình trạng bệnh lý có mức độ nhất định, đòi hỏi người bệnh phải nằm viện, không thể tiếp tục làm việc trong một khoảng thời gian xác định. Vì vậy, pháp luật yêu cầu người lao động cung cấp các giấy tờ y tế chính thống nhằm chứng minh đầy đủ, rõ ràng quá trình điều trị và thời gian nghỉ việc thực tế. Cụ thể, hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau trong trường hợp này là bản chính hoặc bản sao của một trong các giấy tờ sau:

- Giấy ra viện;

- Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án;

- Giấy tờ khác chứng minh quá trình điều trị nội trú.

Việc cho phép sử dụng bản chính hoặc bản sao tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, đồng thời vẫn bảo đảm cơ sở pháp lý để cơ quan bảo hiểm xã hội đối chiếu, xác nhận tính xác thực của quá trình điều trị.

Nhìn chung, quy định về hồ sơ đối với trường hợp điều trị nội trú vừa bảo đảm tính chặt chẽ trong quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, vừa thể hiện sự linh hoạt và nhân văn khi tạo điều kiện để người lao động dễ dàng chứng minh quyền hưởng chế độ của mình. Thông qua việc xác lập rõ loại giấy tờ cần thiết, pháp luật góp phần hạn chế tranh chấp, sai sót trong quá trình giải quyết chế độ, đồng thời bảo đảm quyền lợi chính đáng cho người lao động khi gặp rủi ro về sức khỏe.

2.2 Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau trong trường hợp điều trị ngoại trú

Theo điểm b khoản 1 điều 47 Luật bảo hiểm xã hội 2024, Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau đối với trường hợp điều trị ngoại trú được pháp luật quy định nhằm bảo đảm quyền lợi cho người lao động hoặc con của người lao động trong những trường hợp bệnh lý không đến mức phải nhập viện nhưng vẫn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng làm việc, học tập và sinh hoạt hằng ngày. So với điều trị nội trú, điều trị ngoại trú có tính linh hoạt hơn, thời gian điều trị có thể ngắt quãng, song vẫn cần có căn cứ y tế rõ ràng để xác định thời gian người lao động phải nghỉ việc và làm cơ sở chi trả trợ cấp từ Quỹ bảo hiểm xã hội.

Theo quy định, hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau trong trường hợp điều trị ngoại trú bao gồm một trong các giấy tờ sau đây:

- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội;

- Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú;

- Bản chính hoặc bản sao bản tóm tắt hồ sơ bệnh án có ghi chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau thời gian điều trị nội trú.

Các giấy tờ này đều phải thể hiện rõ tình trạng bệnh, chỉ định chuyên môn của cơ sở y tế và khoảng thời gian người bệnh cần tiếp tục điều trị, qua đó xác lập căn cứ pháp lý cho việc nghỉ việc hưởng chế độ.

Có thể thấy, việc quy định đa dạng các loại giấy tờ trong trường hợp điều trị ngoại trú vừa bảo đảm tính chặt chẽ về mặt pháp lý, vừa tạo sự thuận lợi và linh hoạt cho người lao động khi hoàn thiện hồ sơ. Quy định này giúp bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động trong quá trình điều trị bệnh, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và chi trả chế độ ốm đau của cơ quan bảo hiểm xã hội.

2.3 Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau trong trường hợp khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài

Theo điểm c khoản 1 điều 47 Luật bảo hiểm xã hội 2024, Hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau trong trường hợp người lao động hoặc con của người lao động khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài được pháp luật quy định nhằm bảo đảm quyền lợi cho người tham gia bảo hiểm xã hội trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, khi nhu cầu học tập, lao động, công tác hoặc chữa bệnh ở nước ngoài trở nên phổ biến. Tuy nhiên, do các giấy tờ y tế được cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam, nên pháp luật đặt ra những yêu cầu chặt chẽ hơn để bảo đảm tính hợp pháp, xác thực và khả năng kiểm tra của cơ quan bảo hiểm xã hội trong nước.Theo đó, hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau trong trường hợp này bao gồm:  

Thứ nhất, các giấy tờ khám bệnh, chữa bệnh do cơ sở y tế ở nước ngoài cấp, trong đó phải thể hiện rõ tên bệnh và thời gian điều trị bệnh của người lao động hoặc của con người lao động. Đây là những thông tin cốt lõi để xác định tình trạng ốm đau và khoảng thời gian người lao động phải nghỉ việc, làm căn cứ xem xét việc hưởng chế độ ốm đau theo quy định.

Thứ hai, các giấy tờ y tế do nước ngoài cấp còn phải đáp ứng hai yêu cầu pháp lý bắt buộc. Thứ nhất, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, nhằm bảo đảm cơ quan bảo hiểm xã hội có thể tiếp cận, hiểu đúng và đánh giá chính xác nội dung tài liệu. Thứ hai, giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác, qua đó xác nhận giá trị pháp lý của giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp khi sử dụng tại Việt Nam.

Nhìn chung, quy định về hồ sơ trong trường hợp khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài thể hiện sự cân bằng giữa bảo đảm quyền lợi của người lao động và yêu cầu quản lý chặt chẽ quỹ bảo hiểm xã hội. Thông qua việc đặt ra các điều kiện về dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hóa, pháp luật vừa bảo vệ quyền hưởng chế độ ốm đau của người lao động trong bối cảnh quốc tế, vừa phòng ngừa rủi ro gian lận, sai sót trong quá trình giải quyết chế độ.

Lưu ý: Bộ trưởng Bộ Y tế quy định mẫu, trình tự, thẩm quyền cấp giấy tờ trong hồ sơ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này do các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cấp và quy định giấy tờ thay thế trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, thảm họa, dịch bệnh.

3. Quy định về mẫu, trình tự, thẩm quyền cấp giấy ra viện 

Điều 7 Thông tư số 25/2025/TT-BYT Quy định về mẫu, trình tự và thẩm quyền cấp giấy ra viện được đặt ra nhằm bảo đảm tính thống nhất, hợp pháp và giá trị sử dụng của giấy ra viện trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh cũng như trong việc làm căn cứ giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người bệnh. Giấy ra viện không chỉ là tài liệu y tế ghi nhận việc kết thúc một đợt điều trị nội trú mà còn là chứng từ pháp lý quan trọng để xác định thời gian điều trị, thời gian nghỉ việc và quyền lợi của người lao động theo quy định.

- Về mẫu và cách ghi giấy ra viện: việc sử dụng thống nhất theo Mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư. Quy định này nhằm bảo đảm giấy ra viện được trình bày theo một khuôn mẫu chuẩn, có đầy đủ các thông tin cần thiết như họ tên người bệnh, chẩn đoán, thời gian điều trị, tình trạng ra viện và xác nhận của cơ sở y tế. Việc thống nhất mẫu biểu góp phần hạn chế sai sót, nhầm lẫn trong quá trình sử dụng giấy ra viện làm căn cứ giải quyết các quyền lợi liên quan.

- Về trình tự cấp giấy ra viện:  giấy ra viện chỉ được cấp sau khi người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền quyết định cho phép người bệnh ra khỏi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hoặc chuyển sang cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác. Quy định này thể hiện nguyên tắc chuyên môn trong hoạt động y tế, theo đó việc ra viện phải dựa trên đánh giá tình trạng sức khỏe của người bệnh, bảo đảm người bệnh đủ điều kiện kết thúc điều trị nội trú hoặc cần chuyển tuyến điều trị phù hợp.

- Về thẩm quyền cấp giấy ra viện: cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi trực tiếp khám và điều trị cho người bệnh là đơn vị có thẩm quyền cấp giấy ra viện. Việc quy định rõ thẩm quyền này nhằm bảo đảm tính xác thực và trách nhiệm pháp lý của cơ sở y tế đối với nội dung ghi nhận trong giấy ra viện, đồng thời tạo cơ sở để các cơ quan, tổ chức liên quan, đặc biệt là cơ quan bảo hiểm xã hội, tin cậy và sử dụng giấy ra viện như một căn cứ pháp lý hợp lệ.

Tổng thể, các quy định về mẫu, trình tự và thẩm quyền cấp giấy ra viện góp phần bảo đảm tính thống nhất, minh bạch và hiệu lực pháp lý của giấy ra viện trong hệ thống pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người bệnh và người lao động khi thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội và chăm sóc sức khỏe.

Tải mẫu và hướng dẫn cách ghi giấy ra viện >> Tại đây

Kết luận 

Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau BHXH không đơn thuần là tập hợp các giấy tờ hành chính, mà chính là cơ sở pháp lý quan trọng để bảo đảm người lao động được thụ hưởng đầy đủ, kịp thời quyền lợi của mình khi sức khỏe bị suy giảm hoặc khi phải nghỉ việc chăm sóc con ốm. Việc pháp luật quy định cụ thể từng loại giấy tờ như giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hay các giấy tờ y tế liên quan đã thể hiện sự chặt chẽ, khoa học trong công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, đồng thời bảo đảm tính công bằng và minh bạch trong quá trình giải quyết chế độ. Do đó, người lao động cần chủ động nắm vững quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và đúng thời hạn để tránh phát sinh vướng mắc không cần thiết. Có thể khẳng định rằng, việc thực hiện đúng và đầy đủ hồ sơ hưởng chế độ ốm đau không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi cá nhân của người lao động mà còn góp phần nâng cao hiệu quả thực thi chính sách an sinh xã hội, hướng tới mục tiêu xây dựng một hệ thống bảo hiểm xã hội bền vững, nhân văn và vì con người.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.