Tuy nhiên không phải bởi vì vậy mà có thể tuỳ tiện ban hành một văn bản nhằm chấm dứt hợp đồng lao động. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đôi khi lại trở thành đối tượng để người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện chính doanh nghiệp đã ra quyết định đó. Việc ban hành như thế nào, trình tự, thủ tục ban hành ra sao không được luật quy định chi tiết nhưng thông qua các điều luật liên quan như điều luật quy định về chấm dứt hợp đồng lao động, căn cứ, quy trình, thủ tục và thẩm quyền chấm dứt hợp đồng lao động mà có thể đánh giá quyết định đó có hợp pháp hay không và người lao động có thể sử dụng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đó để "tố" lại doanh nghiệp hay không. Bởi những lẽ đó, trong nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi xin đưa ra những lưu ý về nội dung, hình thức và điều kiện để quyết định chấm dứt hợp đồng lao động được coi là hợp pháp để quý khách hàng tham khảo.

1. Hình thức quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Về bản chất, hình thức của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động không ảnh hưởng lớn tới tính hợp pháp của quyết định đó nhưng đây lại là một trong các căn cứ thể hiện tính chuyên nghiệp của mỗi doanh nghiệp trong hoạt động quản lý. Mặc dù không có khuôn mẫu bắt buộc hình thức của một quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tuy vậy, doanh nghiệp cũng cần tự xây dựng một biểu mẫu chuẩn mực. Việc xây dựng biểu mẫu có thể căn cứ vào cách thức trình bày các văn bản hành chính thông dụng như của các cơ quan nhà nước. Cụ thể, các nội dung cần xây dựng trong biểu mẫu Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động gồm có:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ;

- Tên đơn vị ban hành quyết định, số quyết định và ngày tháng năm ban hành quyết định;

- Tên văn bản: Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động số ...;

- Căn cứ ban hành văn bản (là các văn bản pháp luật hoặc các căn cứ để chấm dứt hợp đồng lao động);

- Các điều khoản thi hành - Nội dung của văn bản

- Chức vụ, họ tên của người ban hành, ký, đóng dấu văn bản và lưu trữ.

Các hướng dẫn chi tiết về thể thức văn bản, quý khách hàng có thể tham khảo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư được Chính Phủ ban hành và có hiệu lực ngày 05/3/2020.

Ví dụ về biểu mẫu Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

CÔNG TY TNHH ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:../…/QĐ-CDHĐLĐ

…, ngày … tháng … năm ….

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Chấm dứt hợp đồng lao động

GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH ABC

Căn cứ Bộ lao động số 45/2019/QH14 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIV, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 20/11/2019 ;

Căn cứ Hợp đồng lao động số .. ký ngày … tháng … năm ;

(Các căn cứ khác như Quyết định xử lý kỷ luật lao động số …/ Bản án hình sự sơ thẩm, phúc thẩm số,…/ Căn cứ vào thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động số … lập ngày … tháng … năm…)

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1 : Chấm dứt hợp đồng lao động với … là nhân viên thuộc phòng/ban … Công ty TNHH ABC kể từ ngày …

Lý do : ...

Điều 2 : Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của … được chi trả tính đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Cụ thể : … (Có thể kiệt kê các khoản chi trả cho người lao động)

Điều 3 : Ông/bà có nghĩa vụ bồi thường chi phí đào tạo, các chi phí khác theo luật định (nếu được cử đi đào tạo và chưa làm hết thời gian cam kết).

Điều 4 : Các Ông/bà Trưởng phòng Tổ chức & Hành chính hoặc Hành chính nhân sự,…, các trưởng Phòng Ban liên quan và Ông/bà … có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận :

- Ông/bà …

- Phòng TCHC ;

- Lưu VP

GIÁM ĐỐC

(Đã ký, đóng dấu)

Các nội dung như căn cứ pháp lý hoặc các căn cứ khác để chấm dứt hợp đồng lao động và nội dung hay số lượng các điều khoản trong quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, mỗi doanh nghiệp có thể thêm bớt sao cho phù hợp với tình huống thực tế của đơn vị.

2. Căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động

Đây là nội dung quan trọng và quyết định tính hợp pháp của một Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động thường là lý do theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp được sử dụng để chấm dứt quan hệ lao động với người lao động. Trong biểu mẫu trên, căn cứ chấm dứt hợp đồng là nội dung được thể hiện sau từ "Lý do: ...". Các căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định pháp luật bao gồm:

- Hợp đồng lao động hết hạn. Trước Bộ luật Lao động năm 2019, khi hợp đồng lao động sắp hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo trước cho người lao động ít nhất 15 ngày. Tuy nhiên, Bộ luật Lao động năm 2019 chỉ quy định công ty phải thông báo cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động mà không bắt buộc phải báo trước bao lâu. Doanh nghiệp có thành lập tổ chức Công đoàn cơ sở cần lưu ý trường hợp hợp đồng lao động của người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ hết hạn. Trường hợp này, doanh nghiệp không được chấm dứt hợp đồng lao động với lý do hết hạn mà buộc phải gia hạn hợp đồng lao động cho tới khi người lao động đó hết nhiệm kỳ.

- Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động. Việc ký kết hợp đồng lao động theo công việc thường được áp dụng đối với những công việc cụ thể, có thể xác định khối lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc và thường là những công việc không đòi hỏi tính chất thường xuyên, liên tục. Có thể kể tới dạng công việc này thường là những công việc theo mùa vụ. Khi công việc đã hoàn thành, dù còn thời hạn hay không thì hợp đồng lao động cũng sẽ chấm dứt. Thế nào được coi là hoàn thành công việc, các bên cần thoả thuận rõ phương thức công nhân sự hoàn thành này để làm căn cứ chấm dứt hợp đồng, tránh các tranh chấp không đáng có.

- Hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Việc thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức như thoả thuận miệng, thoả thuận bằng văn bản hoặc thoả thuận thông qua các hình thức dữ liệu điện tử như email hoặc tin nhắn. Khuyến cáo doanh nghiệp cũng như người lao động nên sử dụng phương thức thoả thuận văn bản hoặc điện tử để có bằng chứng cho các thoả thuận mà hai bên đã thống nhất để chấm dứt hợp đồng lao động.

- Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015, bị kết án tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.

- Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Người lao động chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

- Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải. Đối với trường hợp này, tính hợp pháp của việc xử lý kỷ luật sa thải, Quyết định xử lý kỷ luật sa thải cũng ảnh hưởng tới tính hợp pháp của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Vì căn cứ để chấm dứt hợp đồng lao động chính là xử lý kỷ luật sa thải. Nên trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải phải đúng quy định pháp luật. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật sa thải đối với người lao động và ban hành Quyết định xử lý kỷ luật hợp pháp, Quý khách hàng có thể tham khảo bài viết sau đây: Điều kiện để Quyết định xử lý kỷ luật lao động được coi là hợp pháp.

- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Căn cứ để ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp này thường là "đơn xin nghỉ việc" hoặc "hành vi đơn phương của người lao động" khi muốn chấm dứt hợp đồng như tự ý bỏ việc, nghỉ việc mà không có lý do chính đang. Đối với các hành vi đơn phương của người lao động, người sử dụng lao động cần thu thập các chứng cứ cho việc đơn phương này - nếu bỏ việc thì sẽ không có dữ liệu chấm công hoặc không xuất hiện trên camera ghi hình của đơn vị.

- Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật.

- Các trường hợp phải cho người lao động thôi việc do thay đổi thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã. Để Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp này được ban hành hợp pháp, người sử dụng lao động cần lưu ý thực hiện đầy đủ trình tự, thủ tục về việc phải lập hoặc không phải lập phương án sử dụng lao động hợp pháp, hợp lý có sự trao đổi với tổ chức Công đoàn cơ sở hoặc Công đoàn cấp trên trực tiếp. Khi không thể giải quyết được việc làm mới phải chấm dứt hợp đồng lao động.

- Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định.

- Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc. Đối với trường hợp này, để tránh thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, khuyến nghị doanh nghiệp nên tách thử việc sang thành hợp đồng riêng so với hợp đồng lao động.

3. Thời điểm có hiệu lực của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Đây là nội dung quan trọng mà người sử dụng lao động cần lưu ý. Thời điểm có hiệu lực của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động thực chất liên quan tới thời hạn báo trước khi người sử dụng lao động muốn chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thời hiệu xử lý kỷ luật lao động đối với trường hợp sa thải.

Thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng lao động được quy định như sau:

- Đối với trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động quy định tại khoản 1, 2, 4, 5, 6 Điều 34 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động chỉ cần thông báo không bắt buộc phải báo trước và ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động ngay khi sự kiện chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra;

- Trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động do thoả thuận chấm dứt hợp đồng lao động, thời điểm có hiệu lực của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động do các bên thoả thuận, người sử dụng lao động không phải báo trước;

- Trường hợp người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thời điểm có hiệu lực của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động nhanh nhất là sau khi hết thời hạn báo trước. Cụ thể: Đối với hợp đồng không xác định thời hạn, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động sẽ có hiệu lực bắt đầu từ ngày thứ 46 khi hết thời hạn báo trước ít nhất 45 ngày, tương tự với hợp đồng hợp đồng xác định thời hạn cũng như vậy, thời điểm có hiệu lực của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là khi hết thời hạn báo trước 03 ngày hoặc 30 ngày tuỳ theo loại hợp đồng.

- Trường hợp thay đổi cơ cấu công nghệ hoặc vì lý do kinh tế dẫn đến phải cho thôi việc nhiều người lao động, Việc cho thôi việc đối với người lao động chỉ được tiến hành sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động. Thời điểm quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có hiệu lực là ngày thứ 31 sau thời gian thông báo nêu trên.

Thời điểm có hiệu lực của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động khi xử lý kỷ luật sa thải người lao động

Thông thường, thời điểm có hiệu lực của Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đối với trường hợp người lao động bị sa thải có thể cùng ngày với ngày ban hành quyết định xử lý kỷ luật sa thải hoặc sau khi có quyết định xử lý kỷ luật sa thải.

Nói tóm lại, thời điểm có hiệu lực của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tuỳ vào từng căn cứ chấm dứt hợp đồng sẽ khác nhau, doanh nghiêp cần xem xét kỹ lý do chấm dứt hợp đồng lao động dựa theo quy định nào để xác định thời điểm ban hành hoặc thời điểm có hiệu lực của quyết định chấm dứt hợp đồng. Có tình huống doanh nghiệp ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng trước nhưng để thời điểm có hiệu lực sau cũng không sao. Bởi thời điểm có hiệu lực của quyết định mới là thời điểm làm phát sinh hoặc chấm dứt quan hệ lao động => Đó mới là thời điểm mà quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động có bị ảnh hưởng hay không.

4. Các quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động và trách nhiệm của doanh nghiệp

Nội dung này chính là các khoản lương, thưởng, phúc lợi, chế độ mà doanh nghiệp phải giải quyết khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Ngoài ra, nó cũng có thể là các nghĩa vụ mà người lao động phải chịu như bồi thường thiệt hại, hoàn trả chi phí đào tạo,.. và trách nhiệm chi trả cũng như thời hạn giải quyết của doanh nghiệp.Các nội dung liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các khoản phúc lợi, chế độ khác cũng như thời hạn giải quyết người sử dụng lao động cần tuân thủ đúng quy định pháp luật. Vì tính từ thời điểm quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có hiệu lực, người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Bên cạnh đó, đơn vị cần lưu ghi về câu chữ ghi các điều khoản phải thật rõ ràng, đơn nghĩa, tránh trường hợp gây ra bất lợi cho chính bản thân mình.

5. Thẩm quyền ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Đây là một trong các điều kiện khá quan trọng để xác định tính hợp pháp của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Theo quy định tại Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động chính là người có quyền chấm dứt hợp đồng lao động và cũng là người có thẩm quyền ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Người sử dụng lao động được quy định trong Bộ luật lao động như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

2. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 18 Bộ luật lao động năm 2019, ngươi sử dụng lao động có quyền giao kết hợp đồng lao động là :

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

- Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

- Cá nhân trưc tiếp sử dụng lao động.

Nên lưu ý về thẩm quyền chấm dứt hợp đồng lao động, người nào có quyền giao kết hợp đồng lao động (cụ thể là người ký tên trên hợp đồng lao động với người lao động) sẽ có thẩm quyền ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

Trân trọng!