Xử lý tài sản công khi bị mất, bị hủy hoại như thế nào?

Tài sản công là nguồn lực quan trọng bảo đảm cho hoạt động của Nhà nước và phục vụ lợi ích chung của toàn xã hội. Bao gồm từ trụ sở cơ quan, máy móc thiết bị, công trình công cộng, đất đai đến tài sản dự trữ quốc gia..., tài sản công được hình thành từ ngân sách nhà nước hoặc do tổ chức, cá nhân hiến tặng, đóng góp và là cơ sở vật chất thiết yếu cho việc thực hiện các chức năng quản lý nhà nước, cung cấp dịch vụ công và phát triển kinh tế - xã hội. Với vai trò đó, pháp luật Việt Nam đã thiết lập một hệ thống quy định ngày càng chặt chẽ về việc quản lý, sử dụng và xử lý tài sản công, nhằm bảo đảm hiệu quả, minh bạch, chống thất thoát, lãng phí.

1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc xử lý tài sản công

1.1. Cơ sở pháp lý hiện hành

Việc quản lý, sử dụng và xử lý tài sản công (TSC) tại Việt Nam là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt theo các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, công khai và hiệu quả trong việc bảo toàn nguồn lực nhà nước. Đối với trường hợp tài sản công bị mất hoặc hủy hoại, quy trình xử lý không chỉ là thủ tục hành chính mà còn liên quan đến các vấn đề về kế toán, thẩm quyền phân cấp và trách nhiệm vật chất của cán bộ, công chức. Khung pháp lý cơ sở chi phối lĩnh vực này là Luật Quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14, được Quốc hội ban hành, thiết lập các nguyên tắc và cơ chế chung cho mọi hoạt động liên quan đến tài sản công.

Tuy nhiên, văn bản hướng dẫn chi tiết và mang tính cập nhật nhất là Nghị định số 186/2025/NĐ-CP của Chính phủ, quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và dự kiến có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Các quy định về thẩm quyền và trình tự xử lý tài sản khi bị mất, bị hủy hoại đều được cụ thể hóa tại Điều 34 của Nghị định này. Sự thay đổi pháp lý này thể hiện một chính sách quản lý mang tính chiến lược, tập trung vào việc phân cấp mạnh mẽ quyền quyết định xử lý, đòi hỏi các đơn vị cấp dưới phải nâng cao năng lực quản lý hồ sơ và nghiệp vụ kế toán để đáp ứng yêu cầu thẩm định.  

1.2. Định nghĩa và phân loại tài sản công

Tài sản công được hiểu là tài sản thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý. Chúng bao gồm đất đai, tài nguyên, tài sản được hình thành từ ngân sách nhà nước và các nguồn khác theo quy định. Trong bối cảnh xử lý mất mát, sự phân loại quan trọng nhất là dựa trên tính chất kế toán: Tài sản cố định (TSCĐ), có giá trị và thời gian sử dụng theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính áp dụng từ năm tài chính 2023 và tài sản không phải tài sản cố định, thường là công cụ, dụng cụ, vật tư có giá trị nhỏ hơn ngưỡng quy định.

Sự khác biệt này có ý nghĩa pháp lý then chốt, bởi lẽ thẩm quyền quyết định xử lý đối với TSCĐ được phân cấp cụ thể ở cấp cao (Bộ trưởng, Chủ tịch UBND tỉnh), trong khi tài sản không phải TSCĐ thường do cơ quan có tài sản công tự quyết định xử lý. Việc xử lý cũng tùy thuộc vào mục đích tài sản phục vụ: Tài sản công phục vụ mục đích quản lý nhà nước (trụ sở làm việc, xe ô tô chuyên dùng) và tài sản công phục vụ mục đích kinh doanh, hoạt động sự nghiệp.  

1.3. Nguyên tắc cốt lõi khi xử lý tài sản bị mất, hủy hoại

Khi tài sản công bị mất hoặc hủy hoại, các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cốt lõi sau. Nguyên tắc bắt buộc và quan trọng nhất là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm phải xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của các cá nhân hoặc tổ chức liên quan để xảy ra việc tài sản bị mất, bị hủy hoại, và phải được thực hiện trong thời hạn luật định (30 ngày kể từ khi phát hiện). Đây là bước tiền đề không thể thiếu để xem xét các biện pháp xử lý kỷ luật và trách nhiệm bồi thường vật chất sau này.

Nguyên tắc hạch toán kế toán yêu cầu mọi quyết định xử lý phải dựa trên hồ sơ kế toán rõ ràng, bắt buộc phải ghi rõ các thông tin kế toán cơ bản như nguyên giá và giá trị còn lại theo sổ kế toán tại thời điểm xảy ra sự việc. Cuối cùng, nguyên tắc xử lý tối ưu (nguyên tắc kinh tế) nhấn mạnh việc xử lý phải đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả; đối với tài sản bị hư hỏng một phần, việc xử lý ưu tiên sửa chữa để tiếp tục sử dụng, nếu việc sửa chữa được xác định là có hiệu quả. Chỉ khi tài sản không thể sử dụng được hoặc việc sửa chữa không mang lại hiệu quả về mặt kinh tế thì mới tiến hành thủ tục thanh lý.

2. Quy trình xử lý tổng thể khi tài sản công bị mất, bị hủy hoại

2.1. Trình tự xử lý tài sản công khi bị mất, hủy hoại

Quy trình xử lý tài sản công khi bị mất hoặc hủy hoại được thiết lập theo trình tự hành chính rõ ràng nhằm đảm bảo sự thống nhất và kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước về tài sản công (thường là Sở tài chính hoặc Phòng tài chính kế hoạch cấp huyện). Quy trình chuẩn bao gồm hai bước chính, với thời hạn cụ thể được xác định rõ:

Bước 1: Phát hiện, xác định nguyên nhân và lập hồ sơ. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện tài sản công bị mất, bị hủy hoại, cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm, lập 01 bộ hồ sơ đề nghị xử lý, và gửi đến cơ quan quản lý cấp trên (nếu có) để báo cáo cơ quan, người có thẩm quyền quyết định xem xét. Thời hạn 30 ngày này là giới hạn quan trọng để đảm bảo tính kịp thời.

Bước 2: Phẩm định và ra quyết định xử lý. Cơ quan, người có thẩm quyền sẽ xem xét, quyết định xử lý tài sản công trong trường hợp bị mất, bị hủy hoại trong thời hạn giải quyết không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Kết quả của thủ tục này là quyết định xử lý tài sản công trong trường hợp bị mất, bị hủy hoại. Trong thực tiễn tại một số địa phương, thời hạn này có thể được rút ngắn xuống còn 20 ngày làm việc.

2.2. Yêu cầu chi tiết về thành phần hồ sơ hợp lệ

Để đảm bảo hồ sơ được coi là hợp lệ và được xử lý trong thời hạn quy định, đơn vị quản lý tài sản phải chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ với các thành phần bắt buộc. Việc cung cấp Danh mục tài sản bị mất, bị hủy hoại với đầy đủ thông tin về Nguyên giá và Giá trị còn lại theo sổ kế toán là yếu tố quan trọng nhất, vì đây là điểm thường xảy ra sai sót nghiệp vụ nhất.

Quy trình xử lý tài sản công khi bị mất hoặc hủy hoại về bản chất là một nghiệp vụ kế toán xóa sổ tài sản; nếu thông tin tài chính này thiếu chính xác, cơ quan chuyên môn (như Sở Tài chính) sẽ không thể thẩm định mức độ thiệt hại và quyết định xóa sổ một cách hợp pháp. Do đó, sự tham gia của Kế toán trưởng và bộ phận kế toán là bắt buộc và phải được thực hiện khẩn trương trong 30 ngày đầu tiên để đảm bảo hồ sơ đạt tính hợp lệ. Hồ sơ hợp lệ bao gồm:

3. Phân định thẩm quyền quyết định xử lý

3.1. Thẩm quyền quyết định đối với tài sản cố định

Thẩm quyền quyết định xử lý tài sản công khi bị mất, bị hủy hoại được quy định cụ thể tại Điều 34 của Nghị định 186/2025/NĐ-CP, phản ánh cơ chế phân cấp linh hoạt giữa các cấp quản lý. Đối với các tài sản có giá trị lớn và được phân loại là tài sản cố định (TSCĐ), thẩm quyền được phân chia rõ ràng: Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trung ương quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định xử lý đối với tài sản công là TSCĐ tại cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý của bộ hoặc cơ quan trung ương đó.

Tương tự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hoặc phân cấp thẩm quyền quyết định xử lý đối với TSCĐ tại cơ quan nhà nước thuộc phạm vi quản lý của địa phương. Trong thực tế, Chủ tịch UBND tỉnh thường ban hành quyết định phân cấp thẩm quyền chi tiết xuống cấp dưới (ví dụ: cấp huyện hoặc các sở ngành) dựa trên giá trị tài sản (như ngưỡng 500 triệu đồng trở lên/1 đơn vị tài sản). Ngoài ra, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền quyết định xử lý tài sản đối với tài sản do Văn phòng HĐND cấp tỉnh quản lý, sử dụng.

3.2. Thẩm quyền của cơ quan được giao quản lý, sử dụng tài sản 

Cơ quan được giao quản lý, sử dụng tài sản (tức là đơn vị trực tiếp có tài sản bị mất, hủy hoại) có thẩm quyền quyết định xử lý đối với Tài sản cố định theo thẩm quyền đã được cấp trên phân cấp cụ thể, và tự quyết định xử lý đối với Tài sản không phải là tài sản cố định, do đây thường là tài sản có giá trị nhỏ.

Cơ chế phân cấp này mặc dù giúp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính, nhưng cũng đồng thời làm tăng rủi ro quản lý và giám sát , đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên phải có cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ các Quyết định phân cấp này để đảm bảo tính đồng bộ. Dưới đây là bảng so sánh thẩm quyền quyết định xử lý tài sản công theo Điều 34 Nghị định 186/2025/NĐ-CP:

4. Xử lý kỹ đối với tài sản bị hư hỏng/mất một phần

4.1. Nguyên tắc xử lý khi tài sản bị thiệt hại một phần

Một trong những điểm phức tạp nhất trong nghiệp vụ quản lý là xử lý tài sản công bị thiệt hại không toàn bộ (mất một phần, hủy hoại một phần). Quy định hiện hành cho phép xử lý linh hoạt hơn cho các trường hợp này. Điều 34 Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định rõ ràng rằng tài sản công bị mất một phần hoặc bị hủy hoại một phần không phải thực hiện thủ tục quyết định xử lý tài sản.

Thay vào đó, trách nhiệm được giao cho cơ quan được giao quản lý, sử dụng tài sản để tự xác định nguyên nhân, trách nhiệm và đưa ra quyết định xử lý dựa trên khả năng tiếp tục sử dụng. Có hai hướng xử lý chính: Hướng a là sửa chữa và tiếp tục sử dụng (nếu hiệu quả), hoặc Hướng b là chuyển sang trình tự thanh lý (nếu sửa chữa không hiệu quả).

4.2. Biện pháp xử lý và hạch toán kế toán

Nếu tài sản vẫn có thể tiếp tục sử dụng hoặc sửa chữa để tiếp tục sử dụng (Hướng a), cơ quan quản lý tài sản phải Xác định trách nhiệm căn cứ vào kết quả xác định nguyên nhân, trách nhiệm để xảy ra mất mát/hủy hoại một phần, và thực hiện điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định để hạch toán theo hướng dẫn của Bộ tài chính. Việc điều chỉnh này phản ánh giá trị tài sản đã bị giảm do thiệt hại. Nếu cần sửa chữa, đối với các công trình có giá trị lớn, cần tuân thủ quy định pháp luật về đấu thầu công khai để lựa chọn nhà thầu, đảm bảo tính minh bạch trong việc sử dụng ngân sách công.

Tuy nhiên, nếu tài sản công bị mất một phần, hủy hoại một phần mà không thể sử dụng được hoặc việc sửa chữa không hiệu quả (Hướng b), cơ quan có tài sản công phải thực hiện trình tự, thủ tục thanh lý đối với phần tài sản đó. Việc pháp luật sử dụng thuật ngữ định tính "sửa chữa không hiệu quả" là một thách thách lớn, bởi hiện tại chưa có tiêu chí định lượng thống nhất cấp quốc gia để xác định tính hiệu quả. Sự thiếu hụt tiêu chí định lượng này tạo ra rủi ro pháp lý và kiểm toán cho người đứng đầu đơn vị khi quyết định chuyển sang thanh lý. Khi chuyển sang quy trình thanh lý, đơn vị cần tuân thủ các bước nghiệp vụ sau: lập đề nghị thanh lý, thành lập hội đồng thanh lý, thực hiện thanh lý và lập Biên bản theo mẫu quy định và cuối cùng là hạch toán và thuế. Kể từ thời điểm TSCĐ được ghi giảm trên sổ sách kế toán, đơn vị phải ngừng trích khấu hao cho tài sản đó, đồng thời phải kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) và tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với thu nhập từ việc bán phế liệu theo quy định.  

5. Trách nhiệm pháp lý và bồi thường thiệt hại

5.1. Căn cứ phát sinh trách nhiệm vật chất 

Việc tài sản công bị mất hoặc hủy hoại thường dẫn đến việc xem xét trách nhiệm pháp lý đối với cán bộ, công chức (CBCC) được giao quản lý, bao gồm xử lý kỷ luật và trách nhiệm bồi thường vật chất. Trách nhiệm bồi thường vật chất là trách nhiệm bồi thường bằng tiền của CBCC cho cơ quan, tổ chức, đơn vị bị thiệt hại về tài sản do lỗi của họ gây ra. Cán bộ, công chức gây thiệt hại phải bồi thường thiệt hại theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền, căn cứ vào Nghị định 118/2006/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Hội đồng xử lý trách nhiệm vật chất được thành lập để họp và kiến nghị mức bồi thường và phương thức bồi thường thiệt hại vật chất; nếu có nhiều CBCC cùng gây thiệt hại mà không xác định được mức độ vi phạm của từng người thì mức bồi thường được chia đều. Đối với trường hợp tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn còn giá trị sử dụng thực tế, Hội đồng sẽ căn cứ vào giá trị thực tế tại thời điểm xảy ra hư hỏng, mất mát, thiệt hại để kiến nghị mức bồi thường.

Về phương thức bồi thường, nếu CBCC không đủ khả năng bồi thường một lần, họ có thể bị trừ tối đa 20% tiền lương hàng tháng cho đến khi bồi thường đủ theo quyết định của người có thẩm quyền. Song song với trách nhiệm vật chất, CBCC gây thất thoát tài sản công do lỗi còn có thể phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định, ví dụ như Nghị định 172/2025/NĐ-CP quy định về xử lý kỷ luật cán bộ, công chức.  

5.2. Các trường hợp miễn trừ trách nhiệm bồi thường

Cán bộ công chức hoặc đơn vị quản lý tài sản có thể được miễn hoặc giảm nhẹ trách nhiệm bồi thường nếu chứng minh được thiệt hại xảy ra do các yếu tố khách quan không thể kiểm soát. Theo Điều 585 Bộ luật Dân sự 2015, người gây thiệt hại không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp thiệt hại phát sinh là do sự kiện bất khả kháng (sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước được và không thể khắc phục được) hoặc hoàn toàn do lỗi của bên bị thiệt hại.

Đối với người thi hành công vụ, việc miễn trách nhiệm còn được xem xét theo các quy định của Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước 2017, đặc biệt trong các tình huống phát sinh do sự kiện bất khả kháng hoặc tình thế cấp thiết, khi người thi hành công vụ muốn tránh một nguy cơ đang thực tế đe dọa trực tiếp lợi ích của Nhà nước mà phải hành động gây ra một thiệt hại nhỏ hơn thiệt hại cần ngăn chặn. Các yếu tố khách quan khác như thiên tai, chiến tranh, bạo động, hoặc hành động xâm phạm trật tự công cộng cũng có thể được xem xét miễn trách nhiệm.

6. Kết luận

Quy trình xử lý tài sản công khi bị mất, bị hủy hoại theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 và Nghị định 186/2025/NĐ-CP đã tạo ra một khung pháp lý chi tiết, nổi bật là chính sách phân cấp thẩm quyền mạnh mẽ, giúp đẩy nhanh tốc độ giải quyết thủ tục. Tuy nhiên, việc thực thi hiệu quả quy trình này đòi hỏi sự chính xác cao về mặt nghiệp vụ kế toán và quản lý rủi ro pháp lý. Các kết luận trọng tâm bao gồm: Tính cập nhật của văn bản pháp luật là tuyệt đối, theo đó mọi quy trình xử lý phải dựa trên Nghị định 186/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 01/07/2025), đặc biệt là Điều 34 quy định về thẩm quyền xử lý, thể hiện rõ xu hướng phân cấp quản lý đối với tài sản cố định. Yêu cầu nghiệp vụ kế toán bắt buộc là yếu tố quyết định tính hợp lệ của hồ sơ đề nghị xử lý, cụ thể là tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán (nguyên giá và giá trị còn lại theo sổ kế toán); sai sót ở giai đoạn lập Danh mục tài sản sẽ làm trì hoãn toàn bộ quy trình. Đối với xử lý tài sản thiệt hại một phần, quy trình được đơn giản hóa và chuyển sang hướng xử lý nội bộ bao gồm điều chỉnh nguyên giá hoặc thanh lý nếu việc sửa chữa không hiệu quả.  

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.