Thưa luật sư, xin luật sư cho biết công ty hoãn thanh toán lương cho nhân viên khi nhân viên chưa cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân theo yêu cầu của công ty thì có vi phạm pháp luật không ạ? Trường hợp có vi phạm thì hành vi này có thể bị phạt hành chính bao nhiêu tiền? Mong nhận được phản hồi từ luật sư. 

Người hỏi: Quỳnh Hoa - Thái Nguyên

 

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi thắc mắc đến bộ phận tư vấn pháp luật lao động công ty Luật Minh Khuê. Câu hỏi của bạn chúng tôi nghiên cứu và giải đáp như sau:

 

1. Cơ sở pháp lý về than toán tiền lương

- Bộ luật lao động 2019

- Nghi định 145/2020/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

- Nghị định 12/2022/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

- Thông tư 22/2015/TT-NHNN

- Thông tư 04/2016/TT-NHNN

 

2. Hoãn thanh toán lương cho nhân viên có vi phạm không ?

 

2.1. Những thông tin nào người lao động phải cung cấp ?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Bộ luật lao động 2019: Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Theo quy định này, những thông tin trên được yêu cầu cung cấp nhằm mục đích phục vụ giao kết hợp đồng lao động.

Về cung cấp thông tin liên quan đến việc thanh toán lương:

Điều 94 Bộ luật lao động 2019 quy định: Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Về hình thức trả lương thì tại Điều 96 quy định:

"Lương được trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng".

Như vậy, liên quan đến việc thanh toán lương, nếu công ty và người lao động đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động về việc công ty sẽ thanh toán tiền lương thông qua chuyển khoản thì công ty có quyền yêu cầu người lao động cung cấp thêm thông tin về tài khoản ngân hàng để nhận tiền lương.

Bên cạnh đó, liên quan đến vấn đề thanh toán lương cho người lao động còn vấn đề khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Ở khía cạnh này tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

"Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhận trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập".

Theo đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương của người lao động để nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền trước khi thanh toán tiền lương cho người lao động. Do đó, để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, về mặt nguyên tắc, người lao động phải đăng ký, cung cấp thông tin những người phụ thuộc và mã số thuế cá nhân của người lao động để được giảm trừ thuế theo quy định.

Tuy nhiên, nếu người lao động không cung cấp đầy đủ thông tin của những người phụ thuộc (nếu có) để được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại thời điểm thanh toán lương thì người sử dụng lao động vẫn phải khấu trừ một khoản thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương của người lao động mà không tính đến giảm trừ người phụ thuộc để có thể thanh toán tiền lương cho người lao động và nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng thỏa thuận và thời hạn quy định. Ngoài ra, pháp luật về thuế thu nhập cá nhân chưa có quy định cụ thể nào cho phép hoãn khấu trừ thuế  thu nhập cá nhân vì lý do người lao động chưa cung cấp đầy đủ thông tin về người phụ thuộc và mã số thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Từ những phân tích trên, có thể nhận thấy, những thông tin người lao động cần thiết phải cung cấp cho người lao động liên quan đến thanh toán lương gồm: Số tài khoản ngân hàng (trường hợp thỏa thuận trả lương qua chuyển khoản) và thông tin phục vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

 

2.2. Người sử dụng lao động được chậm thanh toán lương cho người lao động khi nào?

Theo quy định tại Điều 97 Bộ luật lao động:

"Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương".

Theo đó, theo nguyên tắc của Bộ luật lao động thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn. Việc chậm trả lương chỉ được xem xét trong một số trường hợp bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn không thể trả lương đúng hạn. Và việc chậm trả lương trong các trường hợp này cũng không được quả 30 ngày và người sử dụng lao động phải trả thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi tính trên số tiền trả chậm theo quy định trích dẫn trên nếu thời gian trả lương chậm từ 15 ngày trở lên.

 

2.3. Hoãn thanh toán lương vì người lao động chưa cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân có vi phạm?

Từ phân tích ở các mục 2.1 và 2.2 ta thấy răng, ngoại trừ lý do người lao động chưa cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng để người sử dụng lao động thanh toán tiền lương, người sử dụng lao động không được quyền trì hoãn việc thanh toán tiền lương cho người lao động vì lý do người lao động chưa cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân.

Nếu công ty có hành vi như vậy, thì người lao động có quyền yêu cầu công ty thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, người lao động có thể khiếu nại hành vi vi phạm này tới cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền. Trong trường hợp này, công ty có thể bị xử phạt hành chính vì hành vi trả lương không đúng hạn với các mức phạt theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể:

- Từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Từ 20 tiệu đồng đến 30 triệu đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định này thì mức phạt tiền đối với công ty sẽ gấp đôi mức phạt nêu trên.

Đồng thời, công ty sẽ bị áp dụng biện pháp khắc phuvj hậu quả đó là buộc phải trả đủ tiền lương cộng vớ khoản tiền lãi của số tiền lượng chậm trả cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại công bố tại thời điểm xử phạt vi pham.

 

3. Công ty có phải thanh toán tiền lương những ngày phép không ?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: thời gian nghỉ việc không hưởng lương của người lao động mà được người sử dụng lao động đồng ý cộng dồng không quá 01 tháng, sẽ được xem là thời gian làm việc của người lao động để tính số ngày nghỉ hằng năm. Theo đó, thời gian này được hiểu là thời gian người lao động nghỉ việc không hưởng lương mà người sử dụng lao động đã đồng ý cho người lao động nghỉ trước đó. Do đó, khi tính số ngày nghỉ hằng năm cho người lao động, người sử dụng lao động phải cộng thời gian người lao động nghỉ việc không hưởng lương nói trên vào thời gian làm việc thực tế của người lao động để làm cơ sở tính số ngày nghỉ hằng năm cho người lao động.

Như vậy, khi người lao động thôi việc, ngoài các khoản phải chi trả theo quy định của Bộ luật lao động, người sử dụng lao động còn phải trả tiền lương cho những ngày nghỉ hằng năm mà người lao động chưa nghỉ. Trong đó, số ngày nghỉ hằng năm sẽ được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế của người lao động cộng với thời gian nghỉ việc khoogn hưởng lương mà người lao động đã thỏa thuận với người sử dụng lao động, cộng dồn không quá 01 tháng.

 

4. Có được trả lương cho người lao động bằng séc không?

4.1. Séc là gì?

Theo quy định về ngoại hối, séc là loại giấy tờ có giá do người ký phát lập, ra lệnh cho người bị ký phát trích một số tiền nhất định từ tài khoản thanh toán của mình để thanh toán cho người thụ hưởng (khoản 1 Điều 3 Thông tư 22/2015/TT-NHNN).

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 04/2016/TT-NHNN:

"Giấy tờ có giá là bằng chứng xác nhận nghĩa vụ trả nợ giữa tổ chức phát hành giấy tờ có giá với người sở hữu giấy tờ có giá trong một thời hạn nhất định, điều kiện trả lãi và các điều kiện khác".

Giấy tờ có giá bao gồm: cổ phiếu, trái phiếu, hối phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu, chứng chỉ tiền gửi, séc, chứng chỉ quỹ, giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật, giá trị được thành tiền và được phép giao dịch. 

Từ những căn cứ trên, séc được xem là một công cụ thanh toán chứ không phải phương thức thanh toán, đồng thời thì séc không được xem là tiền mặt.

 

4.2. Không được thanh toán lương bằng séc

Trong khi đó, theo quy định của Bộ luật lao động người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận về hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tai ngân hàng (Điều 96).

Như vậy, công ty không được trả lương cho người lao động bằng séc.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về một số vấn đề pháp luật lao động. Bạn đọc có bất cứ vướng mắc pháp lý nào trong lĩnh vực lao động vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua tổng đài 24/7: 1900 6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!

Luật Minh Khuê (Tổng hợp và phân tích)