1. Khái quát về Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài

Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài được ký ngày 18/3/1970 và có hiệu lực từ ngày 7/10/1972. Công ước này để ngỏ cho cho các nước gia nhập. Theo đó, việc gia nhập Công ước này là hoàn toàn tự nguyện, không phải là nghĩa vụ của các nước thành viên Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế. Đồng thời, các nước chưa phải là thành viên của Hội nghị này cũng có quyền gia nhập Công ước. Chính sách này được áp dụng cho toàn bộ các công ước của Hội nghị mà không giới hạn trong một công ước riêng biệt nào. Hiện nay, trong số các nước thành viên Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài, thì có 5 nước thành viên chưa gia nhập Hội nghị La Hay.

Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài thay thế các quy định từ Điều 8 đến Điều 16 của Công ước về tố tụng dân sự năm 1905 (sửa đổi, bổ sung năm 1954).

Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài gồm có 03 Chương với 42 Điều. Chương I (từ Điều 1 đến Điều 14) quy định về Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ; Chương II (từ Điều 15 đến Điều 22) quy định về việc thu thập chứng cứ của viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự và người được bổ nhiệm/ủy quyền thu thập chứng cứ; Chương III (từ Điều 23 đến Điều 42) là những quy định chung của Công ước.

2. Mục đích ban hành, phạm vi áp dụng của Công ước

Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài hướng tới việc xác lập được nhiều cách thức hợp tác thu thập chứng cứ để giải quyết các tranh chấp dân sự hoặc thương mại tại cơ quan tư pháp/Tòa án các nước thành viên Công ước. Công ước quy định nhiều phương thức để hài hòa hóa sự khác nhau giữa pháp luật dân sự (civil law) và thông luật (common law) về thu thập chứng cứ. Theo đó, các nước theo hệ thống pháp luật dân sự, thì việc thu thập chứng cứ chủ yếu do Tòa án tiến hành trong khi tại các nước thông luật thì nghĩa vụ thu thập chứng cứ thuộc về đương sự.

Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài chỉ được áp dụng đối với các thành viên Công ước. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Công ước không tự động có hiệu lực giữa hai nước thành viên nếu một nước thành viên phản đối việc gia nhập Công ước của nước thành viên còn lại. Ví dụ: nước A gia nhập hoặc phê chuẩn để gia nhập Công ước trước nước B. Nếu nước thành viên A đưa ra tuyên bố phản đối việc gia nhập của nước B, thì Công ước không có hiệu lực giữa nước A và nước B. Mặc dù vậy, Công ước vẫn có hiệu lực giữa nước B với các nước thành viên khác của Công ước không phản đối sự gia nhập của nước B.

3. Các phương thức thu thập chứng cứ

Công ước quy định hai phương thức thu thập chứng cứ:

- Thu thập chứng cứ bằng Văn bản yêu cầu (quy định tại Chương I của Công ước);

 - Thu thập chứng cứ bởi viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hoặc người được bổ nhiệm/ủy quyền (Chương II của Công ước).

Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ theo quy định tại Chương I của Công ước thường được sử dụng để lấy lời khai của đương sự, người làm chứng hoặc ý kiến của chuyên gia hoặc để bảo đảm tính xác thực các tài liệu hoặc xác minh tài sản (bất động sản hoặc động sản). Trên thực tế, văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ thường được sử dụng để thu thập lời khai có tuyên thệ, tài liệu bằng văn bản hoặc ý kiến phản hồi của đương sự này đối với ý kiến của đương sự khác trong vụ án được giải quyết tại một nước thành viên Công ước.

Trong khi đó, các loại chứng cứ được thu thập bởi cơ quan ngoại giao, lãnh sự hoặc người được bổ nhiệm/ủy quyền theo quy định tại Chương II của Công ước sẽ không bị hạn chế trừ trường hợp việc thu thập chứng cứ đó trái với quy định của nước tiếp nhận (nước nơi chứng cứ được thu thập) hoặc trái với phạm vi nhiệm vụ/phạm vi ủy quyền của người được bổ nhiệm/ủy quyền thu thập chứng cứ.

4. Thu thập chứng cứ bằng Văn bản yêu cầu (Chương I Công ước)

4.1. Khái niệm “dân sự hoặc thương mại” trong mục đích thu thập chứng cứ

Điều 1 Công ước thu thập chứng cứ cho phép khi giải quyết vụ án liên quan đến lĩnh vực dân sự hoặc thương mại, cơ quan tư pháp của một nước thành viên Công ước có thể gửi yêu cầu bằng văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước thành viên khác (của Công ước này) tiến hành thu thập chứng cứ hoặc “Thực hiện một số hoạt động tố tụng”. Tuy nhiên, quy định này không cho phép sử dụng Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ mà chứng cứ đó không phục vụ cho mục đích giải quyết vụ việc tại Tòa án trong các trường hợp: (i) Tòa án đang giải quyết vụ việc; (ii) Tòa án đã thụ lý vụ việc; (iii) Đơn khởi kiện sẽ được nộp tại Tòa án.

Như vậy, việc thu thập chứng cứ chỉ được thực hiện theo yêu cầu thu thập chứng cứ bằng văn bản nếu đáp ứng được các điều kiện sau đây:

- Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ phải do cơ quan tư pháp/tòa án của một nước thành viên Công ước ban hành để yêu cầu thu thập chứng cứ hoặc thực hiện một số hoạt động tố tụng trên lãnh thổ nước thành viên Công ước khác;

- Yêu cầu đó liên quan đến vụ việc dân sự hoặc thương mại;

- Yêu cầu đó nhằm có được chứng cứ để giải quyết vụ việc tại Tòa án trong các trường hợp: Tòa án đang giải quyết vụ việc; Tòa án đã thụ lý vụ việc; và việc khởi kiện vụ án đã được dự tính thực hiện.

Như vậy, theo quy định nêu trên, thì Công ước này áp dụng cho việc thu thập chứng cứ  và chỉ liên quan trực tiếp đến vấn đề dân sự hoặc thương mại. Do đó, nếu văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ để phục vụ giải quyết vụ việc nhưng không liên quan đến vấn đề dân sự hoặc thương mại thì có thể bị nước được yêu cầu thu thập chứng cứ từ chối thực hiện với lý do yêu cầu đó không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước. Tuy nhiên, Công ước không đưa ra định nghĩa hoặc giải thích thế nào là “dân sự hoặc thương mại”. Vì vậy, các nước thành viên có xu hướng giải thích khác nhau khái niệm “dân sự hoặc thương mại”. Cụ thể, các nước thuộc hệ thống thông luật thì có xu hướng giải thích khái niệm này theo hướng rộng, bao gồm các vấn đề không liên quan đến hình sự, tố tụng hình sự; trong khi đó, các nước thuộc hệ thống dân luật lại thiên về giải thích theo hướng hẹp hơn và phân biệt theo hướng luật công và luật tư.  Nguyên nhân chính của tình trạng trên xuất phát từ việc dù có nhiều Công ước của Hội nghị La Hay được soạn thảo, thông qua để giải quyết các vấn đề phát sinh từ hoạt động tố tụng dân sự xuyên quốc gia như Công ước về thủ tục tố tụng dân sự năm 1905 sửa đổi, bổ sung năm 1954, Công ước tống đạt giấy tờ năm 1965, Công ước thỏa thuận lựa chọn Tòa án năm 2005, Công ước thu thập chứng cứ năm 1970 nhưng tất cả các công ước này không đưa ra định nghĩa thế nào là “dân sự hoặc thương mại”. Để hỗ trợ các nước thành viên Công ước, Ủy ban đặc biệt của Hội nghị La Hay tại phiên họp năm 2014 đã có hướng dẫn giải thích khái niệm “dân sự hoặc thương mại” theo hướng sau đây:

- Khái niệm “dân sự hoặc thương mại” nên được giải thích theo hướng độc lập, không dựa trên pháp luật nước yêu cầu thu thập chứng cứ hoặc pháp luật nước được yêu cầu thu thập chứng cứ. Cùng với đó, khái niệm này cũng cần được giải thích theo một phạm vi rộng, bởi lẽ Công ước không có bất kỳ một quy định nào hạn chế hoặc không áp dụng đối với những trường hợp cụ thể được coi là không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước. Vì vậy, khi xác định phạm vi “dân sự hoặc thương mại” của yêu cầu thu thập chứng cứ thì cần căn cứ vào bản chất quan hệ pháp luật phát sinh vụ kiện hơn là căn cứ vào chủ thể đưa ra yêu cầu thu thập chứng cứ (đương sự, cơ quan tư pháp/tòa án cụ thể đưa ra yêu cầu).

-  Khái niệm “dân sự hoặc thương mại” nên được giải thích tương tự như khi giải thích về khái niệm này trong Công ước tống đạt giấy tờ năm 1965.

- Các quan hệ pháp luật sau đây được nhiều nước thành viên Công ước chấp nhận là quan hệ pháp luật dân sự hoặc thương mại: bảo hiểm; hợp đồng lao động; bảo vệ người tiêu dùng; hôn nhân và gia đình, hộ tịch; hạn chế độc quyền, cạnh tranh không công bằng, sở hữu trí tuệ.

- Quan hệ pháp luật hình sự không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước này. Tuy nhiên, nhiều nước thành viên Công ước chấp nhận yêu cầu thu thập chứng cứ để giải quyết vụ kiện dân sự của cá nhân đòi bồi thường thiệt hại xuất phát từ trách nhiệm hình sự. Bên cạnh đó, đa số các nước không chấp nhận yêu cầu thu thập chứng cứ liên quan đến tài sản phạm tội mà có trong vụ án hình sự là yêu cầu về “dân sự hoặc thương mại”.

- Đối với các quan hệ pháp luật về thuế, hải quan, an sinh xã hội, chứng khoán, thì tồn tại hai quan điểm khác nhau giữa các nước thành viên Công ước; theo đó, một loại quan điểm thì cho rằng các quan hệ pháp luật nêu trên thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước; ngược lại, loại quan điểm còn lại thì cho rằng không phải là quan hệ pháp luật “dân sự hoặc thương mại”. Về vấn đề này, Ủy ban thường trực Hội nghị La Hay cho rằng các nước thành viên của Công ước nên cố gắng áp dụng Công ước đến mức cao nhất có thể để giải quyết. Trong trường hợp nước thành viên được yêu cầu thu thập chứng cứ cho rằng các quan hệ pháp luật này không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước, thì nên thông báo cho nước yêu cầu thu thập chứng cứ về các phương thức thu thập chứng cứ khác đang được áp dụng cũng như khả năng giải quyết bằng đàm phán, ký, gia nhập điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương về tố tụng hành chính, hình sự, hải quan và thuế.

Cùng với đó, Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài cũng không định nghĩa thế nào là yêu cầu “Thực hiện một số hoạt động tư pháp khác”. Thay vào đó, tại đoạn 3 Điều 1, Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài quy định yêu cầu tống đạt văn bản tư pháp hoặc ngoài tư pháp hoặc yêu cầu thực hiện các hoạt động để bảo đảm cho tiến trình thực thi hoặc công nhận bản án, quyết định của Tòa án cũng như các quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời không phải là yêu cầu “thực hiện một số hoạt động tư pháp khác” quy định tại đoạn 1 Điều 1 Công ước. Quy định này được xây dựng để nhằm hạn chế việc áp dụng không đúng quy định của Công ước; theo đó, việc tống đạt văn bản tư pháp và ngoài tư pháp cần được thực hiện theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ cũng như các yêu cầu nhằm thực hiện việc công nhận và cho thi hành bản án của Tòa án nước ngoài phải thực hiện theo quy định của Công ước La Hay công nhận và cho thi hành bản án của Tòa án nước ngoài.

Cũng cần phải lưu ý rằng “một số hoạt động tư pháp khác” quy định tại đoạn 1 Điều 1 Công ước phải là hoạt động thực hiện thẩm quyền của Tòa án. Do đó, yêu cầu thu thập chứng cứ để phục vụ hoạt động hòa giải, thương lượng ngoài Tòa án sẽ không được coi là “thực hiện một số hoạt động tư pháp khác” quy định tại đoạn 1 Điều 1 Công ước và sẽ bị nước được yêu cầu từ chối thực hiện theo quy định tại Điều 12 (a) Công ước.

Ngoài ra, đoạn 2 Điều 1 của Công ước nghiêm cấm việc sử dụng văn bản yêu cầu thu thập chứng để thu thập những chứng cứ mà những chứng cứ đó không phục vụ một trong các trường hợp sau đây: (i) Vụ việc đang được Tòa án giải quyết; (ii) Vụ việc đã được Tòa án thụ lý; (iii) Đơn khởi kiện sẽ được nộp tại Tòa án.

Quy định này của Công ước được đặt ra nhằm ngăn chặn việc thu thập chứng cứ để sử dụng cho mục đích khác với mục đích giải quyết tranh chấp tại Tòa án. Trên thực tế, quy định “đơn khởi kiện sẽ được nộp tại Tòa án” tại đoạn 2 Điều 1 của Công ước được xây dựng để “công ước hóa” một thủ tục tố tụng “Perpetuation of testimony” thường có trong tố tụng dân sự của các nước thông luật; theo đó, thủ tục này nhằm giải quyết trường hợp cần phải thu thập lời khai của những người mà trong tương lai người này khó có khả năng xuất hiện trước Tòa án trong một vụ kiện cụ thể.

Ví dụ: trường hợp người làm chứng đang chuẩn bị đi ra nước ngoài mà không quay trở lại nước nơi họ cư trú hoặc có mặt trước khi ra nước ngoài hoặc người đó có khả năng sắp chết và lời khai của họ rất quan trọng cho việc khởi kiện, giải quyết vụ án trong tương lai. Do đó, quy định tại đoạn 2 Điều 1 của Công ước được thiết để Tòa án sử dụng văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ với mục đích thu thập lời khai của những người nêu trên trước khi đương sự khởi kiện vụ án tại Tòa án mà không nhất thiết đòi hỏi vụ án đã được Tòa án thụ lý hoặc đang được Tòa án giải quyết.

4.2. Thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ

Để thực hiện việc nhận văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ, Điều 2 của Công ước yêu cầu mỗi nước thành viên Công ước chỉ định một cơ quan trung ương có thẩm quyền tiếp nhận yêu cầu đó và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền trong nước để thực hiện. Việc chỉ định cơ quan trung ương có thẩm quyền tiếp nhận văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ được thực hiện theo quy định nội luật của từng nước thành viên Công ước. Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ được gửi trực tiếp đến cơ quan trung ương có thẩm quyền của nước được yêu cầu thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, Công ước không quy định cách thức gửi yêu cầu thu thập chứng cứ. Trên thực tiễn, yêu cầu này thường được gửi bằng hình thức dịch vụ bưu chính bảo đảm do hệ thống bưu chính quốc gia hoặc các công ty bưu chính tư nhân cung cấp. Một số nước chấp nhận việc gửi yêu cầu thu thập chứng cứ bằng email và/hoặc bằng fax trong khi nước khác chỉ chấp nhận việc gửi văn bản này bằng phương thức điện tử nếu sau đó văn bản phải được gửi chính thức bằng đường bưu chính.

Sau khi chấp nhận yêu cầu thu thập chứng cứ, theo quy định tại Điều 9 của Công ước, thì yêu cầu đó sẽ được thực hiện bởi cơ quan tư pháp có thẩm quyền được quy định trong luật pháp nước được yêu cầu thu thập chứng cứ. Tại đa số các nước, thì yêu cầu thu thập chứng cứ được thẩm phán, quan tòa (magistrate) hoặc nhân viên tòa án thực hiện. Trong khi đó, tại một số nước thuộc hệ thống thông luật, thì yêu cầu thu thập chứng cứ được tiến hành bởi người được Tòa án bổ nhiệm/ủy quyền. Bởi lẽ, tại các nước này, thì Tòa án không có thẩm quyền thu thập chứng cứ; chứng cứ phải do đương sự và người đại diện của họ cung cấp cho Tòa án. Cùng với đó, Điều 9 và Điều 10 Công ước quy định việc thu thập chứng cứ được tiến hành theo quy định của pháp luật nước được yêu cầu. Theo đó, việc thu thập chứng cứ được tiến hành theo các phương pháp, trình tự, thủ tục được áp dụng như trong các vụ án không có yếu tố nước ngoài được giải quyết tại nước được yêu cầu thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, Công ước cũng quy định việc thực hiện thu thập chứng cứ theo phương pháp hoặc thủ tục đặc biệt có thể được chấp nhận, trừ trường hợp trái quy định của luật nước được yêu cầu hoặc không thể thực hiện được vì lý do thực tiễn thi hành và thủ tục thực hiện hoặc vì lý do khó khăn phát sinh từ thực tiễn.

4.3. Sự có mặt của các đương sự, người đại diện của các đương sự, nhân viên Tòa án nước yêu cầu thu thập chứng cứ

Về vấn đề này, Công ước có các quy định cho phép sự có mặt của đương sự, người đại diện của các đương sự, nhân viên Tòa án tại nơi thực hiện thu thập chứng cứ. Cụ thể, Điều 7 Công ước quy định nước yêu cầu thu thập chứng cứ có quyền yêu cầu nước được yêu cầu thu thập chứng cứ cho phép các đương sự, người đại diện của họ, nhân viên Tòa án nước yêu cầu có mặt tại địa điểm thu thập chứng cứ. Yêu cầu này cần ghi rõ trong Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ. Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền của nước yêu cầu thu thập chứng cứ phải được thông báo thời gian, địa điểm nơi thực hiện việc thu thập chứng cứ để bảo đảm các đương sự và người đại diện của họ (nếu có) có thể có mặt. Thông tin về thời gian, địa điểm nói trên cũng cần được gửi trực tiếp cho các đương sự và người đại diện của họ (nếu có) theo đề nghị của nước yêu cầu thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, Công ước cũng quy định bất kỳ nước thành viên nào của Công ước này cũng có thể đưa ra tuyên bố rằng các nhân viên của Tòa án nước yêu cầu thu thập chứng cứ chỉ có thể có mặt tại địa điểm thực hiện việc thu thập chứng cứ nếu có sự chấp thuận trước của cơ quan có thẩm quyền của nước thành viên đưa ra tuyên bố nêu trên.

4.4. Từ chối cung cấp chứng cứ, từ chối thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ

Để bảo vệ quyền của cá nhân được yêu cầu cung cấp chứng cứ, Công ước có quy định cho phép người này từ chối thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ. Điều 11 Công ước quy định việc từ chối có thể phát sinh trong các trường hợp người được yêu cầu cung cấp chứng cứ có đặc quyền miễn trừ hoặc có nghĩa vụ phải từ chối theo quy định của luật nước thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ hoặc theo luật của nước yêu cầu thu thập chứng cứ và đặc quyền miễn trừ hoặc nghĩa vụ từ chối được nêu rõ trong văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ hoặc được xác nhận bởi nước yêu cầu theo đề nghị của nước được yêu cầu thu thập chứng cứ.

Cùng với đó, Công ước cũng đặt ra một số điều kiện về việc nước được yêu cầu thu thập chứng cứ có quyền từ chối thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ. Điều 12 Công ước quy định yêu cầu thu thập chứng cứ có thể bị từ chối thực hiện nếu việc thực hiện thu thập chứng cứ đó không thuộc thẩm quyền của cơ quan tư pháp/Tòa án hoặc nước được yêu cầu thu thấp chứng cứ cho rằng việc thực hiện yêu cầu có thể xâm phạm đến chủ quyền hoặc an ninh quốc gia nước đó. Tuy nhiên, Công ước cũng quy định nước được yêu cầu thu thập chứng cứ không được từ chối thực hiện nếu chỉ dựa vào lý do duy nhất là theo quy định nội luật của nước đó thì vụ kiện thuộc thẩm quyền riêng biệt của Tòa án nước đó hoặc pháp luật của nước đó không thừa nhận quyền khởi kiện của đương sự tại Tòa án nước ngoài đối với vụ án đó.

Bên cạnh đó, Điều 23 Công ước cũng có quy định về việc một nước thành viên khi ký, phê chuẩn, gia nhập Công ước này có thể tuyên bố về việc nước đó sẽ không thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ của nước khác nếu xét thấy mục đích của yêu cầu đó là để thu thập các tài liệu, văn bản phát sinh từ “Thủ tục tố tụng tìm kiếm chứng cứ trước khi mở phiên tòa” tại các nước thông luật để giải quyết vụ kiện.

4.5. Chi phí thực hiện thu thập chứng cứ

Đối với vấn đề chi phí thu thập chứng cứ, Điều 14 Công ước quy định nước được yêu cầu sẽ không thu chi phí, kể cả tiền thuế phát sinh từ chi phí thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, nước được yêu cầu thu thập chứng cứ có quyền yêu cầu nước yêu cầu thu thập chứng cứ phải thanh toán lại các chi phí đã trả cho chuyên gia và phiên dịch cũng như chi phí thực hiện thu thập chứng cứ theo thủ tục đặc biệt mà nước gửi yêu cầu thu thập chứng cứ đề nghị. Bên cạnh đó, Điều 14 Công ước cũng quy định trong trường hợp theo pháp luật nước được yêu cầu thu thập chứng cứ, thì đương sự có nghĩa vụ thu thập chứng cứ để cung cấp, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của mình và cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu thu thập chứng cứ không có khả năng tự mình thực hiện yêu cầu đó, thì với sự đồng ý trước của nước yêu cầu, nước được yêu cầu sẽ bổ nhiệm/ủy quyền việc thu thập chứng cứ cho cá nhân phù hợp để thực hiện. Khi hỏi nước yêu cầu về việc thu thập chứng cứ theo cách này, nước được yêu cầu sẽ thông báo luôn về dự tính chi phí thu thập chứng cứ. Nếu nước yêu cầu đồng ý với cách thức thu thập chứng cứ thông qua việc bổ nhiệm/ủy quyền cho cá nhân phù hợp, thì nước này phải thanh toán chi phí. Ngược lại, nếu nước yêu cầu không đồng ý thì không có nghĩa vụ thanh toán chi phí thu thập chứng cứ.

Song song với đó, Điều 26 Công ước cũng quy định một thành viên của Công ước mà theo quy định của nước đó, có thể yêu cầu nước đã đề nghị thu thập chứng cứ phải hoàn trả các chi phí liên quan đến thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ, chi phí cho thực hiện các thủ tục cần thiết để bảo đảm sự có mặt của người cung cấp chứng cứ, chi phí để người này có mặt (chi phí ăn ở đi lại…) và chi phí trích xuất chứng cứ dưới dạng văn bản.

5. Thu thập chứng cứ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hoặc người được bổ nhiệm, ủy quyền

Bên cạnh phương thức thu thập chứng cứ bằng văn bản yêu cầu, thì phương thức thu thập chứng cứ khác được quy định trong Công ước là phương thức thu thập chứng cứ bởi viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hoặc người được bổ nhiệm/ủy quyền thực hiện nhiệm vụ này. Phương thức này được quy định tại Chương II của Công ước.

Điều 15 Công ước quy định để hỗ trợ hoạt động tố tụng của tòa án trong nước, thì viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của nước thành viên Công ước này tại nước thành viên Công ước khác được quyền tiến hành thu thập chứng cứ từ công dân của nước mình với điều kiện việc thu thập chứng cứ đó phải phù hợp với nhiệm vụ, quyền hạn mà viên chức đó được giao và được tiến hành trong phạm vi khu vực lãnh sự đã thỏa thuận với nước thành viên Công ước tiếp nhận.

Tuy nhiên, Điều 15 Công ước cũng quy định việc thu thập chứng cứ nêu trên chỉ được thực hiện nếu có sự chấp thuận của nước thành viên Công ước nơi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của nước thành viên Công ước khác thực hiện nhiệm vụ ngoại giao, lãnh sự của mình. Cụ thể, Điều 15 Công ước cho phép bất kỳ nước thành viên Công ước có thể đưa ra tuyên bố việc thu thập chứng cứ của viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của nước thành viên Công ước khác phải có sự đồng ý trước của cơ quan có thẩm quyền của nước này (nước đưa ra tuyên bố).

Bên cạnh đó, Điều 16 Công ước cũng quy định để hỗ trợ hoạt động tố tụng của tòa án trong nước, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của một nước thành viên Công ước này thực hiện nhiệm vụ ngoại giao, lãnh sự của mình tại một nước thành viên Công ước khác hoặc kiêm nhiệm nước thứ ba, được quyền tiến hành thu thập chứng cứ từ công dân nước tiếp nhận hoặc công dân nước thứ ba nếu đáp ứng được điều kiện sau đây:

(i) Việc thu thập chứng cứ đó phải phù hợp với nhiệm vụ, quyền hạn mà viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự đó được giao và được tiến hành trong phạm vi khu vực lãnh sự đã thỏa thuận với nước thành viên Công ước tiếp nhận hoặc nước kiêm nhiệm;

(ii) Cơ quan có thẩm quyền của nước thành viên Công ước nơi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự nêu trên làm việc đã đồng ý để viên chức này thực hiện việc thu thập chứng cứ theo nguyên tắc chung hoặc giới hạn trong phạm vi từng vụ việc cụ thể;

(iii) Viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự đó tuân thủ các điều kiện được nêu trong văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền nước thành viên Công ước nơi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự làm việc.

Tuy nhiên, Điều 16 của Công ước cũng cho phép các nước thành viên tuyên bố việc thu thập chứng cứ quy định tại Điều này có thể được tiến hành mà không cần sự đồng ý của nước thành viên đưa ra tuyên bố (nước nơi việc thu thập chứng cứ được tiến hành).

Bên cạnh quy định về việc thu thập chứng cứ do viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện, Điều 17 Công ước cũng cho phép việc thu thập chứng cứ có thể được tiến hành bởi người được bổ nhiệm/ủy quyền. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền của nước yêu cầu hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu thu thập chứng cứ có quyền bổ nhiệm/ủy quyền cho một cá nhân cụ thể mà cơ quan đó cho là phù hợp để tiến hành việc thu thập chứng cứ trên lãnh thổ nước được yêu cầu thu thập chứng cứ.

Công ước quy định người được bổ nhiệm/ủy quyền thực hiện nhiệm vụ thu thập chứng cứ để phục vụ hoạt động tố tụng tại Tòa án của một nước thành viên, có thể thực hiện việc thu thập chứng cứ với phương thức không ép buộc, trên lãnh thổ nước thành viên khác nếu:

(i) Cơ quan có thẩm quyền của nước thành viên Công ước nơi việc thu thập chứng cứ được tiến hành đã đồng ý để người này thực hiện việc thu thập chứng cứ theo nguyên tắc chung hoặc giới hạn trong phạm vi từng vụ việc cụ thể;

(ii) Người này tuân thủ các điều kiện được nêu trong văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền nước thành viên Công ước nơi tiến hành thu thập chứng cứ

Tương tự Điều 16, thì Điều 17 Công ước cũng cho phép các nước thành viên tuyên bố việc thu thập chứng cứ quy định tại Điều này có thể được tiến hành mà không cần sự đồng ý trước của nước thành viên đưa ra tuyên bố (nước nơi việc thu thập chứng cứ được tiến hành).

Cũng cần lưu ý rằng về nguyên tắc thì Công ước thu thập chứng cứ chỉ cho phép viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự, người được bổ nhiệm/ủy quyền tiến hành thu thập chứng cứ trên cơ sở tự nguyện của người cung cấp chứng cứ. Tuy nhiên, để bảo đảm tính khả thi của việc thu thập chứng cứ, Công ước cũng cho phép việc thực hiện thu thập chứng cứ tương tự như quy định pháp luật của nước nơi thu thập chứng cứ. Trên tinh thần đó, Điều 18 Công ước quy định cho phép các nước thành viên Công ước đưa ra tuyên bố về việc viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hoặc người được bổ nhiệm/ủy quyền quy định tại các điều 15,16 và 17 của Công ước này có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận (nước đưa ra tuyên bố) có sự hỗ trợ cần thiết để có được chứng cứ bằng phương thức bắt buộc. Nước đưa ra tuyên bố này có thể nêu rõ các điều kiện để có được sự trợ giúp phù hợp nhất. Nếu nước đưa ra tuyên bố như vậy và trên thực tế đã chấp thuận đề nghị trợ giúp, thì cơ quan có thẩm quyền của nước này phải áp dụng mọi biện pháp bắt buộc phù hợp và được quy định trong nội luật để thực hiện.

Khi đưa ra sự chấp thuận cho việc thu thập chứng cứ theo quy định tại Điều 15, 16 hoặc Điều 17 hoặc đồng ý cung cấp sự trợ giúp theo quy định tại Điều 18, thì Công ước cũng cho phép nước đưa ra sự chấp thuận, trợ giúp nêu rõ các điều kiện mà nước đó cho là phù hợp, bao gồm điều kiện về thời gian, địa điểm thực hiện việc thu thập chứng cứ; việc phải thông báo trước trong thời hạn hợp lý về thời gian, địa điểm thực hiện thu thập chứng cứ, người đại diện của đương sự hoặc của cơ quan có thẩm quyền được quyền có mặt khi thực hiện thu thập chứng cứ (Điều 19 và Điều 20 Công ước).

Khi viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hoặc người được ủy quyền/bổ nhiệm làm nhiệm vụ thu thập chứng cứ theo quy định tại Điều 15, 16 hoặc 17 của Công ước, thì người này có thể thu thập tất cả các loại chứng cứ, miễn là các chứng cứ đó không được trái với quy định của pháp luật nước nơi chứng cứ được thu thập hoặc không được trái với bất kỳ sự chấp thuận/đồng ý được quy định tại các điều 15, 16 và 17 nêu trên; đồng thời người này cần phải có thẩm quyền để yêu cầu thu thập bằng chứng thông qua lấy lời khai có tuyên thệ hoặc cam đoan bằng văn bản. Cùng với đó, trong văn bản yêu cầu cung cấp chứng cứ phải nêu rõ người được yêu cầu cung cấp chứng cứ có quyền nhờ người khác đại diện để thực hiện và nếu văn bản này được đưa ra tại bất kỳ nước nào không đưa ra tuyên bố theo quy định tại Điều 18, thì trong văn bản đó phải nêu rõ người đề nghị được cung cấp chứng cứ không bắt buộc phải cung cấp chứng cứ hoặc phải có mặt tại tòa án nước yêu cầu. Trong trường hợp việc thu thập chứng cứ theo quy định tại Chương II Công ước này không thành công với lý do người được yêu cầu từ chối cung cấp chứng cứ, thì việc thu thập chứng cứ có thể tiếp tục được thực hiện theo quy định của Chương I Công ước này (Điều 21 và 22 Công ước).

6. Việt Nam gia nhập Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài

Theo Thông báo số 30/2020/TB-LPQT ngày 30/3/2020 của Bộ Ngoại giao về hiệu lực của điều ước quốc tế, Công ước thu thập chứng cứ ở nước ngoài có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 03/5/2020.

Khi gia nhập Công ước, Việt Nam tuyên bố và bảo lưu những nội dung sau:

1. Theo Điều 2 Công ước, chỉ định Bộ Tư pháp là Cơ quan trung ương.

2. Theo Điều 33 Công ước, Việt Nam bảo lưu toàn bộ các quy định tại khoản 2 Điều 4 và Chương II Công ước.

3. Theo khoản 1 Điều 4 Công ước, Việt Nam tuyên bố văn bản yêu cầu phải lập bằng tiếng Việt hoặc kèm theo bản dịch tiếng Việt.

4. Theo Điều 23 Công ước, Việt Nam tuyên bố không thực hiện Văn bản yêu cầu để thu thập chứng cứ là các tài liệu liên quan trước khi diễn ra phiên tòa như được biết đến ở các nước theo hệ thống thông luật, trừ khi đáp ứng toàn bộ các điều kiện sau:

- Vụ việc đã được tòa án có thẩm quyền thụ lý;

- Tài liệu cần thu thập phải được xác định cụ thể trong yêu cầu về ngày, tháng, chủ đề và nội dung thông tin liên quan và tình tiết chứng minh thông tin được tìm kiếm liên quan trực tiếp đến vụ việc được nêu;

- Tài liệu liên quan đến người được yêu cầu hoặc do người đó nắm giữ, sở hữu.

Như vậy, theo bảo lưu nêu trên, Việt Nam chỉ yêu cầu nước thành viên Công ước khác thu thập chứng cứ theo hình thức bằng văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ quy định tại Chương I của Công ước này. Đối với yêu cầu thu thập chứng cứ của nước thành viên Công ước, Việt Nam chỉ chấp nhận thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ quy định tại Chương I của Công ước và ngoại lệ về Điều 23 Công ước mà Việt Nam đã tuyên bố. Việt Nam không áp dụng các quy định tại Chương II Công ước để yêu cầu nước thành viên khác thu thập chứng cứ cũng như thực hiện yêu cầu thu thập chứng cứ của các nước thành viên Công ước.