Khi mời thầu có được yêu cầu nhà thầu phải nộp hàng mẫu không?

1. Quy định chung về yêu cầu nộp hàng mẫu khi mời thầu

Theo quy định tại Thông tư 08/2022/NĐ-CP, việc cung cấp hàng mẫu khi tham gia đấu thầu qua mạng có những điểm quan trọng sau:

-  Không bắt buộc yêu cầu hàng mẫu trong hồ sơ mời thầu

+ Quy định chung: Thông tư 08/2022/NĐ-CP quy định rằng trong hồ sơ mời thầu, nhà thầu không bị bắt buộc phải nộp hàng mẫu. Điều này nhằm tạo điều kiện thuận lợi và giảm thiểu các rào cản cho nhà thầu khi tham gia đấu thầu qua mạng.

+ Tiện lợi cho nhà thầu: Việc loại bỏ yêu cầu bắt buộc về hàng mẫu giúp nhà thầu tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhiều nhà thầu hơn.

- Trường hợp cần thiết yêu cầu hàng mẫu

+ Quyền của chủ đầu tư: Mặc dù không bắt buộc, nhưng trong những trường hợp đặc biệt, chủ đầu tư vẫn có quyền yêu cầu nhà thầu nộp hàng mẫu. Yêu cầu này thường áp dụng khi cần đánh giá cụ thể về mặt kỹ thuật của sản phẩm, đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đã đề ra.

+ Đánh giá kỹ thuật: Việc yêu cầu hàng mẫu giúp chủ đầu tư có cơ sở để kiểm tra, đánh giá và so sánh thực tế chất lượng sản phẩm mà nhà thầu cung cấp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm, dịch vụ có yêu cầu kỹ thuật cao hoặc cần kiểm chứng về chất lượng trước khi đưa vào sử dụng.

- Quy trình và tiêu chí yêu cầu hàng mẫu

+ Thông báo trong hồ sơ mời thầu: Nếu chủ đầu tư thấy cần thiết phải yêu cầu hàng mẫu, điều này phải được nêu rõ trong hồ sơ mời thầu để các nhà thầu chuẩn bị. Các tiêu chí, yêu cầu cụ thể về hàng mẫu cần được thông báo chi tiết, minh bạch và công bằng.

+ Thời gian nộp hàng mẫu: Chủ đầu tư cần quy định rõ ràng thời gian và địa điểm nộp hàng mẫu. Nhà thầu phải tuân thủ đúng thời hạn và các yêu cầu được nêu trong hồ sơ mời thầu để đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra thuận lợi và công bằng.

+ Đánh giá và hoàn trả hàng mẫu: Sau khi hàng mẫu được nộp, chủ đầu tư sẽ tiến hành đánh giá theo các tiêu chí đã công bố. Việc hoàn trả hàng mẫu (nếu có) cũng cần được quy định rõ ràng để nhà thầu biết trước và chuẩn bị.

Thông tư 08/2022/NĐ-CP đưa ra quy định rõ ràng về việc không bắt buộc yêu cầu hàng mẫu trong hồ sơ mời thầu qua mạng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhà thầu. Tuy nhiên, trong những trường hợp đặc biệt, chủ đầu tư vẫn có quyền yêu cầu hàng mẫu để đánh giá kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ được cung cấp. Quy trình yêu cầu và đánh giá hàng mẫu cần được thực hiện minh bạch, công bằng và thông báo rõ ràng trong hồ sơ mời thầu.

2. Điều kiện để yêu cầu nhà thầu nộp hàng mẫu

Việc yêu cầu nhà thầu nộp hàng mẫu phải tuân thủ các điều kiện và quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của quá trình đấu thầu. Dưới đây là các điều kiện chi tiết mà chủ đầu tư cần tuân thủ:

Tờ trình yêu cầu hàng mẫu

- Lý do yêu cầu hàng mẫu:

+ Chủ đầu tư phải lập một tờ trình chi tiết nêu rõ lý do yêu cầu hàng mẫu. Lý do này thường liên quan đến việc đảm bảo chất lượng, kỹ thuật hoặc đặc thù của sản phẩm, dịch vụ cần đấu thầu.

+ Tờ trình cần giải thích cụ thể về các yêu cầu kỹ thuật mà chỉ có thể được xác minh qua việc kiểm tra hàng mẫu thực tế.

- Trình người có thẩm quyền:

+ Tờ trình này phải được trình lên người có thẩm quyền trong tổ chức, đơn vị hoặc cơ quan quản lý của chủ đầu tư để xem xét và quyết định.

+ Quyết định về việc yêu cầu hàng mẫu phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ của yêu cầu.

Đảm bảo không làm tăng chi phí của gói thầu

- Không tăng chi phí:

+ Yêu cầu nộp hàng mẫu không được làm tăng tổng chi phí của gói thầu. Điều này có nghĩa là nhà thầu không phải chịu thêm chi phí phát sinh ngoài các chi phí đã dự trù trong hồ sơ mời thầu.

+ Chủ đầu tư cần đảm bảo rằng việc yêu cầu hàng mẫu không ảnh hưởng đến ngân sách đã được phê duyệt cho gói thầu.

Không hạn chế sự tham gia của nhà thầu

Không hạn chế nhà thầu:

+ Yêu cầu hàng mẫu không được thiết lập các điều kiện gây khó khăn hoặc hạn chế khả năng tham gia của các nhà thầu.

+ Tất cả các nhà thầu, bất kể quy mô hay năng lực, đều phải có cơ hội công bằng để tham gia và nộp hàng mẫu theo yêu cầu.

Không tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu

- Cạnh tranh bình đẳng:

+ Việc yêu cầu hàng mẫu phải được thiết lập sao cho không tạo ra lợi thế cho bất kỳ một hoặc một số nhà thầu cụ thể nào.

+ Các tiêu chí và quy trình đánh giá hàng mẫu phải được công bố rõ ràng, minh bạch và áp dụng công bằng cho tất cả các nhà thầu tham gia.

- Tránh xung đột lợi ích:

+ Chủ đầu tư cần đảm bảo rằng không có xung đột lợi ích hoặc sự thiên vị trong quá trình yêu cầu và đánh giá hàng mẫu.

+ Mọi quyết định liên quan đến hàng mẫu phải được thực hiện dựa trên các tiêu chí kỹ thuật và chất lượng đã được công bố trước đó trong hồ sơ mời thầu.

Việc yêu cầu nhà thầu nộp hàng mẫu cần tuân thủ các điều kiện nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong quá trình đấu thầu. Chủ đầu tư phải lập tờ trình chi tiết, đảm bảo không làm tăng chi phí gói thầu, không hạn chế sự tham gia của nhà thầu và không tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu. Những điều kiện này giúp duy trì môi trường cạnh tranh lành mạnh và công bằng trong các hoạt động đấu thầu.

3. Quy trình nộp hàng mẫu khi tham gia đấu thầu

Việc nộp hàng mẫu khi tham gia đấu thầu cần tuân theo một quy trình cụ thể và chi tiết nhằm đảm bảo sự công bằng, minh bạch và hiệu quả trong việc đánh giá các nhà thầu. Dưới đây là các bước và yêu cầu chi tiết của quy trình này:

Thời gian nộp bổ sung hàng mẫu

Thời gian nộp:

+ Nhà thầu có thể nộp bổ sung hàng mẫu trong vòng 5 ngày làm việc sau thời điểm đóng thầu.

+ Thời gian này cho phép các nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị và gửi hàng mẫu đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và chất lượng của hồ sơ mời thầu.

 Yêu cầu đối với hàng mẫu

- Chất lượng:

+ Hàng mẫu phải đảm bảo chất lượng tương ứng với các tiêu chuẩn đã được nêu trong hồ sơ mời thầu.

+ Hàng mẫu phải là sản phẩm hoàn chỉnh, không có lỗi kỹ thuật, và phải thể hiện đúng chất lượng mà nhà thầu cam kết cung cấp.

- Thông số kỹ thuật:

+ Hàng mẫu phải đáp ứng đầy đủ các thông số kỹ thuật được quy định trong hồ sơ mời thầu.

+ Các thông số kỹ thuật cần được ghi rõ ràng và chính xác trên sản phẩm hoặc trong tài liệu đi kèm để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.

- Mẫu mã:

+ Hàng mẫu cần có mẫu mã, kiểu dáng phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

+ Mẫu mã phải thể hiện đúng thiết kế, hình dáng và các đặc điểm mà sản phẩm cuối cùng sẽ có.

Trách nhiệm của chủ đầu tư

- Bảo quản hàng mẫu:

+ Chủ đầu tư có trách nhiệm bảo quản hàng mẫu trong suốt thời gian đánh giá để đảm bảo hàng mẫu không bị hư hỏng, mất mát hoặc thay đổi chất lượng.

+ Hàng mẫu phải được lưu giữ trong điều kiện phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.

- Đánh giá hàng mẫu:

+ Chủ đầu tư sẽ tiến hành đánh giá hàng mẫu theo các tiêu chí đã được quy định trong hồ sơ mời thầu.

+ Quá trình đánh giá phải diễn ra công khai, minh bạch và công bằng, đảm bảo mọi nhà thầu đều được xem xét một cách công bằng.

- Trả lại hàng mẫu:

+ Sau khi hoàn tất việc đánh giá, chủ đầu tư có trách nhiệm trả lại hàng mẫu cho nhà thầu.

+ Việc trả lại hàng mẫu cần được thực hiện kịp thời và đảm bảo rằng hàng mẫu được trả về trong tình trạng nguyên vẹn như khi nộp.

+ Chủ đầu tư cần thông báo cho nhà thầu về thời gian và địa điểm nhận lại hàng mẫu.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Thời gian lựa chọn nhà thầu theo quy định mới nhất năm 2024

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.