Mục lục bài viết

1. Bảng đánh giá 5S là gì? Mục đích sử dụng của bảng đánh giá 5S

Bảng đánh giá 5S là một hệ thống được thiết kế để tối ưu hóa không gian làm việc và quy trình làm việc trong môi trường công ty. Hệ thống này dựa trên phương pháp năm bước cụ thể được gọi là "5S", mỗi chữ cái đại diện cho một thuật ngữ tiếng Nhật:

- Sort (sàng lọc): Bước này liên quan đến việc tách rời và loại bỏ những mục không cần thiết từ không gian làm việc. Mục tiêu là giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất bằng cách chỉ giữ lại những mục cần thiết và có ích.

- Set in order (sắp xếp): Ở bước này, những mục cần thiết được sắp xếp một cách hợp lý để dễ dàng truy cập và sử dụng. Mục đích là tối ưu hóa không gian làm việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm.

- Shine (sạch sẽ): Bước này đề cập đến việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Bằng cách duy trì sự sạch sẽ, không chỉ tạo điều kiện làm việc an toàn mà còn giúp tăng hiệu suất và sự tự hào của nhân viên.

- Standardize (săn sóc): Ở bước này, các tiêu chuẩn và quy trình làm việc được thiết lập và thực hiện để đảm bảo rằng môi trường làm việc được duy trì theo cách tối ưu nhất. Mục tiêu là đảm bảo tính liên tục và đồng nhất trong việc duy trì 5S.

- Sustain (sẵn sàng): Bước này tập trung vào việc duy trì và phát triển các thói quen và hệ thống đã thiết lập trong quá trình triển khai 5S. Mục tiêu là tạo ra một văn hóa làm việc mà mọi người tự giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng một cách liên tục.

Luật Minh Khuê đã cung cấp định nghĩa và khẩu hiệu của các thuật ngữ trong bảng đánh giá 5S như sau:

- Sàng lọc (Seiri): Đây là bước loại bỏ tất cả những vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc. Khẩu hiệu được đề xuất là "Khi nghi ngờ, hãy loại bỏ!" để khuyến khích việc loại bỏ các mục không cần thiết một cách quyết đoán.

- Sắp xếp (Seiton): Bước này liên quan đến việc tạo ra vị trí cụ thể cho mọi thứ còn lại. Khẩu hiệu "Một nơi cho tất cả mọi thứ và mọi thứ đều ở đúng chỗ!" nhấn mạnh vào việc sắp xếp hợp lý để dễ dàng truy cập và sử dụng.

- Sạch sẽ (Seiso): Bước này đòi hỏi vệ sinh và kiểm tra nơi làm việc. Khẩu hiệu "Vệ sinh và kiểm tra!" khuyến khích việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn.

- Săn sóc (Seiketsu): Ở bước này, mục tiêu là chuẩn hóa các phương pháp tốt nhất. Khẩu hiệu "Đặt ra các quy tắc và tuân thủ chúng!" nhấn mạnh vào việc thiết lập và duy trì các quy tắc để tối ưu hóa quá trình làm việc.

- Sẵn sàng (Shitsuke): Bước cuối cùng là biến 5S thành một phần của văn hóa làm việc hàng ngày và kiểm tra thường xuyên để duy trì các tiêu chuẩn. Khẩu hiệu "Không quay lại thói quen cũ!" nhấn mạnh vào việc duy trì và phát triển các thói quen làm việc sạch sẽ và tổ chức.

 

2. Mẫu bảng đánh giá 5s cho các phân xưởng mới năm 2024

Mời bạn tải xuống Mẫu bảng đánh giá 5s cho các phân xưởng mới năm 2024 tại đây

Tiêu chí 5S STT Danh mục kiểm tra Điểm
4 3 2 1 0
Seiri (Sàng lọc) 1 Tại nơi làm việc không có các vật dụng dư thừa x        
2 Tại nơi làm việc, tất cả mọi người có thể dễ dàng nhận biết phần lối đi và vị trí làm việc   x      
3 Nếu có các vật lạ, mọi người đều biết lý do tại sao vật đó lại ở nơi làm việc     x    
4 Không có các thông báo hoặc tin tức lỗi thời trên tường hoặc các bảng thông báo         x
5 Phân loại và bỏ rác đúng nơi có dán nhãn (rác tái sử dụng, rác đổ bỏ, các loại rác khác)       x  
Seiton (Sắp xếp) 1 Xác định rõ vị trí để dụng cụ, vật tư và số lượng tối đa       x  
2 Tất cả các thành viên giữ gìn ngăn nắp nơi làm việc       x  
3 Các vật liệu, phụ tùng và dụng cụ được trả lại đúng vị trí     x    
4 Nơi làm việc được sắp xếp, tổ chức gọn gàng   x      
5 Các giá, bàn và các dụng cụ làm vệ sinh được sắp xếp, tổ chức tốt     x    
Seiso (Sạch sẽ) 1 Cửa sổ được giữ sạch sẽ, không bị che khuấ   x      
2 Máy, trang thiết bị được bảo trì tốt, đai ốc định vị bằng vạch kẻ sơn trắng     x    
3 Sàn nhà sạch, không có rác trong kệ tủ, ngăn bàn, không máng nhện   x      
4 Mọi người đều biết nhiệm vụ lau dọn của mình   x      
5 Thiết bị vệ sinh luôn sạch, nền khô ráo   x      
  x      
Seiketsu (Săn sóc) 1 Nơi làm việc thông thoáng, nhiệt độ thích hợp     x    
2 Nơi làm việc được duy trì sạch sẽ mọi lúc     x    
3 Các thiết bị được bảo trì hàng ngày hoặc theo chu trình     x    
4 Các máy móc, thiết bị, máy tính được giữ sạch     x    
5 Có và duy trì các đường phân chia trên sàn nhà   x      
Shitsuke ( Kỷ luật) 1 Mọi người chào hỏi nhau để xây dựng mối quan hệ tốt hơn x        
2 Mọi người mặc đúng đồng phục, biển tên, mũ và giày bảo hộ x        
3 Mọi người duy trì họp giao nhiệm vụ trước khi bắt đầu và kết thúc buổi học, hoặc họp khoa/bộ môn hàng tuần x        
4 Các tài liệu được cập nhật các thông tin cần thiết   x      
5 Mọi người luôn luôn đúng giờ (đến trước ít nhất 5 phút)   x      

 

3. Cách đánh giá phân xưởng qua dự án 5S

Cách đánh giá phân xưởng qua dự án 5S là một phần quan trọng trong việc duy trì và phát triển một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả. Việc thực hiện đánh giá 5S hàng tháng sau khi dự án 5S được triển khai lần đầu có vai trò quan trọng để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn và quy trình 5S được duy trì và cải thiện liên tục. Dưới đây là phân tích chi tiết:

- Quan trọng của đánh giá 5S hàng tháng: Đánh giá 5S hàng tháng là cực kỳ quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng các tiêu chuẩn và quy trình 5S không chỉ được duy trì mà còn được cải thiện liên tục. Việc này giúp đảm bảo rằng môi trường làm việc không chỉ sạch sẽ và gọn gàng một cách tạm thời mà còn là một phần của văn hóa làm việc hàng ngày.

- Đảm bảo duy trì và cải thiện tiêu chuẩn 5S: Việc thực hiện đánh giá hàng tháng giúp xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong việc thực hiện 5S. Các điểm mạnh có thể được duy trì và phát triển, trong khi các điểm yếu có thể được xác định để đề xuất các biện pháp cải thiện.

- Tính liên tục trong cải thiện: Việc thực hiện đánh giá hàng tháng tạo ra một chu trình liên tục của việc cải thiện. Bằng cách xác định các vấn đề và áp dụng các biện pháp cải thiện mỗi tháng, môi trường làm việc có thể ngày càng được tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất.

- Tạo ra văn hóa làm việc 5S: Việc thực hiện đánh giá hàng tháng không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn giúp xây dựng và củng cố văn hóa làm việc 5S trong tổ chức. Việc này có thể giúp tạo ra sự cam kết và thái độ tích cực từ phía nhân viên đối với việc duy trì và phát triển môi trường làm việc 5S.

Khi một phân xưởng đã thiết lập và duy trì 5S tốt, thời gian đánh giá có thể được kéo dài lên mỗi sáu tháng một lần. Tuy nhiên, điều quan trọng là không được lơ là và bỏ qua việc đánh giá 5S, bởi vì nếu không thực hiện đúng cách, mọi cố gắng và tiến bộ từ dự án 5S có thể bị đánh mất.

Một điểm đáng lưu ý là nếu việc đánh giá 5S không được thực hiện đúng thời gian và cách thức, sẽ có nguy cơ phân xưởng sẽ trở lại trạng thái trước khi dự án 5S bắt đầu. Điều này có thể dẫn đến sự lãng phí, mất mát và sự suy giảm về hiệu suất làm việc. Bằng chứng đã chỉ ra rằng trong khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng sau khi dự án 5S được triển khai, nếu không có sự đánh giá và duy trì thường xuyên, phân xưởng có thể quay trở lại trạng thái cũ, làm mất đi tất cả những nỗ lực đã đầu tư.

Do đó, việc đánh giá 5S cần được thực hiện thường xuyên và một cách kỹ lưỡng. Điều này đòi hỏi sự cam kết và đồng thuận từ tất cả các cấp quản lý và nhân viên trong phân xưởng. Chỉ thông qua việc duy trì và thúc đẩy hệ thống 5S một cách liên tục mới có thể đảm bảo rằng môi trường làm việc sẽ tiếp tục được cải thiện và phát triển theo thời gian.

 

Xem thêm bài viết sau đây: Mẫu bảng đánh giá kết quả phỏng vấn của ứng viên mới nhất 2023