1. Quy định chung về thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ.

Căn cứ tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 Văn phòng đại diện theo quy đinh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính có thể hiểu, pháp luật không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ.

Theo quy định, có một vài đặc điểm về văn phòng đại diện cho các doanh nghiệp lưu ý:

- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, vì thế văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu mà văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

- Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Ngoài ra, pháp luật có quy định doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ.

Thứ nhất, Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Thứ hai, về chức năng của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng…. Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.

Thứ ba, Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty). Văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế.

Thứ tư, Con dấu của văn phòng đại diện: Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy, không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

3. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện Cần Thơ.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ được quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 hướng dẫn bởi Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cụ thể như sau:

- Thông báo lập văn phòng đại diện;

- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);

- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Hồ sở khi doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.

- Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.

- Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.

- Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Về trình tự, thủ tục:

Sau khi chuẩn bị xong các loại giấy tờ trên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Cần Thơ. Địa chỉ : số 61/21 đường Lý Tự Trọng, phường An Phú, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động ăn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ của công ty Luật Minh Khuê.

Công ty Luật Minh Khuê có dịch vụ hỗ trợ khách hàng thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh trong và ngoài nước và đặc biết là tại Cần Thơ - một tỉnh có nền kinh tế đang phát triển, thuận lợi cho việc thành lập văn phòng đại diện

Để hồ trợ khách hàng thành lập văn phòng đại diện, trước hết chúng tôi sẽ tư vấn các bước nêu tại bài viết về việc thành lập. Đưa ra ưu và nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh Cần Thơ. Ngoài ra, chúng tôi sẽ:

- Soạn thảo hồ sơ, giấy tờ có liên quan và tiền hành nộp qua bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền.

- Giá cả dịch vụ phải chăng, Luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp sẽ hỗ trợ tất cả các nhu cầu của khách hàng liên quan đến lĩnh vực doanh nghiệp.

- Tiến hành các thủ tục sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

5. Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

5.1 Ưu điểm của văn phòng đại diện

- Văn phòng đại diện có ưu điểm đầu tiên là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài vì đây là loại thuế mà doanh nghiệp phải đóng hàng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp

- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được và không bị giới hạn;

- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài;

Ngoài ra, Văn phòng đại diện tạo tính tiện lợi trong giao tiếp, làm việc với khách hàng so với công ty bởi dễ dàng thành lập và có thể có mặt ở mọi nơi, trong một khu vực địa lý nhất định.

5.2 Nhược điểm của văn phòng đại diện

- Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị, đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp mà không có chức năng kinh doanh, là việc sử dụng những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu tư, sản xuất) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu sinh lời tối đa

- Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Ngoài ra còn một số ưu nhược điểm khác chúng tôi sẽ đề cập rõ hơn khi nắm bắt được thông tin khách hàng

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê về Thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh Cần Thơ. Nếu có vướng mắc liên quan đến bài viết hay có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ khách hàng hãy gọi 1900.6162 để được tư vấn hỗ trợ qua tổng đài.