1. Khái niệm văn phòng đại diện

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Theo quy định trên, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên mọi hoạt động của văn phòng đại diện để phụ thuộc vào doanh nghiệp thông qua việc uỷ quyền. Như vậy, văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập, do đó văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Lưu ý khi đặt tên cho văn phòng đại diện:

Tên của văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

2. Trình tự, thủ tục đăng ký văn phòng đại diện

Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký văn phòng đại diện cụ thể được thể hiện như sau:

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đai diện: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại Phong Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và phản hồi kết quả:

Nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện cho doanh nghiệp;
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp;
Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đường. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký VPĐD qua mạng và sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký văn phòng đại diện theo quy trình trên Cổng thông tin quoosc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản uỷ quyền phải có thông tin liên hệ của người uỷ quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ky văn phòng đại diện qua mạng thông tin điện tử.

Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

4. Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Đà Nẵng của Luật Minh Khuê

Đà Nẵng là một thành phố trực thuộc trung ương, nằm trong vùng Duyên hải Nam Trung Bộ Việt Nam, là thành phố trung tâm và lớn nhất khu vực miền Trung - Tây Nguyên. Song song với sự tăng trưởng của nền kinh tế, quy mô các doanh nghiệp tại địa bản cũng ngày được mở rộng. Vì vậy mà nhu cầu thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện của các doanh nghiệp cũng ngày càng tăng cao.

Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều có thể tự tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ và có thể thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng.

Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực doanh nghiệp cùng đội ngũ Luật sư có chuyên môn và kinh nghiệm, Luật Minh Khuê cung cấp tới Quý khách hàng dịch vụ trọn gói đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Cụ thể, các công việc mà Luật Minh Khuê sẽ đại diện Quý khách hàng thực hiện và tiến độ thực hiện công việc như sau:

Thay mặt khách hàng thực hiện việc soạn thảo hồ sơ để hoàn thiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Đà Nẵng;
Thay mặt Quý khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
Theo dõi, hỗ trợ pháp lý trong quá trình xét duyệt hồ sơ;
Thay mặt Quý khách hàng nhận Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện sau khi hồ sơ được Phong Đăng ký kinh doanh chấp nhận.
Thay mặt Quý khách hàng nhận Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện;
Bàn giao kết quả tới Quý khách hàng;
Thực hiện tư vấn các vấn đề pháp lý và thủ tục sau thành lập.

Khi Quý khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký văn phòng đại diện của Luật Minh Khuê, chỉ cần cung cấp các thông tin, tài liệu sau đây:

Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau đây: Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của chủ sở hữu là cá nhân;
Cung cấp thông tin tại Phiếu cung cấp thông tin của Luật Minh Khuê.

Sau khu tiếp nhận đầy đủ thông tin từ phía khách hàng, hai bên ký kết hợp đồng, thanh toán chi phí dịch vụ, đội ngũ Luật sư, chuyên viên của chúng tối sẽ tiến hành thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện cho khách hàng và cam kết có kết quả sớm nhất cho quý khách hàng.