Từ trước đến nay mọi việc lớn nhỏ trong công ty khi cần giải quyết đều phải được Giám đốc duyệt (từ việc mua văn phòng phẩm, bàn ghế, máy móc, sửa chữa đến ban hành quyết định, thông báo, thanh toán tiền, kí hợp đồng,…). Khối lượng công việc hiện tại quá nhiều và Giám đốc thường xuyên đi công tác nên Giám đốc muốn phân quyền/ủy quyền cho 2 Phó giám đốc ( 1 bên sẽ chịu trách nhiệm kí kết hợp đồng, mua hàng, xuất hàng,…; 1 bên sẽ chịu trách nhiệm các vấn đề hành chính, văn phòng, nhân sự,…). Vậy chúng tôi cần làm là thực hiện Ủy quyền hay Phân quyền? Ủy quyền và phân quyền khác nhau như thế nào? Trong trường hợp đã phân quyền/ ủy quyền, thì luật pháp có quy định loại văn bản nào Người đại diện theo pháp luật phải trực tiếp kí không? Rất mong nhận được hồi âm sớm của quý luật sư Xin chân thành cám ơn! 

Câu hỏi được biên tập từ chuyên muc hỏi đáp pháp luật doanh nghiệp của Công ty luật Minh Khuê.

Ủy quyền trong Công ty cổ phần?

 

Trả lời:

 

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cơ sở pháp lý:

Luật doanh nghiệp 2014 số 68/2014/QH13;

>> Xem thêm:  Tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần làm như thế nào ? Hồ sơ, thủ tục tăng vốn

Bộ luật dân sự 2005.

Nội dung tư vấn:

Thứ nhất, Về vấn đề công ty không có Hội đồng quản trị:

Theo điều 134 Luật doanh nghiệp 2014:

"Điều 134. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần

1. Công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.

2. Trường hợp chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty; trường hợp Điều lệ không có quy định khác thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty."

Theo khoản 1 điều 152 Luật doanh nghiệp 2014:

>> Xem thêm:  Trách nhiệm pháp lý của cổ đông công ty cổ phần dựa trên vốn điều lệ ?

"1. Hội đồng quản trị bầu một thành viên của Hội đồng quản trị làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và Điều lệ công ty, pháp luật về chứng khoán không có quy định khác."

Như vậy, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần bắt buộc phải có Hội đồng quản trị. Trường hợp của công ty bạn là Giám đốc đã kiêm nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Thứ hai, về ủy quyền và phân quyền:

Điều 581 BLDS 2005 quy định:

"Hợp đồng uỷ quyền là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền, còn bên uỷ quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định."

"Điều 582. Thời hạn uỷ quyền

Thời hạn uỷ quyền do các bên thoả thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thoả thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực một năm, kể từ ngày xác lập việc uỷ quyền."

Điều 584 BLDS 2005 về Nghĩa vụ của bên được uỷ quyền"

"Bên được uỷ quyền có các nghĩa vụ sau đây:

1. Thực hiện công việc theo uỷ quyền và báo cho bên uỷ quyền về việc thực hiện công việc đó;

>> Xem thêm:  Phân tích ưu nhược điểm khi thành lập công ty cổ phần và công ty TNHH 2 thành viên?

2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện uỷ quyền về thời hạn, phạm vi uỷ quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi uỷ quyền;

3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc uỷ quyền;

4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc uỷ quyền;

5. Giao lại cho bên uỷ quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc uỷ quyền theo thoả thuận hoặc theo quy định của pháp luật;

6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này."

Phân quyền là việc phân chia một phần quyền lực ra quyết định cho cấp dưới, là hoạt động phân phối trách nhiệm thông qua chức năng của tổ chức và là một trong những quyết định quan trọng nhất trong quản lý. Phân quyền và việc ủy nhiệm công việc một cách chính thức để người được trao quyền chịu trách nhiệm những công việc cụ thể. Ví dụ như trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, theo quyền hạn luật định của mình (được ghi nhận trong Luật doanh nghiệp, Điều lệ công ty …) giám đốc có quyền phân công công việc cho các bộ phận, cá nhân cấp dưới có liên quan. Chẳng hạn như giao cho Phòng Marketting thực hiện chức năng tìm khách hàng – thể hiện qua các văn bản hành chính pháp lý (trong nội bộ công ty) như Phiếu/Quyết định giao nhiệm vụ …

Tóm lại, về bản chất và hình thức thì ủy quyền và phân quyền hoàn toàn khác nhau vì ủy quyền là việc thỏa thuận bằng văn bản giữa người ủy quyền và người được ủy để nhân danh người ủy quyền thực hiện một công việc nào đó trong một thời gian nhất định. Còn phân quyền có nghĩa là người có chức vụ cao hơn giao công việc cho cấp dưới.

Bạn lưu ý là Điều 13 Luật doanh nghiệp 2014 quy định: "3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền."

Căn cứ vào đó thì bạn nên thực hiện ủy quyền cho 1 phó giám đốc là người đại diện theo ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Những vấn đề nào bạn không ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền thì có thể phân quyền cho phó giám đốc.

Theo quy định của Điều 584 BLDS nêu trên thì người được ủy quyền phải thực hiện các nghĩa vụ trong phạm vi công việc được ủy quyền, nếu đã ủy quyền rồi thì người được ủy quyền thực hiện thay công việc của người ủy quyền. Trường hợp đã ủy quyền rồi mà trong văn bản ủy quyền lại không có công việc thuộc phạm vi ủy quyền, công việc đó lại bắt buộc người đại diện theo pháp luật ký thì người được ủy quyền không được ký mà Người đại diện theo pháp luật phải trực tiếp ký. 

>> Xem thêm:  Nội dung điều lệ công ty cổ phần thế nào là hợp pháp ?

Ví dụ: Các loại văn bản không thể ủy quyền của người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần phải trực tiếp ký:

Văn bản liên quan đến thành lập, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:

Khoản 3 điều 32 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:

"3. Công ty phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi đối với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài được đăng ký trong Sổ đăng ký cổ đông của công ty. Thông báo phải có nội dung sau đây:

...

d) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty."

Điểm e khoản 1 điều 120 Luật doanh nghiệp 2014:

"1. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó. Cổ phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

e) Chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty (nếu có);"

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về vấn đề mà bạn đang quan tâm. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do khách hàng  cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

>> Xem thêm:  Kinh doanh thực phẩm với mô hình siêu thị Mini có cần giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm?

Trường hợp trong bản tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách tới địa chỉ email Tư vấn pháp luật doanh nghiệp qua Email hoặc tổng đài tư vấn trực tuyến 1900 6162Chúng tôi sẵn sàng giải đáp.

Trân trọng!

BỘ PHẬN TƯ VẤN LUẬT DOANH NGHIỆP.

>> Xem thêm:  Tư vấn một số quy định pháp luật sau khi thành lập doanh nghiệp ?