Chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu bao gồm những gì?

1. Chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu bao gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 15 của Luật Đấu thầu năm 2023, chi phí liên quan đến quy trình lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư được quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong các hoạt động đấu thầu. Sau đây là các quy định chi tiết về chi phí trong quá trình này:

- Chi phí trong lựa chọn nhà thầu

+ Hồ sơ mời thầu và hồ sơ liên quan:

• Đối với các gói thầu trong nước, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời quan tâm, và hồ sơ mời sơ tuyển sẽ được phát hành miễn phí qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho các nhà thầu và đảm bảo rằng mọi nhà thầu đều có cơ hội tiếp cận thông tin một cách công bằng.
• Đối với đấu thầu quốc tế, hồ sơ mời thầu sẽ được phát hành qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Tuy nhiên, các nhà thầu cần phải nộp tiền để mua bản điện tử của hồ sơ mời thầu khi họ nộp hồ sơ dự thầu.

​+ Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu sẽ chịu trách nhiệm về chi phí liên quan đến việc đăng tải thông tin về đấu thầu cũng như các chi phí tổ chức quy trình lựa chọn nhà thầu. Những chi phí này bao gồm chi phí quảng bá, tổ chức các cuộc họp, và các hoạt động liên quan khác.

​+ Nhà thầu sẽ phải chịu các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, và tham dự thầu. Ngoài ra, nếu có các kiến nghị cần giải quyết, nhà thầu cũng phải chịu chi phí liên quan đến việc giải quyết những kiến nghị này.

- Chi phí trong lựa chọn nhà đầu tư

+ Hồ sơ mời thầu và hồ sơ liên quan:

• Đối với các gói thầu trong nước, hồ sơ mời quan tâm và hồ sơ mời thầu sẽ được phát hành miễn phí qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, tương tự như quy định đối với nhà thầu. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho các nhà đầu tư và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham gia đấu thầu.
• Đối với đấu thầu quốc tế, hồ sơ mời thầu sẽ được phát hành qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Các nhà đầu tư sẽ phải nộp tiền để mua bản điện tử của hồ sơ mời thầu khi họ nộp hồ sơ dự thầu.

​+ Bên mời thầu sẽ chịu trách nhiệm về chi phí đăng tải thông tin liên quan đến lựa chọn nhà đầu tư cũng như các chi phí liên quan đến tổ chức quá trình lựa chọn nhà đầu tư. Các chi phí này bao gồm các khoản chi cho việc công bố thông tin và tổ chức các sự kiện đấu thầu.

​+ Nhà đầu tư sẽ phải chịu các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thực hiện dự án, hồ sơ dự thầu, và tham dự thầu. Tương tự như nhà thầu, nhà đầu tư cũng cần chuẩn bị chi phí cho việc giải quyết các kiến nghị (nếu có).

Những quy định về chi phí trong lựa chọn nhà thầu và nhà đầu tư theo Luật Đấu thầu 2023 không chỉ giúp quản lý và phân bổ chi phí một cách hợp lý mà còn đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu. Các quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia và giúp duy trì một môi trường cạnh tranh lành mạnh và hiệu quả

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Khi thực hiện quy trình lựa chọn nhà thầu, nhiều yếu tố có thể tác động đến tổng chi phí của dự án. Hiểu rõ các yếu tố này giúp chủ đầu tư và bên mời thầu dự đoán và quản lý ngân sách hiệu quả hơn:

- Quy mô của dự án là một trong những yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí lựa chọn nhà thầu. Dự án có quy mô lớn thường yêu cầu nhiều tài nguyên và thời gian hơn để thực hiện các bước lựa chọn, từ việc soạn thảo hồ sơ đấu thầu đến việc tổ chức các cuộc họp và đánh giá. Chi phí cho các hoạt động này, bao gồm cả việc tổ chức đấu thầu và xử lý hồ sơ, sẽ cao hơn đối với các dự án lớn so với các dự án nhỏ hơn. Việc này không chỉ bao gồm chi phí vật chất mà còn bao gồm chi phí nhân sự và thời gian.

- Dự án có tính phức tạp cao, đặc biệt là những dự án yêu cầu kỹ thuật cao và nhiều hạng mục, sẽ phát sinh chi phí lựa chọn nhà thầu lớn hơn. Các yêu cầu kỹ thuật phức tạp đòi hỏi nhà thầu phải có chuyên môn sâu và các hồ sơ đấu thầu cần phải được chuẩn bị và đánh giá một cách chi tiết và chính xác. Tính phức tạp của dự án có thể bao gồm việc đòi hỏi sự tích hợp của nhiều hệ thống khác nhau, các tiêu chuẩn chất lượng cao, hoặc các yêu cầu về môi trường và an toàn đặc biệt. Những yếu tố này không chỉ làm tăng chi phí chuẩn bị hồ sơ mà còn có thể làm tăng thời gian đánh giá và lựa chọn nhà thầu.

- Hình thức lựa chọn nhà thầu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí. Các hình thức đấu thầu khác nhau như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chỉ định thầu có các yêu cầu và quy trình khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong chi phí. Đấu thầu rộng rãi, thường có yêu cầu cao về minh bạch và cạnh tranh, có thể phát sinh chi phí lớn hơn do việc tổ chức các phiên đấu thầu công khai và đánh giá hồ sơ từ nhiều nhà thầu. Trong khi đó, đấu thầu hạn chế và chỉ định thầu có thể đơn giản hơn nhưng vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có thể phát sinh chi phí khác nhau tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án.

- Số lượng nhà thầu tham gia vào quá trình đấu thầu là một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến chi phí. Khi số lượng nhà thầu tham gia đông, chi phí tổ chức và quản lý sẽ tăng lên do cần phải xử lý nhiều hồ sơ, tổ chức nhiều cuộc họp đánh giá, và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc so sánh và lựa chọn. Một số lượng lớn nhà thầu cũng có thể dẫn đến việc cần phải điều chỉnh và kiểm tra thêm nhiều thông tin, gây tốn thêm thời gian và chi phí cho cả bên mời thầu và các nhà thầu.

Các yếu tố quy mô dự án, tính phức tạp, hình thức lựa chọn nhà thầu, và số lượng nhà thầu tham gia đều có tác động đáng kể đến chi phí trong quy trình lựa chọn nhà thầu. Hiểu và quản lý tốt các yếu tố này không chỉ giúp đảm bảo hiệu quả chi phí mà còn giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của quy trình đấu thầu. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra mà không vượt quá ngân sách dự kiến.

3. Các giải pháp giảm thiểu chi phí

Quản lý chi phí hiệu quả trong quy trình lựa chọn nhà thầu là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả dự án. 

- Đơn giản hóa thủ tục:

+ Cải cách quy trình lựa chọn nhà thầu nhằm đơn giản hóa các bước thủ tục là một giải pháp quan trọng để giảm chi phí. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tối ưu hóa các bước trong quy trình đấu thầu, từ việc soạn thảo hồ sơ đến việc đánh giá và lựa chọn nhà thầu. Việc này không chỉ giảm thiểu thời gian và công sức mà còn giảm thiểu chi phí phát sinh từ các bước thủ tục phức tạp.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đấu thầu là một giải pháp quan trọng để giảm chi phí hành chính. Việc sử dụng các hệ thống quản lý điện tử giúp giảm bớt các thủ tục giấy tờ, tối ưu hóa quy trình đấu thầu và tự động hóa việc theo dõi và xử lý hồ sơ. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, ví dụ, cho phép phát hành hồ sơ mời thầu và nhận hồ sơ dự thầu một cách điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả bên mời thầu và nhà thầu.

- Tối ưu hóa số lượng nhà thầu tham gia:

+ Để giảm thiểu chi phí, cần phải tối ưu hóa số lượng nhà thầu tham gia bằng cách chỉ mời những nhà thầu đáp ứng đủ điều kiện và có năng lực thực sự. Việc này giúp hạn chế số lượng hồ sơ phải xử lý, từ đó giảm chi phí liên quan đến đánh giá và quản lý hồ sơ. Đánh giá kỹ lưỡng và lựa chọn những nhà thầu phù hợp ngay từ đầu không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp nâng cao chất lượng lựa chọn.

+ Áp dụng các tiêu chí đánh giá nghiêm ngặt và chính xác trong giai đoạn sơ tuyển để loại bỏ các nhà thầu không đáp ứng yêu cầu. Điều này giúp giảm số lượng hồ sơ không đạt yêu cầu và tập trung vào các nhà thầu có khả năng, từ đó giảm thiểu chi phí liên quan đến việc xử lý các hồ sơ không phù hợp.

- Tận dụng các nguồn lực sẵn có

+ Tận dụng các nguồn lực sẵn có của đơn vị là một cách hiệu quả để giảm chi phí. Ví dụ, sử dụng các công cụ, phần mềm hoặc thiết bị hiện có trong quá trình đấu thầu thay vì đầu tư mới có thể giảm thiểu chi phí. Sử dụng đội ngũ nhân viên hiện tại có kinh nghiệm cũng giúp tiết kiệm chi phí nhân sự và đào tạo.

+ Xem xét và tận dụng tối đa các tài nguyên hiện có, bao gồm cơ sở vật chất, phần mềm và nhân sự. Việc này không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và thực hiện quy trình đấu thầu.

- Quản lý chặt chẽ chi phí

+ Để đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách dự kiến, việc theo dõi và kiểm soát chi tiêu một cách chặt chẽ là rất cần thiết. Áp dụng các hệ thống quản lý tài chính để giám sát các khoản chi tiêu và đảm bảo rằng các chi phí liên quan đến quy trình đấu thầu được kiểm soát hiệu quả. Việc này giúp nhận diện sớm các khoản chi không cần thiết và điều chỉnh kịp thời.

+ Thực hiện đánh giá chi phí định kỳ trong suốt quá trình đấu thầu để kiểm tra tính hợp lý và hiệu quả của các khoản chi tiêu. Điều này giúp phát hiện và điều chỉnh các khoản chi không cần thiết hoặc không hợp lý, từ đó giảm thiểu tổng chi phí.

Việc giảm thiểu chi phí trong quy trình lựa chọn nhà thầu không chỉ đòi hỏi sự cải tiến trong quy trình và công nghệ, mà còn cần sự tối ưu hóa trong việc chọn lọc nhà thầu, tận dụng tài nguyên sẵn có và quản lý chi tiêu chặt chẽ. Bằng cách áp dụng các giải pháp này, các tổ chức có thể không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng của quá trình lựa chọn nhà thầu, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Thời gian lựa chọn nhà thầu theo quy định mới nhất năm 2024. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.