Điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo Luật đấu thầu 2023

1. Giới thiệu chung về kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Kế hoạch lựa chọn nhà thầu là một tài liệu quan trọng trong quá trình thực hiện các dự án, đặc biệt là các dự án xây dựng hoặc các dự án có liên quan đến mua sắm hàng hóa, dịch vụ. Tài liệu này cung cấp một lộ trình chi tiết về cách thức mà chủ đầu tư sẽ tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất để thực hiện dự án.

Mục đích của kế hoạch lựa chọn nhà thầu

- Đảm bảo tính minh bạch: Quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện một cách công khai, minh bạch, tuân thủ các quy định của pháp luật.

- Tìm kiếm nhà thầu có năng lực: Lựa chọn được nhà thầu có kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật, tài chính phù hợp với yêu cầu của dự án.

- Đảm bảo chất lượng công trình: Nhà thầu được lựa chọn sẽ cam kết thực hiện công việc đúng tiến độ, chất lượng, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đã đề ra.

- Tiết kiệm chi phí

2. Lý do dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu

- Thay đổi về phạm vi công việc:

+ Mở rộng phạm vi: Khi yêu cầu của dự án tăng lên, cần bổ sung thêm các hạng mục công việc, điều này đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu để bao gồm các hạng mục mới.

+ Thu hẹp phạm vi: Ngược lại, nếu yêu cầu dự án giảm đi, một số hạng mục có thể được loại bỏ, dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch.

- Thay đổi về tiến độ:

+ Dự án bị chậm trễ: Các sự kiện bất ngờ như thời tiết xấu, thiếu vật liệu, hoặc vấn đề về nhân lực có thể làm chậm tiến độ dự án, đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.

+ Dự án hoàn thành sớm: Ngược lại, nếu dự án tiến hành nhanh hơn dự kiến, có thể cần điều chỉnh kế hoạch để tận dụng thời gian còn lại hoặc bắt đầu giai đoạn tiếp theo.

- Thay đổi về ngân sách:

+ Tăng ngân sách: Khi có thêm nguồn vốn, chủ đầu tư có thể quyết định nâng cấp chất lượng công trình hoặc bổ sung các hạng mục mới, dẫn đến việc tăng ngân sách và điều chỉnh kế hoạch.

+ Giảm ngân sách: Ngược lại, nếu ngân sách bị cắt giảm, chủ đầu tư có thể phải điều chỉnh kế hoạch để giảm chi phí, ví dụ như thay đổi vật liệu, đơn giản hóa thiết kế, hoặc loại bỏ một số hạng mục.

- Thay đổi về chất lượng:

+ Nâng cao yêu cầu chất lượng: Khi yêu cầu về chất lượng công trình được nâng cao, chủ đầu tư có thể cần tìm kiếm các nhà thầu có năng lực kỹ thuật cao hơn, dẫn đến việc điều chỉnh tiêu chí lựa chọn nhà thầu.

+ Giảm yêu cầu chất lượng: Trong một số trường hợp, để giảm chi phí, chủ đầu tư có thể chấp nhận giảm một số yêu cầu về chất lượng, điều này cũng đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch.

3. Quy trình điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể quy định về quy trình điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Bạn đọc có thể tham khảo quy trình sau của Luật Minh Khuê trình bày dựa vào Luật đấu thầu 2023:

Bước 1: Phân tích nguyên nhân: Xác định rõ lý do dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch.

Bước 2: Đánh giá tác động: Đánh giá tác động của việc điều chỉnh đến tiến độ, chất lượng và chi phí của dự án.

Bước 3: Soạn thảo văn bản đề xuất: Lập một văn bản đề xuất điều chỉnh kế hoạch, trong đó trình bày rõ lý do, phạm vi điều chỉnh và các giải pháp cụ thể.

Bước 4: Thẩm định: Văn bản đề xuất sẽ được trình lên cơ quan có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt.

Bước 5: Công bố: Sau khi được phê duyệt, quyết định điều chỉnh sẽ được công bố rộng rãi đến các nhà thầu và các bên liên quan.

Bước 6: Điều chỉnh hồ sơ mời thầu: Các hồ sơ mời thầu sẽ được điều chỉnh phù hợp với quyết định đã được phê duyệt.

Bước 7: Tiến hành lựa chọn nhà thầu: Quá trình lựa chọn nhà thầu sẽ được tiến hành lại theo kế hoạch đã được điều chỉnh.

4. Những lưu ý khi điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu

- Đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật:

+ Luật Đấu thầu: Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất. Mọi thay đổi đều phải phù hợp với các quy định về điều kiện, thủ tục, thời hạn... được quy định trong Luật.

+ Các văn bản hướng dẫn: Các thông tư, nghị định hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu cũng cần được nghiên cứu kỹ để đảm bảo việc điều chỉnh đúng quy trình.

+ Hợp đồng đã ký: Nếu đã ký kết hợp đồng, cần xem xét các điều khoản về điều chỉnh hợp đồng để tránh vi phạm.

- Thông báo cho các nhà thầu tham gia:

+ Thông báo bằng văn bản: Việc thông báo phải được thực hiện bằng văn bản chính thức, gửi đến tất cả các nhà thầu đã tham gia.

+ Nội dung thông báo rõ ràng: Thông báo cần nêu rõ lý do điều chỉnh, nội dung điều chỉnh cụ thể, thời hạn thực hiện các thay đổi và các vấn đề liên quan khác.

+ Đảm bảo tính công khai: Thông báo cần được công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (nếu có) để đảm bảo tính minh bạch.

- Cập nhật thông tin trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (nếu có):

+ Đối với các gói thầu công: Nếu gói thầu được công bố trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, mọi thay đổi đều phải được cập nhật lên hệ thống này.

+ Đảm bảo tính thống nhất: Thông tin trên hệ thống phải nhất quán với thông báo gửi đến các nhà thầu.

5. Các trường hợp đặc biệt khi điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu 

- Thay đổi phạm vi công việc hoặc yêu cầu kỹ thuật

+ Mở rộng phạm vi: Khi yêu cầu của dự án tăng lên, cần bổ sung thêm các hạng mục công việc hoặc nâng cao tiêu chuẩn kỹ thuật, điều chỉnh kế hoạch là điều cần thiết.

+ Thu hẹp phạm vi: Ngược lại, nếu phạm vi dự án bị thu hẹp, các yêu cầu kỹ thuật giảm đi, việc điều chỉnh cũng là bắt buộc.

- Thay đổi nguồn vốn:

+ Tăng nguồn vốn: Khi có thêm nguồn vốn, chủ đầu tư có thể điều chỉnh kế hoạch để lựa chọn nhà thầu có năng lực cao hơn, hoặc mở rộng phạm vi dự án.

+ Giảm nguồn vốn: Ngược lại, nếu nguồn vốn bị cắt giảm, chủ đầu tư phải điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với ngân sách mới, có thể bằng cách chia nhỏ gói thầu hoặc lựa chọn nhà thầu có giá thầu thấp hơn.

- Thay đổi thời gian thực hiện dự án:

+ Gia hạn thời gian: Khi gặp phải các sự cố hoặc khó khăn không lường trước, chủ đầu tư có thể xin gia hạn thời gian thực hiện dự án, đồng thời điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho phù hợp.

+ Rút ngắn thời gian: Trong một số trường hợp, chủ đầu tư có thể yêu cầu nhà thầu rút ngắn thời gian thực hiện dự án, đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch và có thể tăng cường nguồn lực.

- Sự cố khách quan:

+ Thiên tai, dịch bệnh: Các sự kiện bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ và chất lượng của dự án, đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu.

+ Thay đổi chính sách: Các thay đổi về chính sách, pháp luật cũng có thể tác động đến việc thực hiện dự án, dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch.

- Lỗi sai trong kế hoạch ban đầu:

+ Sai sót về kỹ thuật: Nếu phát hiện ra các lỗi sai trong hồ sơ thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật ban đầu, chủ đầu tư cần điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo chất lượng công trình.

+ Sai sót về pháp lý: Các sai sót về pháp lý trong quá trình lập kế hoạch cũng có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh.

6. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu 

- Ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án

+ Gia tăng thời gian: Việc điều chỉnh kế hoạch thường dẫn đến việc phải bắt đầu lại một số công đoạn trong quá trình lựa chọn nhà thầu, như lập hồ sơ mời thầu mới, tổ chức đấu thầu, làm thủ tục ký kết hợp đồng. Điều này kéo dài thời gian và có thể làm chậm tiến độ chung của dự án.

+ Gây gián đoạn: Các nhà thầu đã tham gia quá trình lựa chọn nhà thầu trước đó có thể bị gián đoạn công việc, phải điều chỉnh lại kế hoạch của mình để phù hợp với những thay đổi mới. Điều này gây ra sự bất tiện và có thể làm giảm hiệu quả làm việc của các nhà thầu.

+ Tăng rủi ro chậm trễ: Việc điều chỉnh kế hoạch quá nhiều lần hoặc trong thời gian ngắn có thể làm tăng rủi ro chậm trễ trong việc lựa chọn được nhà thầu phù hợp và ký kết hợp đồng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện các công việc của dự án.

- Ảnh hưởng đến quyền lợi của các nhà thầu

+ Tăng chi phí tham gia: Các nhà thầu phải dành thêm thời gian và nguồn lực để nghiên cứu, chuẩn bị hồ sơ và tham gia quá trình lựa chọn nhà thầu mới. Điều này dẫn đến tăng chi phí tham gia của các nhà thầu.

+ Giảm tính công bằng: Việc điều chỉnh kế hoạch có thể làm thay đổi các tiêu chí đánh giá nhà thầu, ưu đãi hoặc hạn chế một số nhà thầu nhất định. Điều này làm giảm tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

+ Gây tranh chấp: Các nhà thầu có thể không đồng ý với những thay đổi trong kế hoạch và nảy sinh tranh chấp với chủ đầu tư. Điều này gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác giữa các bên và có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý.

- Ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà thầu

+ Giảm tính cạnh tranh: Việc điều chỉnh kế hoạch quá nhiều lần có thể làm giảm tính cạnh tranh của quá trình lựa chọn nhà thầu. Một số nhà thầu có thể rút lui khỏi quá trình tham gia do chi phí và thời gian quá lớn.

+ Làm giảm chất lượng nhà thầu: Để đáp ứng các yêu cầu mới, các nhà thầu có thể phải điều chỉnh lại phương án kỹ thuật, dẫn đến giảm chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp.

+ Tăng rủi ro lựa chọn sai nhà thầu: Việc điều chỉnh kế hoạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu có thể làm tăng rủi ro lựa chọn phải nhà thầu không đáp ứng được yêu cầu hoặc có năng lực kém.