Hệ số lương của thủ quỹ trong đơn vị, cơ quan nhà nước là bao nhiêu?

1. Quy định về chức danh và nhiệm vụ của thủ quỹ trong cơ quan nhà nước

Thủ quỹ là người được cơ quan, đơn vị giao trực tiếp quản lý tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá và các tài sản khác được bảo quản trong két hoặc khu vực lưu giữ của đơn vị. Trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và trường học, thủ quỹ thường được xác định là một vị trí việc làm chuyên môn dùng chung hoặc vị trí hỗ trợ, phục vụ tùy theo cơ cấu tổ chức được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Cần lưu ý, “thủ quỹ” trước hết là tên gọi của nhiệm vụ hoặc vị trí công việc, không phải trong mọi trường hợp đều là một ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức độc lập. Mã ngạch và hệ số lương của người làm thủ quỹ phải căn cứ vào quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, hợp đồng làm việc, vị trí việc làm và cơ cấu ngạch, chức danh nghề nghiệp được phê duyệt.

Các nhiệm vụ chủ yếu của thủ quỹ gồm:

• Tiếp nhận, bảo quản và xuất, nhập tiền mặt theo đúng phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ hợp pháp.
• Kiểm tra sơ bộ chứng từ trước khi thu, chi; không tự ý xuất quỹ khi chứng từ chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
• Mở sổ quỹ tiền mặt và ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ thu, chi theo trình tự thời gian.
• Đối chiếu số tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ quỹ và số liệu kế toán.
• Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng hoặc cơ quan kiểm tra.
• Phối hợp với kế toán làm thủ tục rút tiền tại Kho bạc Nhà nước, ngân hàng hoặc nộp tiền vào tài khoản của đơn vị.
• Bảo quản tiền, tài sản, giấy tờ có giá và chìa khóa két theo chế độ an toàn.
• Kịp thời báo cáo khi phát hiện tiền giả, tiền rách, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, chứng từ bất hợp pháp hoặc chênh lệch giữa sổ sách và quỹ thực tế.
• Bàn giao đầy đủ quỹ và sổ sách khi thay đổi người làm thủ quỹ.

Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về số tiền và tài sản thực tế được giao quản lý. Nếu để xảy ra thất thoát do lỗi cá nhân, người làm thủ quỹ có thể phải bồi hoàn vật chất, bị xử lý kỷ luật hoặc chịu trách nhiệm khác tùy tính chất, mức độ vi phạm.

Một nguyên tắc quan trọng trong kiểm soát nội bộ là tách biệt người giữ tiền với người ghi sổ, phê duyệt và kiểm tra. Luật Kế toán quy định người đang làm thủ kho, thủ quỹ không được đồng thời làm kế toán trong cùng một đơn vị kế toán, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác. Luật Kế toán số 88/2015/QH13

2. Hệ số lương và mã ngạch thủ quỹ theo quy định hiện hành

Hiện nay không có một mã ngạch duy nhất áp dụng cho tất cả người làm thủ quỹ trong cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập. Việc xếp lương phụ thuộc vào địa vị pháp lý của người lao động và vị trí được phê duyệt.

Một số trường hợp thường gặp:

• Công chức giữ ngạch Nhân viên hành chính, mã số 01.005 và được giao nhiệm vụ thủ quỹ.
• Viên chức hoặc nhân viên trong đơn vị sự nghiệp công lập được xếp lương theo vị trí việc làm tương ứng.
• Người làm thủ quỹ theo hợp đồng lao động, hưởng lương theo hợp đồng và quy chế trả lương của đơn vị.
• Người đang giữ mã ngạch cũ được chuyển xếp sang mã ngạch mới theo quy định chuyển ngạch, chuyển loại và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Thông tư 02/2021/TT-BNV quy định ngạch Nhân viên hành chính có mã số 01.005. Đối với người thuộc phạm vi áp dụng của Thông tư này, việc chuyển từ ngạch Nhân viên phục vụ mã số 01.009 sang ngạch Nhân viên 01.005 được thực hiện theo quy định về chuyển xếp lương, không phải cứ làm thủ quỹ là đương nhiên được cấp mã số 01.005. Hướng dẫn của Cổng Thông tin điện tử Chính phủ về chuyển ngạch 01.009 sang 01.005

Đối với mã ngạch kế toán cũ hoặc các mã số chuyên ngành tài chính, kế toán, việc chuyển xếp phải căn cứ vào tiêu chuẩn trình độ, vị trí việc làm, thời gian giữ ngạch và quyết định của cơ quan quản lý. Vì vậy, không nên khẳng định mọi người đang làm thủ quỹ đều được chuyển sang ngạch kế toán viên hoặc ngạch Nhân viên hành chính.

Trường hợp được xếp vào ngạch Nhân viên công chức loại B thì hệ số lương thường được xác định theo bảng lương tương ứng tại Nghị định 204/2004/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Các hệ số tham khảo từ bậc 1 đến bậc 12 gồm:

Nghị định 204/2004/NĐ-CP là căn cứ quan trọng để áp dụng bảng lương theo ngạch, bậc trong khu vực nhà nước. Tuy nhiên, người làm thủ quỹ chỉ được hưởng bảng lương này khi thuộc đúng đối tượng áp dụng và được xếp vào ngạch tương ứng. Nghị định 204/2004/NĐ-CP

Từ ngày 01/07/2026, mức lương cơ sở áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang là 2.530.000 đồng/tháng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP. Do đó, các ví dụ sử dụng mức 2.340.000 đồng/tháng chỉ phù hợp với giai đoạn trước ngày 01/07/2026. Nghị định 161/2026/NĐ-CP

Công thức tính lương theo hệ số:

Mức lương theo ngạch, bậc = Mức lương cơ sở × Hệ số lương

Ví dụ, người làm thủ quỹ được xếp bậc 3, hệ số 2,26:

2.530.000 đồng × 2,26 = 5.717.800 đồng/tháng

Đây là mức lương theo hệ số, chưa bao gồm phụ cấp và chưa trừ các khoản bảo hiểm, thuế hoặc nghĩa vụ khác nếu có.

Việc có bằng đại học không làm phát sinh quyền tự động hưởng lương theo ngạch A1. Tiền lương được xác định theo ngạch hoặc chức danh nghề nghiệp được bổ nhiệm và vị trí việc làm, không chỉ dựa vào văn bằng cao nhất của cá nhân. Người có bằng đại học nhưng vẫn được tuyển dụng, xếp vào vị trí Nhân viên loại B thì vẫn hưởng lương theo ngạch được bổ nhiệm, trừ khi đáp ứng điều kiện để chuyển ngạch hoặc được tuyển dụng vào vị trí khác.

3. Các loại phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp kiêm nhiệm của thủ quỹ

Theo Thông tư 05/2005/TT-BNV, thủ quỹ cơ quan, đơn vị thuộc nhóm được hưởng phụ cấp trách nhiệm công việc mức 4, hệ số 0,1 nếu được giao thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ và đáp ứng điều kiện áp dụng. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ cũng dẫn lại quy định này khi giải đáp về phụ cấp trách nhiệm công việc. Giải đáp của Bộ Nội vụ về phụ cấp trách nhiệm

Mức phụ cấp được tính như sau:

Phụ cấp trách nhiệm = Mức lương cơ sở × 0,1

Từ ngày 01/07/2026:

2.530.000 đồng × 0,1 = 253.000 đồng/tháng

Khoản phụ cấp này có thể được áp dụng đối với:

• Thủ quỹ chuyên trách của cơ quan, đơn vị.
• Công chức, viên chức được giao kiêm nhiệm công tác thủ quỹ.
• Nhân viên trường học hoặc đơn vị sự nghiệp được phân công làm thủ quỹ theo quyết định của người có thẩm quyền.

Việc hưởng phụ cấp cần thể hiện trong quyết định phân công, hồ sơ nhân sự hoặc bảng thanh toán lương. Không nên chỉ căn cứ vào việc cá nhân thực tế có cầm tiền hoặc thu, chi tiền mà bỏ qua yêu cầu về quyết định giao nhiệm vụ và thẩm quyền của người phân công.

Cần phân biệt phụ cấp trách nhiệm với phụ cấp kiêm nhiệm chức vụ lãnh đạo. Người được giao kiêm nhiệm thủ quỹ thường không đương nhiên được hưởng thêm phụ cấp kiêm nhiệm 10%. Khoản 10% trong một số quy định về tiền lương chủ yếu liên quan đến việc kiêm nhiệm chức vụ lãnh đạo, không phải mọi trường hợp kiêm nhiệm nhiệm vụ chuyên môn.

Nếu một nhân viên văn thư, hành chính hoặc nhân viên khác được giao thêm nhiệm vụ thủ quỹ, người đó có thể được xem xét hưởng phụ cấp trách nhiệm thủ quỹ hệ số 0,1. Tuy nhiên, đơn vị cần ban hành quyết định phân công rõ ràng, xác định phạm vi trách nhiệm và bảo đảm không vi phạm nguyên tắc phân tách nhiệm vụ kế toán, thủ quỹ.

Đối với việc tính đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, không nên mặc nhiên cộng hoặc loại trừ mọi khoản phụ cấp trong mọi trường hợp. Cơ quan, đơn vị cần căn cứ quy định về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm tại thời điểm chi trả, tính chất khoản phụ cấp, chế độ tiền lương đang áp dụng và hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm. Việc khẳng định phụ cấp trách nhiệm luôn luôn không tính đóng bảo hiểm có thể không phù hợp nếu chính sách tiền lương hoặc quy định bảo hiểm đã thay đổi.

Ngoài phụ cấp trách nhiệm, thủ quỹ có thể được hưởng các khoản khác nếu thuộc đối tượng, chẳng hạn:

• Phụ cấp khu vực;
• Phụ cấp thu hút;
• Phụ cấp độc hại, nguy hiểm trong trường hợp công việc và môi trường làm việc đáp ứng điều kiện;
• Phụ cấp chức vụ lãnh đạo nếu đồng thời giữ chức vụ lãnh đạo;
• Các khoản hỗ trợ hoặc thu nhập tăng thêm theo cơ chế tự chủ của đơn vị.

Những khoản này không phát sinh chỉ vì người lao động làm thủ quỹ mà phải căn cứ vào địa bàn, môi trường, chức vụ, nguồn kinh phí và quy định riêng.

4. Hướng dẫn xác định lương và phụ cấp thủ quỹ trong đơn vị sự nghiệp, trường học

Trong đơn vị sự nghiệp công lập, trước hết cần xác định người làm thủ quỹ thuộc nhóm nào:

• Viên chức được tuyển dụng vào vị trí việc làm chuyên môn dùng chung;
• Nhân viên hợp đồng;
• Viên chức đang giữ một chức danh nghề nghiệp khác nhưng được phân công kiêm nhiệm;
• Giáo viên hoặc nhân viên trường học được giao thêm nhiệm vụ thủ quỹ.

Đối với các cơ sở giáo dục phổ thông công lập, vị trí thủ quỹ được xem xét trong cơ cấu vị trí việc làm của nhà trường. Thông tư 20/2023/TT-BGDĐT là một trong những căn cứ hướng dẫn về vị trí việc làm, cơ cấu viên chức và số lượng người làm việc tại các cơ sở giáo dục phổ thông công lập. Thông tư 20/2023/TT-BGDĐT

Các bước xác định chế độ tiền lương có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng

Cần xác định người lao động là công chức, viên chức hay người làm việc theo hợp đồng. Đây là căn cứ để lựa chọn bảng lương và chế độ phụ cấp phù hợp.

Bước 2: Kiểm tra vị trí việc làm được phê duyệt

Không phải mọi nhiệm vụ thủ quỹ đều có cùng mã ngạch. Cần xem đề án vị trí việc làm, quyết định giao biên chế hoặc quyết định phân công của đơn vị.

Bước 3: Xác định ngạch, bậc hoặc chức danh nghề nghiệp

Sau khi xác định vị trí việc làm, cơ quan có thẩm quyền mới xác định mã số, ngạch, bậc lương và thời gian nâng bậc lần sau.

Bước 4: Tính lương theo mức lương cơ sở hiện hành

Tại thời điểm từ ngày 01/07/2026, có thể áp dụng mức lương cơ sở 2.530.000 đồng/tháng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP, trừ trường hợp văn bản mới quy định khác.

Bước 5: Kiểm tra phụ cấp

Nếu được giao nhiệm vụ thủ quỹ hợp pháp, người lao động có thể được xem xét phụ cấp trách nhiệm hệ số 0,1. Ngoài ra, phải kiểm tra các điều kiện về phụ cấp khu vực, thu hút, độc hại hoặc các chế độ đặc thù khác.

Ví dụ:

Một nhân viên được xếp ngạch Nhân viên loại B, bậc 3, hệ số 2,26 và được giao làm thủ quỹ:

• Lương theo hệ số: 2.530.000 × 2,26 = 5.717.800 đồng/tháng.
• Phụ cấp trách nhiệm: 2.530.000 × 0,1 = 253.000 đồng/tháng.
• Tổng trước khi khấu trừ: 5.970.800 đồng/tháng.

Con số trên chưa bao gồm các khoản phụ cấp khác và chưa trừ bảo hiểm, thuế hoặc các khoản phải khấu trừ theo quy định.

Đối với giáo viên kiêm nhiệm thủ quỹ, cần tách bạch ba vấn đề:

• Lương chính vẫn được tính theo chức danh nghề nghiệp giáo viên đang giữ.
• Phụ cấp trách nhiệm thủ quỹ có thể được xem xét nếu có quyết định giao nhiệm vụ và đáp ứng điều kiện.
• Việc giảm định mức tiết dạy không tự động phát sinh chỉ vì giáo viên làm thủ quỹ. Chỉ được giảm tiết dạy nếu nhiệm vụ kiêm nhiệm thuộc nhóm được pháp luật hoặc văn bản chuyên ngành quy định giảm định mức.

Nhà trường cũng cần ban hành văn bản phân công cụ thể, ghi rõ thời gian thực hiện, phạm vi công việc, chế độ bàn giao, trách nhiệm khi chênh lệch quỹ và chế độ phụ cấp. Việc phân công bằng lời nói dễ gây tranh chấp về trách nhiệm và quyền lợi tiền lương.

Đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần hoặc tự chủ toàn bộ có thể có quy chế thu nhập tăng thêm, nhưng khoản này không thay thế lương theo ngạch, bậc và phụ cấp bắt buộc. Mức thu nhập thực tế có thể khác nhau giữa các đơn vị do nguồn thu, khả năng tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ và mức độ tự chủ.

5. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về chế độ đãi ngộ đối với thủ quỹ

Câu hỏi 1: Thủ quỹ có phải là một ngạch công chức riêng không?

Không nhất thiết. Thủ quỹ thường là tên gọi nhiệm vụ hoặc vị trí việc làm. Người làm thủ quỹ có thể được xếp vào ngạch Nhân viên hành chính, chức danh nghề nghiệp phù hợp hoặc làm việc theo hợp đồng. Muốn xác định chính xác phải kiểm tra quyết định tuyển dụng, quyết định bổ nhiệm và đề án vị trí việc làm của đơn vị.

Câu hỏi 2: Người làm thủ quỹ có được hưởng phụ cấp trách nhiệm 0,1 không?

Có thể được hưởng nếu thuộc đối tượng áp dụng, được giao nhiệm vụ thủ quỹ hợp pháp và đáp ứng điều kiện theo Thông tư 05/2005/TT-BNV. Mức hưởng được tính bằng 0,1 lần mức lương cơ sở. Từ ngày 01/07/2026, mức tham khảo là 253.000 đồng/tháng.

Câu hỏi 3: Nhân viên văn thư kiêm thủ quỹ có được hưởng hai khoản phụ cấp không?

Việc kiêm nhiệm thủ quỹ không đương nhiên tạo ra một khoản “phụ cấp kiêm nhiệm” riêng. Người được giao nhiệm vụ thủ quỹ có thể được hưởng phụ cấp trách nhiệm 0,1 nếu đủ điều kiện. Các khoản phụ cấp khác phải có căn cứ độc lập.

Câu hỏi 4: Kế toán có được kiêm nhiệm thủ quỹ không?

Về nguyên tắc, không. Người đang làm kế toán không được đồng thời làm thủ quỹ trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ do pháp luật quy định. Việc bố trí một người vừa ghi sổ, vừa giữ tiền làm mất cơ chế kiểm soát chéo và có thể dẫn đến trách nhiệm của cả cá nhân lẫn người ra quyết định phân công.

Câu hỏi 5: Có bằng đại học thì thủ quỹ có được hưởng lương A1 không?

Không tự động. Lương được xác định theo ngạch hoặc chức danh nghề nghiệp được bổ nhiệm, không chỉ căn cứ vào bằng cấp. Người có bằng đại học nhưng được xếp vào vị trí Nhân viên loại B thì vẫn hưởng lương theo vị trí đó. Muốn hưởng lương A1 phải đáp ứng điều kiện về vị trí việc làm, tiêu chuẩn ngạch, tuyển dụng hoặc chuyển ngạch theo quy định.

Câu hỏi 6: Mã ngạch 01.009 còn được sử dụng không?

Ngạch Nhân viên phục vụ mã số 01.009 đã được thay thế trong phạm vi điều chỉnh của quy định mới về ngạch công chức hành chính. Tuy nhiên, việc chuyển sang mã số 01.005 không nên hiểu là tự động áp dụng cho mọi người đang làm thủ quỹ. Cơ quan quản lý phải căn cứ đối tượng, hồ sơ, vị trí việc làm và quyết định chuyển xếp cụ thể.

Câu hỏi 7: Giáo viên kiêm thủ quỹ có được giảm tiết dạy không?

Không phải mọi trường hợp đều được giảm tiết dạy. Phụ cấp trách nhiệm và chế độ giảm định mức tiết dạy là hai chính sách khác nhau. Giáo viên chỉ được giảm tiết nếu nhiệm vụ kiêm nhiệm thuộc danh mục được pháp luật chuyên ngành quy định hoặc có cơ chế đặc thù được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Câu hỏi 8: Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm thế nào nếu quỹ bị thiếu?

Thủ quỹ phải phối hợp với kế toán và thủ trưởng đơn vị kiểm kê, xác định nguyên nhân. Nếu thiếu quỹ do lỗi quản lý, làm mất tiền, chi sai hoặc không thực hiện đúng quy trình, người làm thủ quỹ có thể phải bồi thường và bị xử lý kỷ luật. Nếu chênh lệch phát sinh do chứng từ, sai sót của người phê duyệt hoặc nguyên nhân khách quan, trách nhiệm phải được xác định trên cơ sở hồ sơ, quy trình và mức độ lỗi của từng người.

Câu hỏi 9: Cơ quan có được giao thủ quỹ cho bất kỳ nhân viên nào không?

Việc phân công phải phù hợp với vị trí việc làm, năng lực, yêu cầu bảo mật và quy chế quản lý tài chính của đơn vị. Người được giao nhiệm vụ cần có quyết định hoặc văn bản phân công rõ ràng, được hướng dẫn nghiệp vụ và thực hiện bàn giao quỹ bằng biên bản.

Câu hỏi 10: Làm thế nào để xác định đúng mức lương và phụ cấp thực tế?

Người lao động nên kiểm tra các tài liệu sau:

• Quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng làm việc;
• Quyết định bổ nhiệm ngạch, chức danh nghề nghiệp;
• Đề án vị trí việc làm của đơn vị;
• Quyết định phân công làm thủ quỹ;
• Bảng lương và quyết định nâng bậc gần nhất;
• Quy chế chi tiêu nội bộ;
• Văn bản xác định các khoản phụ cấp;
• Quy định về nguồn kinh phí chi trả.

Nếu các giấy tờ có nội dung không thống nhất, nên đề nghị phòng tổ chức cán bộ, bộ phận kế toán hoặc cơ quan chủ quản giải thích bằng văn bản. Trong trường hợp có tranh chấp về lương, phụ cấp hoặc trách nhiệm vật chất, cần lưu giữ bảng lương, quyết định phân công, phiếu chi và biên bản bàn giao để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Như vậy, chế độ của thủ quỹ không chỉ được xác định bằng tên gọi công việc mà phải dựa trên địa vị pháp lý, vị trí việc làm, ngạch hoặc chức danh nghề nghiệp và quyết định phân công cụ thể. Mức tham khảo từ ngày 01/07/2026 cần sử dụng mức lương cơ sở 2.530.000 đồng/tháng; các khoản lương, phụ cấp và chế độ bảo hiểm phải được rà soát lại theo văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm chi trả.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Hệ số lương trung cấp được tính như thế nào?
• Hệ số lương của nhân viên văn thư trường học trình độ trung cấp được tính thế nào?
• Hệ số lương công chức của kiểm tra viên chính hải quan