1. Tại sao nên thành lập VPĐD công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam?

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam là cơ sở để các thương nhân nước ngoài tìm hiểu thị trường, tổ chức thực hiện các hoạt động thương mại nhằm mở rộng, phát triển kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Tại khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại năm 2005, sửa đổi bổ sung năm 2019 đã giải thích tương đối rõ về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Theo đó, văn phòng đại diện công ty nước ngoài có thể hiểu là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật Việt Nam nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không có chức năng kinh doanh ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động theo mẫu tới cơ quan quản lý trực tiếp là Sở công thương. Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Như vậy, về cơ bản thì văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam cũng không quá khác so với loại hình văn phòng đại diện thông thường. Nên để có thể thăm dò thị trường Việt Nam để tìm kiếm cơ hội phát triển tại đây thì các công ty có vốn nước ngoài nên thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.

2. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì để cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài thì công ty nước ngoài đó phải thỏa mãn các điều kiện được quy định như sau:

- Một là, thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.

- Hai là, doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất là 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

- Ba là, trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

- Bốn là, nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

3. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty có vốn nước ngoài

Khi tiến hành thành lập Văn phòng đại diện của công ty có vốn nước ngoài thì người có nhu cầu cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các văn bản tài liệu được quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Đối với văn bản này cần phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.

- Các tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Ngoài ra, cần lưu ý, đối với trường hợp Bản sao của Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài; Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện; Bản sao bản báo cáo tài chính; Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty có vốn nước ngoài

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì để cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty có vốn nước ngoài thì cần phải tiến hành theo trình tự thủ tục được quy định như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với 02 trường hợp sau:

- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

- Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp giấy phép thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải có văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp.

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.