1. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để làm gì?

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là cơ sở để các thương nhân tìm hiểu thị trường, tổ chức thực hiện các hoạt động thương mại nhằm mở rộng, phát triển kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành mà Luật thương mại đã giải thích tương đối rõ về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo đó, quý khách hàng có thể hiểu:

- Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp nước ngoài

- Được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại. 

Về cơ bản, nó cũng không quá khác so với loại hình văn phòng đại diện thông thường.

 

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thương nhân chuẩn bị thông tin, tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện

Thông tin và tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tới sở công thương

Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cáp giấy phép thành lập văn phòng đại diện đến sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp qua đường bưu điện, công văn hành chính; mạng điện tử.

Bước 3: Sở Công Thương thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ, sỏ Công Thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công Thương;  Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; cơ quan Thống Kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công Thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ.

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký

Bước 5: Nộp thông báo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định. Giấy phép thành lập văn phòng đại điện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm.

 

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Để được hưởng các quyền lợi vẫn luôn luôn đi kèm những điều kiện. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó, các cá nhân, tổ chức nước ngoài muốn được pháp luật thừa nhận và cấp giấy thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 7, Chương 2, Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Điều kiệ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

- Cá nhân, tổ chức nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc phải có hiệu lực đối với Việt Nam

- Đã hoạt động sản xuất, kinh doanh ít nhất một năm tính từ thời điểm thành lập

- Nếu hồ sơ thành lập thành lập doanh nghiệp của cá nhân, tổ chức nước ngoài có giới hạn thời gian hoạt động thì thời gian đó phải còn ít nhất một năm

- Văn phòng đại diện mà cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập phải có nội dung hoạt động phug hợp với cam kết của Việt Nam

- Nếu nội dung hoạt động không phù hợp, cá nhân, tổ chức nước ngoài thành lập văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

 

4. Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài?

Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam do sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký trụ sở chính cấp.

Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng kinh doanh ngoàithực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện , không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành.

Hàng năm, văn phòng đại diện gửi báo cáo hoạt động theo mẫu tới cơ quan lý trực tiếp là Sở Công Thương.

Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

 

5. Quyền và nghãi vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Quyền lợi của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

- Kinh doanh, hoạt động theo đúng quy định trong giấy phép

- Được quyền thuê văn phòng, mua cá trang thiết bị phục vụ kinh doanh

- Thực hiện quy trình tuyển dụng lao động

- Được quyền mở tài khoản tại các ngân hàng Việt Nam

- Tiến hành khắc dấu và sử dụng dấu theo quy định

- Một số quyền lợi khác

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty nước ngoài

- Đóng thuế và các khoản phí theo quy định

- Báo cáo hoạt động kinh doanh

- Một số nghĩa vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Viêt Nam

Để có thể được cơ quan đăng ký cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, Thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký, hồ sơ sẽ bao gồm những tài liệu sau:

- Bản đề nghị (đơn) thành lập văn phòng đại diên (theo mẫu quy đinh)

- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp thành lập (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương)

- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu vwan phòng đại diện

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Nếu người đại diện là công dân Việt Nam cần có bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Nếu người đại diện là công dân nước ngoaifd cần bản sao hộ chiếu.

- Các tài liệu cung cấp thông tin về trụ sở dự kiến như:

+ Bản sao tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm thành lập văn phòng đại diên công ty nước ngoài hợp pháp

+ Bản sao tài liệu chứng minh điều kiện an ninh trật tựu, an toàn lao động của đại điểm đặt văn phòng

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật về Việt Nam về điều kiện an ninh, trât tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

 

6. Trường hợp nào không được cấp giấy phép văn phòng đại diện?

Để có thể được cấp giấy phép lập văn phòng đại diện, thương nhân xin phép phải đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam, các trường hợp sau sẽ không được cấp giấy phép.

1. Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng dại diện.

2. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

3. Việc thành lập văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trât tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

4. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

 

7. Cơ quan nào cấp giấy phép văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam?

Theo quy định của pháp luật, Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

 

8. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Theo quy định Luật doanh nghiệp 2020 về văn phòng đại diện, chi nhánh như sau:

1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.

2. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.

3. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.

4. Việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.

5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp luật trong phạm vi thời hạn được ủy quyền.

6. Pháp nhân có quyền, nghãi vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện.

Từ quy định trên có thể thấy, văn phòng đại diên không phải là pháp nhân và không có tư cách pháp nhân theo quy định

Trên đây là toàn bộ bài viets mà Luật Minh Khuê muốn giới thiệu bạn đọc về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu có thắc mắc hãy gọi đến tổng đài tư vấn trực tuyến qua hotline 1900.6162 . xin chân thành cảm ơn!