CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

Về công tác Quản trị Hành chính của Công ty cổ phần đầu tư ……

(Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-….. ngày … /…/20…

  của Tổng Giám đốc Công ty cổ phần đầu tư ………)

CHƯƠNG I - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích của quy định

1. Quy định về các vấn đề liên quan đến công tác quản trị hành chính để toàn thể CBCNV trong Công ty nắm rõ và thực hiện thống nhất.

2.Quản lý tốt các chi phí hành chính văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các chi phí trong công tác quản trị hành chính của Công ty.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy định này áp dụng đối với các phòng, ban trực thuộc Công ty, các cá nhân là CBCNV của Công ty. 

2. Các Công ty thành viên trực thuộc Công ty mẹ ............ có thể vận dụng một phần hoặc toàn bộ quy định này căn cứ theo cơ cấu tổ chức của Công ty thành viên.

3. Trưởng các phòng, ban chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt nội dung quy định đến toàn thể CBCNV trong phòng, ban.

4. Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm giám sát kiểm tra quá trình thi hành quy định này.

5. Phòng Tổ chức Nhân sự có trách nhiệm đánh giá hiệu quả của việc thi hành quy định này.

CHƯƠNG II - QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN

Điều 3. Soạn thảo văn bản.

1. Những văn bản có nội dung thuộc một lĩnh vực chuyên môn và do một phòng, ban, chức năng phụ trách, chủ trì soạn thảo thì:

- Trưởng phòng, ban chức năng chủ trì soạn thảo văn bản và có trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể cho một nhân viên, hoặc một nhóm nhân viên (trong đó có một người chịu trách nhiệm chính), soạn thảo văn bản theo đúng kế hoạch, nội dung và thời gian.

- Những văn bản dự thảo có liên quan đến chính sách, chiến lược, kế hoạch dài hạn thì nhất thiết nội dung văn bản phải được thảo luận và thông qua Ban Tổng giám đốc Công ty.

2. Những văn bản có nội dung liên quan tới nhiều lĩnh vực chuyên môn và do các phòng, ban chủ trì phối hợp soạn thảo:

- Trưởng phòng, ban chủ trì soạn thảo văn bản, ngoài việc thực hiện quy định tại khoản 1 điều này, phải có văn bản yêu cầu và gửi kèm dự thảo đến các phòng, ban có liên quan (có ký nhận) lấy ý kiến và thẩm tra nội dung văn bản dự thảo, đồng thời, có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ và đúng ý kiến góp ý của các đơn vị này, hoàn chỉnh dự thảo văn bản và chịu trách nhiệm về phần chuyên môn do mình phụ trách.

- Trưởng các phòng, ban có liên quan phải trực tiếp nghiên cứu và có trách nhiệm góp ý kiến, thẩm tra nội dung trả lời bằng văn bản, theo yêu cầu của phòng, ban chủ trì soạn thảo. Quá thời hạn quy định, các phòng, ban có liên quan không có ý kiến tham gia, thì coi như đã đồng ý với dự thảo và Trưởng phòng, ban chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc Công ty, trước pháp luật về phần nội dung chuyên môn do mình phụ trách.

- Khi phòng, ban chức năng trong Công ty chủ trì soạn thảo tổ chức họp để thẩm định, hoặc lấy ý kiến tham gia vào dự thảo dự án, chương trình, phòng, ban soạn thảo phải gửi tài liệu trước hai ngày (02 ngày) cho các phòng, ban có liên quan. Trưởng phòng, ban có liên quan, hoặc chuyên viên được phân công dự họp thẩm định, hoặc góp ý vào dự thảo văn bản, phải nghiên cứu kỹ những nội dung có liên quan và tham gia ý kiến vào nội dung dự án, dự thảo văn bản với phòng, ban chủ trì soạn thảo. Ý kiến tham gia tại cuộc họp, được coi là ý kiến của Trưởng phòng đó.

- Trong trường hợp cần thiết, Tổng giám đốc Công ty sẽ quyết định thành lập Hội đồng thẩm định, thẩm tra các dự án, dự thảo văn bản theo quy định của pháp luật.  

- Thời hạn trả lời và tham gia ý kiến, thẩm tra: thời hạn các phòng, ban chức năng phải trả lời được ghi rõ trong văn bản của phòng, ban chủ trì soạn thảo yêu cầu tham gia ý kiến, hoặc thẩm tra nội dung. Riêng đối với văn bản có yêu cầu gấp, Trưởng phòng, ban có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc Công ty Công ty.

Điều 4. Trình ký công văn, tài liệu, hồ sơ

1. Toàn bộ các tài liệu, hồ sơ trình ký cho Ban Tổng giám đốc Công ty phải được để trong kẹp trình ký ghi rõ phòng, ban cần trình ký.

2. Mọi văn bản tài liệu trước khi chuyển lên Tổng giám đốc Công ty ký duyệt đều phải có chữ ký nháy và/hoặc chữ ký chính của Trưởng phòng, ban, Chánh văn phòng Tổng hợp

3. Các văn bản, tài liệu hồ sơ trình ký phải đầy đủ và được trình bày rõ ràng, đúng form mẫu, không tẩy xóa.

4. Tài liệu, hồ sơ phải được chuyển cho Thư ký Tổng giám đốc Công ty, Thư ký Tổng giám đốc Công ty kiểm tra tài liệu hồ sơ, trường hợp thấy tài liệu hồ sơ bị sai, không đúng thì phải hồi lại phòng, ban liên quan, sau khi đã kiểm tra hoàn tất thì trình Tổng giám đốc Công ty ký.

5. Trường hợp khẩn cấp thì các Phó Tổng giám đốc Công ty, Trưởng các Phòng, ban có thể trực tiếp gặp Tổng giám đốc Công ty xin ý kiến, trình ký.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KÝ

CHƯƠNG III - QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG DẤU, CHỮ KÝ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 5. Con dấu công ty

1.   Con dấu là tài sản của Công ty. Công ty có 2 con dấu, con dấu thứ nhất được lưu giữ, quản lý tại trụ sở chính công ty, con dấu thứ hai được lưu giữ quản lý tại Văn phòng công ty tại tỉnh Ninh Bình. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở chính hoặc xa Văn phòng công ty thì Tổng Giám đốc có thể mang con dấu công ty theo để sử dụng.

2.   Tổng Giám đốc giao nhân viên văn thư sử dụng và quản lý con dấu theo Nghị định số ..../20..../NĐ-CP ngày .../.../20... của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định pháp luật hiện hành có liên quan. Nếu  nhân viên văn thư tự ý đóng dấu khi chưa được phép, gây ra hậu quả, thiệt hại cho công ty hoặc dấu trái nguyên tắc thì sẽ bị xử lý kỷ luật lao động. Nghiêm cấm cán bộ, nhân viên tuỳ tiện đóng dấu hoặc mang con dấu ra khỏi công ty.

3.   Mực in dấu thống nhất là màu đỏ. Khi đóng, dấu phải rõ nét và phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, nghiêm cấm việc đóng dấu lên chữ ký photo. Tất cả các văn bản do công ty phát hành nếu có dấu công ty trên chữ ký photo đều không có giá trị pháp lý.

4.   Mọi văn bản, chứng từ có đóng dấu nhưng không có chữ ký của Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc uỷ quyền đều không có giá trị pháp lý.

5.   Các trường hợp được khắc con dấu mới và nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an cơ quan công an có thấm quyền:

- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng.

- Có sự chuyển đổi về loại hình công ty, đổi tên công ty hoặc thay đổi trụ sở chính công ty sang địa điểm mới không cùng trong một quận, huyện khác tỉnh, thành.

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp con dấu công ty bị mất thì việc xử lý theo đúng các quy định của pháp luật.

- ....

- .......

Điều 6. Chữ ký

1.   Các văn bản do công ty phát hành do Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng Giám đốc ký theo thẩm quyền.

2.   Các phó Tổng Giám đốc được ký thay Tổng Giám đốc khi có sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc.

3.   Các Trưởng, phó phòng ban chức năng được ký “Thừa lệnh Tổng Giám đốc” sau khi được Tổng Giám đốc cho phép.

4.   Người “ký thay” hoặc “ký thừa lệnh” phải chịu trách nhiệm cá nhân đến cùng về văn bản đã ký cho dù sau đó được chuyển sang làm công việc khác hoặc chuyển công tác.

5.   Các phòng, ban, cá nhân khi tham mưa soạn thảo văn bản trình ký Tổng Giám đốc phải ký trách nhiệm (ký nháy) vào trang cuối của văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân đến cùng về văn bản đó.

6.   Đối với các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự được giao kết giữa các bên, công ty có thể ký trước hoặc đối tác ký trước. Đơn vị phòng ban hoặc cá nhân có liên quan phải ký nháy vào từng trang của bản hợp đồng trước khi trình Tổng Giám đốc xem xét ký.

7.   Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền cho người khác ký hợp đồng, phụ lục hợp đồng thông qua Giấy uỷ quyền có giá trị hiệu lực từ thời điểm Tổng Giám đốc và người được uỷ quỳên ký giấy Giấy uỷ quyền cho đến khi thanh lý hợp đồng, phụ lục hợp đồng. Giấy uỷ quyền được đính kèm vào bản hợp đồng/ phụ lục hợp đồng. Bất kỳ cá nhân nào ký hợp đồng khi chưa được sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc thì hợp đồng đó sẽ bị vô hiệu về thẩm quyền ký kết.

8.   Đối với hợp đồng mà phía đối tác đã ký trước và đóng dấu, thì các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan phải có trách nhiệm kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng về nội dung và hình thức của Hợp đồng, sau đó mới trình Tổng Giám đốc xem xét, ký.

9.   Để tránh việc bị giả mạo chữ ký, các Trưởng, Phó phòng, ban trở lên phải đăng ký chữ ký đầy đủ và chữ ký nháy trong Sổ đăng ký chữ ký. Trong trường hợp muốn thay đổi chữ ký thì cá nhân đó phải đăng ký lại với nhân viên văn thư trong Sổ đăng ký chữ ký.

10. Trong trường hợp Tổng Giám đốc đi vắng, mà những cá nhân khác không thể ký thay hoặc ký thừa lệnh được, Tổng Giám đốc có thể cho phép các phòng ban sử dụng chữ ký scan của Tổng Giám đốc sau khi đã duyệt nội dung văn bản đó qua bản Fax hoặc Email.

Điều 7. Chữ ký số

1.   Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (dưới dạng văn bản, hình ảnh, video và các dạng dữ liệu khác) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.

2.   Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc uỷ quyền được sử dụng chữ ký số trong quá trình làm việc với đối tác ở môi trường internet.

3.   Nhân viên công nghệ thông tin (IT) của công ty có trách nhiệm sử dụng các kỹ thuật mật mã để gắn bó với mỗi người sử dụng một cặp khoá công khai – bí mật để ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật nhằm đảm bảo mức độ bảo mật, tin cậy theo đúng các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước.

Điều 8. Quy định về quản lý, xem xét, giải quyết văn bản đến

1.   Văn bản đến là tất cả các văn bản như thư, đơn từ, công văn, hợp đồng hoặc những loại hình khác được thể hiện dưới hình thức văn bản do cá nhân hay tổ chức, cơ quan khác gửi đến Công ty cổ phần đầu tư ..........

2.   Văn bản đến được quản lý, xem xét, giải quyết theo sơ đồ sau:

a.   Văn bản đến qua đường thư tín, thư tay, fax đều phải được tập trung tại nơi làm việc của Nhân viên văn thư trong công ty để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký.

b.   Bước 1 (B1): Nhân viên văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản đến tại Sổ công văn đến và làm thủ tục đóng dấu “Công văn đến” tại góc bên trái của văn bản, điền thông tin của văn bản như số văn bản, ngày tháng phát hành, nơi chuyển để giải quyết văn bản và lưu hồ sơ tại sổ. văn bản đến phải có dấu “công văn đến” mới có giá trị giải quyết.

c.   Bước 2 (B2): Văn bản đến được chuyển giao đến Thư ký Tổng Giám đốc để Thư ký trình ngày lên Tổng Giám đốc Công ty để xin ý kiến giải quyết bằng bút phê. Trường hợp Tổng Giám đốc đi vắng thì Thư ký có trách  nhiệm báo cáo nội dung qua điện thoại đến Tổng Giám đốc, xin ý kiến giải quyết của Tổng Giám đốc Công ty và ghi vào sổ xử lý công văn đồng thời truyền đạt ý kiến của Tổng Giám đốc Công ty đến các đơn vị, cá nhân có liên quan.

d.   Bước 3 (B3): Thư ký Tổng Giám đốc tổng hợp bút phê của Tổng Giám đốc Công ty ào sổ xử lý công văn và chuyền văn bản cho nhân viên Văn thư để nhân viên văn thư lưu và chuyển ngay tới các phòng ban, ban nghiệp vụ hoặc cá nhân có tên trong bút phê của Tổng Giám đốc để xử lý (bước 4 (B4))

e.   Thư ký Tổng Giám đốc có quyền đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, cá nhân thực hiện nội dung công việc căn cứ theo bút phê của Tổng Giám đốc Công ty

Điều 9. Quy định về quản lý văn bản đi

1.   Văn bản đi là tất cả các văn bản do Tổng Giám đốc Công ty cổ phần đầu tư ......... ký hoặc người được Tổng Giám đốc uỷ quyền ký thay hoặc ký thừa lệnh phát hành ra bên ngoài. 

2.   Văn bản đu được quản lý theo sơ đồ sau:

a.       Bước 1 (B1): Các phòng ban, cá nhân tham mưu soạn thảo văn bản trình Tổng Giám đốc thông qua Thư ký Tổng Giám đốc. Đơn vị, cá nhân nào tham mưu soạn thảo văn bản thì phải ký trách nhiệm (ký nháy) vào trang cuối cùng văn bản. Nếu có từ 2 đơn vị phòng ban hoặc cá nhân trở lên tham mưu ra văn bản thì các đơn vị, cá nhân đó đều phải ký nháy, Nếu không có chữ ký nháy, Thư ký Tổng Giám đốc có quyền không trình văn bản đó lên Tổng Giám đốc.

b.      Bước 2 (B2): Thư ký Tổng Giám đốc có trách nhiệm kiểm tra về nội dung, hình thức của văn bản và trình ngay lên Tổng Giám đốc xem xét nếu văn bản hợp lệ. Nếu văn bản không hợp lệ, thư ký Tổng Giám đốc có quyền yêu cầu đơn vị, cá nhân tham mưu ra văn bản bổ sung, chỉnh sửa lại.

c.       Bước 3 (B3): : Sau khi văn bản được Tổng Giám đốc ký, Thư ký Tổng Giám đốc chuyền văn bản đó cho nhân viên Văn thư. Nhân viên văn thư sẽ ghi số, ký hiệu vào văn bản, lưu số tại số công văn đi trước khi đóng dấu văn bản và phát hành ngay đến đúng địa chỉ người nhận.

Nếu văn bản có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Điều 10. Lưu văn bản

1.  Bất kỳ một văn bản nào khi phát hành ra có chữ ký của Tổng Giám đốc và có dấu của Công ty đều phải lưu 01 bản tại văn thư và được xếp theo thứ tự tại tủ văn thư của Công ty.

2.  Đối với các văn bản pháp lý hoặc văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phải được lưu bản gốc tại trụ sở chính của công ty và được công chứng hoặc chứng thực nhiều bản.

3. Văn bản lưu trữ tại phòng Văn thư lưu trữ là văn bản có hiệu lực và giá trị pháp lý. Tất cả những văn bản phát hành ra ngoài, nếu có sự sai khác đối với bản lưu trữ dù vì bất kỳ lý do gì cũng đều không hợp pháp. Công ty cổ phần đầu tư …………. sẽ không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.

4.  Đối với những văn bản, tài liệu quan trọng, nhân viên văn thư có quyền đề suất scan vào máy tính để lưu trữ lâu dài.

5. Đối với những tài liệu, hồ sơ quan trọng, nhân viên văn thư có trách  nhiệm đóng dấu “Tài liệu kiểm soát Công ty cổ phần đầu tư ………..”.

6. Nghiêm cấm CBVNV trong Công ty sử dụng các văn bản đi và văn bản đến của công ty vì mục đích cá nhân. Nếu phát hiện ra người nào đó hành vi vi phạm quy định này, sẽ bịTổng Giám đốc nghiêm khắc xử lý theo quy định về khen thưởng kỷ luật.

Điều 11. Sao y, trích lục

1. Chánh văn phòng là người được quyền ký sao y bản chính, trích lục văn bản;

2. Nhân viên văn thư có trách nhiệm lưu giữ các văn bản đã đóng dấu sao y bản chính, trích lục theo đúng quy định.

Điều 12. Quy định về việc gửi văn bản ra bên ngoài

1. Văn bản, tài liệu của công ty được gửi theo các hình thức sau:

- Gửi thư theo cách thông thường;

- Gửi thư đảm bảo;

- Gửi chuyển phát nhanh;

- Scan gửi qua thư điện tử (Email);

- Fax;

- Tập tin điện tử (chữ ký số).

2. Những văn bản sau đây được gửi thư đảm bảo:

- Các tài liệu quan trọng như: hợp đồng, thư mời, mà nếu gửi theo đường thư tín thông thường không đảm bảo về thời gian và độ an toàn của văn bản.

- Các công văn, quyết định, thư mời họp và các loại tài liệu khác chuyển cho cổ đông công ty.

- Trong trường hợp kết hợp đi giao dịch, làm việc, cán bộ, nhân viên có thể trực tiếp mang tài liệu đi gửi theo đúng địa chỉ quy định

3. Những văn bản sau đây được gửi thư chuyển phát nhanh:

- Việc gửi thư chuyển phát nhanh được áp dụng khi có yêu cầu về thời gian, nội dung cần giải quyết mà nếu gửi theo đường thư tín thông thường hoặc thư đảm bảo sẽ không đảm bảo đến đúng thời gian.

- Không được tự ý gửi thư chuyển phát nhanh khi chưa được Chánh văn phòng cho phép.

- Nhân viên IT có trách nhiệm scan văn bản và chuyển cho người được Tổng Giám đốc uỷ quyền cho phép gửi văn bản qua E-mail. Nghiêm cấm nhân viên IT tuỳ tiện gửi bản scan khi chưa được phép của Tổng Giám đốc.

CHƯƠNG IV - QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN

Điều 13. Việc sử dụng, khai thác thông tin và lưu trữ báo chí

1. Thông tin

- Tất cả các thông tin dưới mọi hình thức, không phân biệt của cá nhân hay Công ty, khi chuyển đến Công ty đều phải thông qua Lễ tân - Văn phòng Tổng hợp trực tiếp nhận, đăng ký, ghi chép, theo dõi và cấp phát, thông báo đến các đối tượng có liên quan để xử lý. Tất cả các đối tượng khác sau khi nhận được đều phải chuyển cho Lễ tân theo quy định này.

- Không có bất kỳ phòng, ban hay cá nhân nào, tiếp nhận thông tin khi chưa thông qua Lễ tân đăng ký đã tự ý xử lý thông tin đó. Nếu đối tượng nào vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định khen thưởng và kỷ luật của Công ty.

2. Báo chí:

- Hàng ngày Lễ tân tiếp nhận, l­ưu giữ  các loại báo, ấn phẩm của Công ty.

- Văn phòng Tổng hợp có nhiệm vụ thu nhận, cập nhật các thông tin trên các báo có liên quan tới các phòng, ban và thông báo đến các phòng, ban.

- Các phòng, ban khi nhận đ­ược thông tin, có trách nhiệm cử ngư­ời tìm hiểu, nghiên cứu và xử lý thông tin đó có hiệu quả.

- Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm báo thông tin cho các phòng, ban phải kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

- Các thành viên khác trong Công ty, đư­ợc quyền tiếp nhận các thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình để phục vụ cho các hoạt động của Công ty.

- Các thông tin khác trên báo chí thì được quyền tiếp nhận ngoài giờ làm việc, nh­ưng không đư­ợc mang ra ngoài Công ty khi chư­a đ­ược phép của ng­ười lư­u giữ.

Điều 14. Quản lý, bảo mật và sử dụng hồ sơ, tài liệu

- Việc quản lý, giữ gìn hồ sơ, tài liệu không để thất lạc là trách nhiệm của mỗi CBCNV trong Công ty.

- Hồ sơ, tài liệu do các phòng, ban và cá nhân quản lý phải cất giữ cẩn thận. Những hồ sơ, tài liệu mật phải quản lý theo quy định về việc lưu trữ và bảo mật thông tin mật.

- Khi chuyển đi nhận công tác mới, phải bàn giao lại đầy đủ số tài sản, sổ sách, tài liệu liên quan, kể cả file tài liệu trong máy vi tính đang được giao quản lý, sử dụng.

- Văn thư – Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm phân loại văn bản, lưu trữ tại kho lưu trữ và lưu trữ trên máy tính (máy chủ của Công ty).

- Tủ lưu trữ của Công ty dùng để lưu trữ tài liệu, hồ sơ văn bản quan trọng của Công ty do vậy cần phải có sự bảo mật, những người không có phận sự trách nhiệm liên quan thì không được tự ý đi, vào tủ lưu trữ. Nhân viên quản lý tủ lưu trữ của Công ty phải có trách nhiệm quản lý chặt chẽ việc bảo mật và sử dụng tài liệu, hồ sơ, văn bản của Công ty, đảm bảo các cửa tủ đựng tài liệu luôn luôn khoá, theo dõi người ra vào khu vực lưu trữ.

- Bộ phận IT của Công ty có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để lưu trữ các văn bản, tài liệu liên quan đến kế hoạch đầu tư và sản xuất kinh doanh của Công ty tại các file, ổ cứng trên máy chủ của Công ty và phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin.

- Các phòng, ban, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại văn thư lưu trữ phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của Tổng giám đốc Công ty (đối với các tài liệu mật), Chánh văn phòng Tổng hợp (đối với các tài liệu phục vụ công việc chung).

- Nhân viên làm công tác lưu trữ (trên tủ đựng tài liệu và trên máy vi tính) phải có trách nhiệm hướng dẫn các phòng, ban và cá nhân đến khai thác nội dung hồ sơ, tài liệu theo đúng những quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu, không được tự ý cho các phòng, ban và cá nhân khai thác nội dung hồ sơ, tài liệu vượt quá nội dung cho phép theo chức năng nhiệm vụ chuyên môn của các phòng, ban, cá nhân.

Điều 15. Bảo mật thông tin mật của Công ty

1. Định nghĩa: Thông tin thuộc đối tượng bảo mật của Công ty (sau đây gọi là "Thông tin mật") được hiểu là một, nhiều hoặc tất cả các đối tượng sau đây: tất cả bí mật thương mại, bất cứ thông tin kỹ thuật, kinh tế, tài chính, marketing hay các thông tin khác như số liệu tài chính, thống kê kế toán, mức thu nhập của CBCNV, thông tin về khách hàng. Các thông tin mật như vậy tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào kể cả trên giấy, bản in, thẻ, micro phim, hoặc mocrofiche, băng từ, đĩa mềm, thông tin trong các file máy tính, qua lời nói và những vật mang tin khác.

2. Nghĩa vụ bảo mật thông tin của CBCNV

- Trừ trường hợp theo quy định tại điều 3 dưới đây, CBCNV không được thảo luận hoặc tiết lộ bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào có chứa Thông tin mật với bất cứ người nào. Quy định vẫn áp dụng ngay cả đối với CBCNV sau khi thôi làm việc cho Công ty vì bất cứ lý do gì, trừ các trường hợp sau:

- Công ty đã chấm dứt hoạt động.

- Các thông tin mật đã được Công ty phổ biến rộng rãi trước công chúng thời hạn bảo mật đối với thông tin mật đã hết.CBCNV không được phép mua bán, sử dụng, chuyển giao hoặc theo một cách thức nào do tiết lộ thông tin mật mà mình đã thu hoặc biết được trong quá trình làm việc tại Công ty cho bất kỳ bên thứ ba hoặc đối thủ cạnh tranh hoặc gây thiệt hại cho Công ty. CBCNV không được lưu giữ, tập hợp các thông tin mật ngoài phạm vi công việc và trách nhiệm được Công ty giao cho mình.

3. Bàn giao tài liệu, thông tin mật của Công ty

Trước khi thôi làm việc cho Công ty, ngoài việc thanh quyết toán các nghĩa vụ tài chính với Công ty, CBCNV phải bàn giao lại toàn bộ các hồ sơ giấy tờ có chứa các thông tin mật mà CBCNV đã được giao hoặc thuộc mình quản lý kể cả các file trong máy tính. Nghiêm cấm việc khoá mã hoặc xoá các file máy tính có chứa thông tin mật trước khi thôi làm việc cho Công ty nếu không được phép của Ban Tổng giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền.

4. Những trường hợp được tiết lộ thông tin mật

CBCNV chỉ được tiết lộ thông tin mật trong các trường hợp sau:

- Việc tiết lộ là nghĩa vụ bắt buộc theo quiy định của pháp luật.

- Cấp trên trực tiếp được tiết lộ thông tin mật cho CBCNV thuộc quyền quản lý của mình liên quan trực tiếp đến công việc được giao cho CBCNV đó.

- Thông tin mật được CBCNV tiết lộ cho nhân viên khác của Công ty hoặc cho một người khác ngoài Công ty theo yêu cầu hoặc sự phân công của Tổng giám đốc Công ty.

5. Trách nhiệm bảo mật thông tin

- Trách nhiệm của Ban Tổng giám đốc Công ty: Ban Tổng giám đốc Công ty hoặc các thành viên trong Ban Tổng giám đốc Công ty là người có quyền quyết định thông tin nào là thông tin mật, là cấp quyết định về loại, về thời hạn lưu trữ hoặc huỷ hồ sơ lưu có chứa thông tin mật.

- Trách nhiệm của các Ban Tổng giám đốc Công ty, Trưởng, phó phòng ban: Phó Tổng giám đốc Công ty và Trưởng các phòng, ban có trách nhiệm tuân thủ và giám sát, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện bảo mật thông tin của CBCNV do mình phụ trách. Hàng quý phải lập báo cáo lên cấp trên trực tiếp về bất kỳ vi phạm hay sự cố nào xảy ra liên quan đến việc quản lý thông tin mật trong phạm vi phòng, ban mình quản lý.

- Trách nhiệm của Nhân viên tiếp nhận thư từ, điện tín và các tài liệu đến và đi phải tuân theo quy định sau:

- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến phải qua nhân viên văn thư vào sổ "Tài liệu mật gửi đến" riêng để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm gải quyết. Tài liệu mật đến mà ghi rõ “Chỉ người có tên mới được bóc phong bì” thì sau khi vào sổ, văn thư chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên ghi trên phong bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm báo cáo hoặc cho người phụ trách để giải quyết. Nhân viên văn thư tuyệt đối không được bóc thư gửi cho lãnh đạo hoặc người khác trừ những trường hợp được uỷ quyền. 

- Mọi trường hợp tài liệu mật gửi đi đều phải đăng ký vào sổ phải ghi đầy đủ vào các cột mã hiệu. Riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống không ghi, cho tài liệu vào bì thư, dán kín và gửi đi. Nếu là thư tay thì phải giao đến tận nơi người nhận.

- Nhân viên văn thư khi nhận được thông tin mật từ bên ngoài vào Công ty phải kịp thời báo cho Ban Tổng giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền để xử lý. Nhân viên văn thư chỉ được chuyển thông tin mật ra ngoài theo lệnh của Ban Tổng giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền và chỉ chuyển các thông tin cho phép.

- Trách nhiệm của nhân viên Phòng Kế toán: có trách nhiệm bảo quản chứng từ sổ sách theo đúng quy trình và để đúng nơi quy định. Đối với những tài liệu cần lưu trữ thì lập danh mục tài liệu theo từng file theo thời gian hoặc theo từng hợp đồng/vấn đề để tiện theo dõi, quản lý. Bảo mật số liệu khi sử dụng mạng vi tính của Công ty.

6. Xử lý thông tin mật

·        Các tài liệu có chứa thông tin mật khi chuyển ra ngoài hoặc nhận vào Công ty phải được niêm phong và đóng dấu mật của Công ty.

·        Việc soạn thảo in ấn, sao chụp tài liệu bí mật theo đúng quy định sau:

-          Phải tổ chức việc soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu bí mật ở đúng nơi qui định, và chỉ những người có trách nhiệm mới được phép có mặt.

-          Không được đánh máy, in, sao chụp tài liệu mật vượt quá số bản quy định.

-          Sau khi đánh máy hoặc đưa dữ liệu vào máy tính phải kiểm tra lại, khi in xong phải huỷ ngay bản thảo và những bản in thử, in hỏng, giấy than, giấy nến. Huỷ bỏ và làm mất khả năng khôi phục bản thảo trong máy tính và các vật mang tin khác, có sự chứng kiến của phụ trách.

-          Tài liệu đánh máy, in phải đánh số trang, số lượng bản in ấn, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in soát tài liệu.

7.       Lưu giữ hồ sơ có chứa thông tin mật

·        Hồ sơ lưu trữ lâu dài là loại tài liệu quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của Công ty bao gồm giấy tờ thành lập Công ty, chứng từ kế toán, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi kinh doanh…được bảo quản trong một thời gian thích hợp tuỳ tính chất từng loại tài liệu.

·        Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của phòng, ban nào thì chỉ được tạm giữ tại đơn vị đó 01 năm sau khi kết thúc công việc. Sau thời hạn 01 năm đơn vị phải đóng thành tập sắp xếp gọn gàng theo từng năm, lập biên bản nộp vào bộ phận lưu trữ hồ sơ của Công ty.

·        Khi tài liệu hết thời hạn bảo quản, nhân viên lưu trữ thống kê danh mục theo từng đơn vị, lấy ý kiến nhất trí của đơn vị có tài liệu, sau đó trình Ban Tổng giám đốc Công ty xem xét đánh giá lại hồ sơ tài liệu đã hết hạn bảo quản để tiến hành huỷ

CHƯƠNG V - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CẤP PHÁT TBTS

Điều 16. Quản lý sử dụng thiết bị, tài sản và trách nhiệm

1.    Quản lý sử dụng thiết bị, tài sản

·        Thiết bị, tài sản đều có sổ theo dõi ghi đầy đủ các nội dung sau: nhãn hiệu của nhà sản xuất, ký hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, tình trạng của thiết bị,... nhằm theo dõi quá trình sử dụng và sửa chữa, thay thế.

·        Việc trang bị các thiết bị, tài sản phải đảm bảo về an toàn lao động, an toàn thiết bị và hiệu quả kinh doanh. Các thiết bị, tài sản đưa vào sử dụng phải đúng mục đích và tính năng kỹ thuật, nắm vững nguyên tắc và thao tác sử dụng.

·        Mỗi tài sản, thiết bị được dán tem tài sản, thiết bị tem tài sản, thiết bị gồm các nội dung sau: tên, mã, ngày kiểm kê, ký nhận. Mã thiết bị, tài sản được viết tắt như sau: tên viết tắt của thiết bị, tài sản (viết hoa) – số thứ tự tăng dần. Văn phòng tổng hợp có trách nhiệm lập mã thiết bị, tài sản trước khi bàn giao cho cá nhân hoặc phòng ban sử dụng.

      Ví dụ: máy vi tính số 10 được ký hiệu là: MVT – 10 (không đánh thêm theo tên phòng ban, người sử dụng vì tài sản có thể thay đổi người sử dụng, phòng ban quản lý).

·        Kiểm tra tài sản định kỳ: hàng quý Văn phòng Tổng hợp thực hiện công tác kiểm tra tài sản về số lượng, chất lượng của tài sản theo biễu mẫu quy định. 

·        Kiểm kê tài sản định kỳ: hàng năm Phòng Kế toán kết hợp Văn phòng Tổng hợp tổ chức việc kiểm kê tài sản định kỳ. Việc kiểm kê thông qua đánh giá số lượng tài sản so với danh mục tài sản Công ty, dán tem tài sản, giá trị tài sản còn lại…

2.    Trách nhiệm của người sử dụng

·        Sử dụng theo đúng hướng dẫn vận hành, hướng dẫn sử dụng.

·        Không cho người khác sử dụng khi không có sự cho phép của Trưởng phòng, ban.

·        Báo ngay cho Văn phòng Tổng hợp các trường hợp máy móc hư hỏng để sữa chữa kịp thời. Tuyệt đối không tự ý sửa chữa, tháo dỡ thiết bị, tài sản.

·        Trong trường hợp người sử dụng tài sản thiết bị để xảy ra mất mát hư hỏng thiết bị, tài sản mà do lỗi của người sử dụng thì người sử dụng thiết bị, tài sản sẽ phải có trách nhiệm đền bù bằng chính giá trị của thiết bị, tài sản đó.

3.    Trách nhiệm của Văn phòng Tổng hợp

·        Tiến hành cung cấp thiết bị, tài sản đúng chất lượng và đúng tiến độ yêu cầu.

·        Lập mã thiết bị, tài sản trước khi bàn giao cho cá nhân hoặc phòng, ban sử dụng.

·        Bàn giao hướng dẫn sử dụng hướng dẫn vận hành đúng theo yêu của nhà sản xuất.

·        Tìm mọi phương án để khắc phục sự cố ngay khi có thông báo của người sử dụng về sự cố của thiết bị, tài sản.

Điều 17. Cung cấp thiết bị, tài sản

1.      Bước 1: Lập phiếu đề nghị cấp thiết bị, tài sản

-         Khi có nhu cầu mua tài sản trang thiết bị, người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển Trưởng phòng, ban xác nhận. Sau đó chuyển Văn phòng Tổng hợp. Văn phòng Tổng hợp xem xét cân đối nếu còn thiết bị, tài sản chưa có người sử dụng thì tiến hành bàn giao luôn cho người sử dụng, nếu trường hợp không còn thiết bị, tài sản thì tiến hành mua cấp phát.

-         Giấy đề nghị phải ghi rõ chủng loại, số lượng đề nghị, thời gian cần có thiết bị, tài sản, chữ ký của người lập giấy, Trưởng phòng, ban.

2.      Bước 2: Duyệt phiếu đề nghị mua hàng

-         Chánh văn phòng Tổng hợp xem xét cân đối và có ý kiến cho mua. Sau đó chuyển Thư ký Tổng giám đốc để trình lên Tổng Giám đốc Công ty ký duyệt mua.

-         Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra xem xét và trình Tổng giám đốc Công ty xét duyệt tối đa trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu. Trong trường hợp có bất kỳ sự điều chỉnh nào đó Văn phòng Tổng hợp cần phải thông báo lại cho Phòng, ban và/hoặc cá nhân có nhu cầu mua thiết bị, tài sản biết về tiến độ cung cấp thực tế.

3.      Bước 3: Thẩm định giá và duyệt tam ứng mua hàng

-         Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng được Ban Tổng Giám đốc duyệt, Văn phòng Tổng hợp sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng để lấy báo giá (tối thiểu phải có 3 báo giá).

-         Nhà cung ứng phải đảm bảo các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, giá cả, bảo hành, chất lượng phục vụ, dịch vụ…

-         Sau khi có đầy đủ các bảng báo giá, Văn phòng Tổng hợp gửi cho Phòng Kế toán để kiểm tra và thẩm định giá và duyệt tam ứng. 

-         Phòng Kế toán có trách nhiệm kiểm tra thẩm định lại giá cả và duyệt tạm ứng tối đa trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu. Trong trường hợp có bất kỳ sự điều chỉnh nào đó Phòng Kế toán cần phải thông báo lại cho Văn phòng Tổng hợp về tiến độ duyệt chi thực tế.

4.      Bước 4: Mua và bàn giao quản lý sử dụng:

-         Sau khi có thông báo của Phòng Kế toán, Văn phòng Tổng hợp tiến ký hợp đồng mua hoặc mua trực tiếp và thực hiện bàn giao cho người sử dụng. Ký biên bản bàn giao cụ thể theo biểu mẫu quy định. Đối với những thiết bị tài sản cần phải qua một thời gian vận hành mới biết được tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau thời gian yêu cầu thực tế. Văn phòng Tổng hợp theo dõi quá trình vận hành của thiết bị, tài sản nếu không đạt thì Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm yêu cầu nhà cung ứng đến sửa chữa hoặc đổi thiết bị, tài sản khác. Phòng, ban đề nghị cung cấp thiết bị, tài sản nhận thiết bị, tài sản để sử dụng và bảo quản  theo quy định.

Điều 18. Sửa chữa tài sản, trang thiết bị

1.     Bước 1: Lập phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị, tài sản

-         Khi có nhu cầu sửa chữa tài sản trang thiết bị, người đề nghị lập phiếu yêu cầu sửa chữa theo biểu mẫu đã quy định, Phiếu yêu cầu được Trưởng phòng, ban kiểm tra, xác nhận và chuyển cho Văn phòng Tổng hợp.

2.     Bước 2: Tiến hành sửa chữa thiết bị, tài sản

-         Nhân viên Văn phòng tổng hợp sẽ liên hệ đơn vị bảo hành hoặc đơn vị bảo trì (đã ký hợp đồng với Công ty) để tiến hành sửa chữa.

3.     Bước 3: Bàn giao nghiệm thu

-         Sau khi sửa chữa xong (sử dụng được tài sản, trang thiết bị), bên sửa chữa, nhân viên nhân viên Văn phòng tổng hợp sẽ ký biên bản sửa chữa và nghiệm thu theo biểu mẫu.

-         Trường hợp đối với những tài sản và trang thiết bị đòi hỏi phải vận hành sau một thời gian nhất định mới xác định được việc sửa chữa đã hoàn chỉnh hay chưa thì sau một vài ngày, bên sửa chữa và nhân viên Văn phòng tổng hợp tiến hành lập biên bản nghiệm thu theo biểu mẫu.

-         Trường hợp đối với hư hỏng nhẹ (là những loại hư hỏng mà có thể khắc phục được bằng nguồn lực sẵn có) thì người sử dụng chỉ cần báo cho nhân viên Văn phòng tổng hợp. Trong quá trình thực hiện, nếu thấy vượt quá khả năng thì nhân viên Văn phòng Tổng hợp yêu cầu người sử dụng lập phiếu yêu cầu sửa chữa và triển khai thực hiện như trên.

CHƯƠNG VI - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CẤP PHÁT VPP

Điều 19. Quản lý sử dụng văn phòng phẩm

1.      Văn phòng Tổng hợp phải lập sổ theo dõi việc nhập mua và cấp phát văn phòng phẩm cho từng mặt hàng để có cơ sở lập kế hoạch cho tháng sau.

2.      Quá trình sử dụng văn phòng phẩm phải tiết kiệm, hiệu quả, tránh hiện tượng lãng phí, sử dụng vào mục đích cá nhân gây tổn thất tài chính cho Công ty.

3.      Việc sử dụng chủng loại văn phòng phẩm phải được thống nhất về quy cách, không lộn xộn tránh nhầm lẫn.

4.      Phòng, ban tự bảo quản và sử dụng số lượng văn phòng phẩm đã nhận, không được sử dụng chung với bộ phận khác (trừ trường hợp thật cần thiết).

5.      Văn phòng Tổng hợp tiến hành cung cấp văn phòng phẩm chất lượng và đúng tiến độ yêu cầu.

Điều 20. Cung cấp văn phòng phẩm

1. Bước 1: Lập phiếu đề nghị cấp VPP

-         Phòng ban có nhu cầu về văn phòng phẩm sẽ viết phiếu đề nghị văn phòng phẩm theo mẫu từ ngày 25 đến ngày 27 hàng tháng gửi Văn phòng Tổng hợp. Từ ngày 29 đến ngày 30 Văn phòng Tổng hợp tổng hợp yêu cầu của các Phòng, ban và tiến hành việc mua VPP với một số lượng hợp lý trên cơ sở kế hoạch chung của Công ty.

-         Giấy đề nghị phải ghi rõ chủng loại, số lượng đề nghị, mục đích sử dụng.

2. Bước 2: Ký biên bản giao nhận văn phòng phẩm.

§         Sau khi số lượng văn phòng phẩm được duyệt, Văn phòng Tổng hợp sẽ mua văn phòng phẩm về và giao cho phòng, ban có đề nghị theo biên bản giao nhận. Biên bản giao nhận phải đủ thông tin về ngày tháng giao nhận, số lượng và chất lượng, chủng loại văn phòng phẩm giao nhận, chữ ký bên giao và bên nhận.

1.    Bước 3:  Quản lý và sử dụng:

§         Phòng, ban đề nghị nhận văn phòng phẩm về sử dụng theo quy định và định mức sử dụng, Văn phòng Tổng hợp thường xuyên theo dõi việc sử dụng của các phòng, ban để có cở sở đánh giá và điều chỉnh cho các tháng tiếp theo, cũng như có biện  pháp xử lý các vi phạm theo quy định.

CHƯƠNG VII - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG MÁY TÍNH VÀ EMAIL

Điều 21.  Điều kiện người sử dụng máy vi tính, email

1.      Người sử dụng đã học qua lớp vi tính hoặc có thể sử dụng máy tính thành thạo.

2.      Đối với các phầm mềm mà Công ty ứng dụng thì người sử dụng đã được huấn luyện sử dụng thành thạo phầm mềm tương ứng.

3.      Trưởng phòng, ban được cung cấp một địa chỉ email nội bộ để giao dịch.

Điều 22.  Sử dụng máy vi tính, email nội bộ

1.      Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình vận hành máy vi tính. Không chạy các đĩa mềm lạ hay chương trình mới khi chưa kiểm duyệt diệt virut.

2.      Công việc của người nào người đó thực hiện, không tò mò xem, sửa xoá và chạy các chương trình khác. Không sao chép tiết lộ mọi thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.

3.      Người sử dụng máy tính nên sử dụng USB để lưu giữ các giữ liệu cần thiết tránh tình trạng máy tính bị virut hoặc bị hư hỏng đột xuất mất dữ liệu gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Phải quét virut cho USB trước khi đưa vào máy tính để sử dụng.

4.      Không bỏ dở công việc, không bỏ máy khi chưa bàn giao hoặc chưa thực hiện thao tác ngừng máy.

5.      Các hiện tượng không bình thường của máy, thiết bị đều phải thao tác ngừng máy, cúp điện và báo ngay cho Trưởng phòng, ban. Người sử dụng phải đảm bảo máy luôn sạch sẽ, vận hành an toàn. Bảo quản các vật tư, thiết bị liên quan đến máy (máy ổn áp, máy in, giấy in, các đĩa mềm v.v.). Các đĩa mềm khi mang khỏi cơ quan phải có chữ ký của Trưởng phòng, ban.

6.      Máy vi tính chỉ được sử dụng làm các công việc phục vụ công tác quản lý của Công ty, tuyệt đối không chạy các trò chơi hoặc sử dụng máy tính cho công việc cá nhân. Trước khi ra về người sử dụng phải tắt máy vi tính theo quy trình vận hành, tắt các thiết bị liên quan đến máy tính như ổn áp, ổ cắm nguồn...

7.      Khi sử dụng nguồn điện máy phát thì phòng, ban cơ điện phải báo cho các phòng, ban sự dụng máy vi tính ít nhất 10 phút để tắt máy vi tính trước khi tắt nguồn điện máy phát. Khi phát hiện bất kỳ sự cố gì thì người sử dụng máy tính phải báo ngay cho trưởng phòng, ban và phòng, ban quản lý máy vi tính để xử lý, không tự sửa chữa.

8.      Chỉ sử dụng email nội bộ vào các công việc của Công ty, không sử dụng email nội bộ vào các giao dịch cá nhân. Không cung cấp password vào email cho những người không có thẩm quyền.

9.      Hàng ngày Trưởng phòng, ban phải có nhiệm vụ check mail và trả lời mail 3 lần/ngày.

Điều 23. Quản lý máy vi tính, quản lý email

1.      Mỗi máy vi tính đều được đánh mã số để quản lý và theo dõi tình trạng sử dụng của máy. Tất cả các máy tính trong Công ty đều được cập nhật vào sổ theo dõi và sử dụng máy tính bao gồm các nội dung: các linh kiện của máy vi tính, xuất xứ, ngày mua, phòng, ban sử dụng, người sử dụng, các hư hỏng, thay mới – bảo trì linh kiện, thiết bị, ngày hư hỏng, thay mới hay bảo trì v.v.

2.      Mọi hư hỏng về máy, thiết bị hoặc dữ liệu, người sử dụng máy phải giải trình rõ nguyên nhân và quy trách nhiệm rõ ràng và có biên bản kiểm tra của phòng, ban quản lý máy tính. Máy vi tính giao cho phòng, ban nào thì Trưởng phòng, ban chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng.

3.      Việc cài đặt và thay đổi phầm mềm trên máy hoặc sửa chữa máy, thiết bị liên quan đến máy vi tính do Trưởng phòng, ban đề nghị và theo dõi. Người chạy máy chịu trách nhiệm hoàn toàn về máy, thiết bị và các dữ liệu phát sinh trong quá trình làm việc.

4.      Mọi thông tin liên quan đến các công việc của phòng, ban đều phải được lưu giữ trên email nội bộ.

Điều 24. Bảo mật thông tin

1.      Mọi máy tính đều phải cài đặt password. Đối với máy tính giao cho cá nhân thì chỉ Trưởng phòng, ban và cá nhân sử dụng máy biết được password.

2.      Người sử dụng máy không được chia sẻ password cho người khác, trường hợp cho người khác sử dụng password chung thì phải được sự đồng ý của Trưởng phòng, ban. Khi người sử dụng cho người khác sử dụng máy thì phải bí mật password của mình, người có nhu cầu sử dụng sử dụng xong thì phải thông báo cho người quản lý máy.

3.      Trưởng phòng, ban có trách nhiệm quản lý và bảo mật các thông tin trên email nội bộ của phòng, ban mình.

Điều 25. Chia sẻ thông tin trên mạng

1.      Việc chia sẻ các thông tin của Công ty, việc phân loại các thông tin của Công ty, của phòng, ban, của cá nhân thực hiện theo qui định về bảo mật thông tin của Công ty.

2.      Việc chia sẻ các thông tin cá nhân trong mạng của Công ty hoặc trên mạng internet do cá nhân quyết định, việc chia sẻ các thông tin của các phòng, ban trong mạng của Công ty do Tổng giám đốc Công ty hoặc do Trưởng phòng, ban quyết định.

3.      Không vào mạng để nói chuyện phiếm hoặc tán gẫu trong giờ làm việc. Trừ các trường hợp vào mạng để tiếp nhận và xử lý các thông tin đến có liên quan đến các công việc chung của Công ty.

4.      Tuyệt đối không truy cập vào các trang web có tính chất không lành mạnh để phòng tránh virut xâm nhập vào máy tính làm mất dữ liệu trên máy.

CHƯƠNG VIII- QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI

Điều 26. Quản lý và sử dụng tổng đài

1.      Máy tổng đài hoặc máy điện thoại bàn khác được giao cho nhân viên lễ tân hoặc nhân viên hành chính trực tại phòng, ban đó quản lý. Bất kỳ CBCNV nào cũng không được tự ý sử dụng máy tổng đài hoặc máy Fax để gọi điện thoại. Trưởng phòng, ban phải lập biên bản bàn giao việc quản lý máy điện thoại và máy Fax cho nhân viên lễ tân tại phòng, ban đó.

2.      Nhân viên Lễ tân phải có thái độ lịch sự trong khi thực hiện công việc, sẵn sàng giải thích thắc mắc cho khách hàng, CBCNV trong Công ty…về việc sử dụng điện thoại trong khả năng của mình.

3.      Khi có chuông điện thoại đổ tới nhân viên Lễ tân phải nhấc máy ngay (không để quá 3 hồi chuông mới nhấc máy). Khi nhấc máy nhân viên Lễ tân ở phòng, ban, văn phòng nào cũng đều phải nói “Dạ, alo Công ty ......... xin nghe” sau đó tiếp nhận đầy đủ các thông tin của người gọi đến như tên, nơi công tác, liên hệ về việc gì...nếu người cần gặp có mặt tại đó thì nhân viên Lễ tân nói “anh, chị vui lòng chờ chuyển máy” nếu trường hợp người cần gặp đi vắng nhân viên Lễ tân nói “anh, chị vui lòng để lại lời nhắn”. Âm lượng nói chuyện điện thoại vừa phải, nhẹ nhàng tuyệt đối không được cáu gắt, nói tục, nói trống không trên điện thoại. Kết thúc cuộc gọi phải cúp máy nhẹ nhàng.

4.      Nhân viên Lễ tân phải lập sổ theo dõi xử lý điện thoại đến gồm các nội dung: TT, ngày/tháng, nội dung điện thoại gọi tới, tên người gọi đến, địa chỉ, số điện thoại, ghi chú, sổ theo dõi điện thoại gọi đi ghi rõ ràng tên người gọi, phòng, ban công tác, số điện thoại gọi đi, thời gian gọi, nội dung cuộc gọi. Ngoài ra nhân viên Lễ tân phải có sổ điện thoại lưu tên, chức danh, phòng, ban công tác, số điện thoại di động, số điện thoại nhà riêng nếu có của CBCNV làm trong Công ty, các đối tác của Công ty, các khách hàng...của Công ty.

5.      Nhân viên Lễ tân phải có trách nhiệm yêu cầu tất cả các CBCNV gọi điện thoại đi đều phải ghi đầy đủ rõ ràng vào sổ đăng ký gọi điện thoại nếu cuộc điện thoại.

6.      Cuối tháng nhân viên Lễ tân phải có trách nhiệm kiểm tra các cuộc điện thoại gọi đi, nếu cuộc điện thoại nào có thời gian gọi từ 5phút trở lên mà là gọi với mục đích cá nhân thì nhân viên Lễ tân phải có trách nhiệm truy thu số tiền đó nộp về Công ty.

7.      Khi thực hiện cuộc gọi, trường hợp không thể kết nối được, nhân viên Lễ tân phải có trách nhiệm thông báo lại cho người yêu cầu được biết.

8.      Khi máy điện thoại hoặc máy fax bị hư hỏng trục trặc nhân viên Lễ tân phải có trách nhiệm thông báo cho nhân viên IT ngay khi máy hỏng và để được khắc phục sửa chữa kịp thời.

Nhân viên Lễ tân phải có trách nhiệm đảm bảo tổng đài và máy fax luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Khi có sự cố không thể khắc phục sửa chữa ngay nhân viên quản lý tổng đài phải thông báo cho các Trưởng phòng, ban biết.

Điều 27. Sử dụng điện thoại nội bộ và di động

1. Điện thoại thuộc phòng, ban nào thì phòng, ban đó có trách nhiệm quản lý và giữ gìn.

2. Điện thoại của phòng, ban chỉ sử dụng cho CBCNV của phòng, ban đó. Các phòng, ban có trách nhiệm tạo điều kiện cho khách hàng, các đối tác được sử dụng điện thoại cho mục đích sản xuất kinh doanh liên quan đến Công ty. Trường hợp khách hàng, đối tác sử dụng cho mục đích khác thì giải thích cho khách hàng, đối tác hiểu và không được sử dụng. Trường hợp CBCNV từ các phòng, ban khác muốn điện thoại thì tạo điều kiện cho sử dụng nếu phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty.

3. Việc phân chia máy điện thoại nào được sử dụng điện thoại nội hạt, sử dụng di động, liên tỉnh, quốc tế do Ban Tổng giám đốc Công ty quy định, máy fax chỉ được sử dụng cho việc nhận và gửi fax, không dùng cho việc gọi điện thoại trừ các trường hợp ngày hôm đó máy điện thoại bị sự cố chưa khắc phục được.

4. Các phòng, ban sử dụng điện thoại theo đúng định mức khoán của Công ty, trong trường hợp cước phí bị phụ trội nếu không có giải trình rõ ràng về việc phụ trội đó thì phòng, ban đó phải có trách nhiệm thanh toán phần cước phí phụ trội đó.

5. Một số CBCNV trong Công ty sẽ được phụ cấp chi phí điện thoại di động hàng tháng theo đặc thù riêng của từng vị trí công việc. Trường hợp cước phí bị phụ trội thì CBCNV đó phải có trách nhiệm tự thanh toán phần cước phí phụ trội đó.

CHƯƠNG IX - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG XE ÔTÔ

Điều 28. Chế độ phục vụ

- Hàng ngày, lái xe của Tổng giám đốc Công ty có trách nhiệm đón Tổng giám đốc tại nhà riêng theo lịch làm việc của Tổng giám đốc và hết giờ làm việc lái xe có trách nhiệm chờ và đưa Tổng giám đốc về nhà riêng.

- Các lái xe khác có trách nhiệm thường trực tại văn phòng Công ty theo giờ làm việc chung và nhận lệnh điều xe từ cán bộ điều phối để đưa đón cán bộ đi làm việc theo lệnh điều động.

- Các cán bộ, nhân viên khác được sử dụng xe ô tô công vụ để đi giao dịch làm việc các nơi tùy theo nhu cầu của từng công việc và phải có Phiếu đề nghị sử dụng xe được Tổng giám đốc Công ty duyệt.

- Ngoại trừ cán bộ sử dụng xe là các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng khi có nhu cầu sử dụng xe trong giờ làm việc thì không phải có Phiếu đề nghị sử dụng xe nhưng vẫn phải báo cán bộ điều phối xe trước khi sử dụng và phải ký xác nhận lịch trình đi trong sổ nhật ký xe từ lái xe. Trường hợp các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng phải sử dụng xe đi giao dịch ngoài giờ hoặc đi công tác ngoại tỉnh cũng vẫn phải có Phiếu đề nghị sử dụng xe được Tổng giám đốc Công ty duyệt theo đúng quy trình.

- Các trường hợp các cán bộ quản lý có nhu cầu sử dụng xe ô tô công vụ vào công việc cá nhân phải có Phiếu đề nghị sử dụng xe được Tổng giám đốc duyệt trước ít nhất 01 ngày và cá nhân sử dụng xe phải chịu mọi chi phí liên quan như xăng xe, vé cầu phà và các chi phí khác phát sinh khác kèm theo.

Điều 29. Trách nhiệm và nhiệm vụ của lái xe

1. Trách nhiệm

·        Chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Văn phòng Tổng hợp.

·        Chỉ lái xe khi có lệnh điều động xe của cán bộ điều phối xe. Ngoại trừ lái xe cho xe của Tổng giám đốc thì nhận lệnh trực tiếp từ Tổng giám đốc.

·        Khi nhận được yêu cầu trực tiếp từ CBNV, lái xe có trách nhiệm hướng dẫn CBNV thực hiện đúng thủ tục sử dụng xe, tuyệt đối không tự ý đồng ý hay từ chối trực tiếp.

·        Không sử dụng các chất kích thích và các chất bị luật pháp nghiêm cấm trong suốt thời gian thực hiện nhiệm vụ tại Công ty.

·        Không uống rượu bia trong thời gian làm việc, và/hoặc trong phạm vi Công ty.

·        Tuyệt đối không hút thuốc trong xe hay tự ý mang những chất dễ gây cháy nổ lên xe.

·        Lái xe an toàn và tuân thủ chấp hành đúng Luật an toàn giao thông.

·        Những chi phí phát sinh do lái xe vi phạm luật lệ giao thông lái xe phải hoàn toàn chịu trách nhiệm,  không được Công ty thanh toán lại.

2. Nhiệm vụ

Công việc hàng ngày:

·        Buổi sáng phải làm vệ sinh bên trong và bên ngoài xe trước khi đưa xe vào sử dụng, đảm bảo xe luôn sạch sẽ cả trong xe lẫn ngoài.

·        Kiểm tra các vật dụng cần thiết trên xe: dù, tấm chắn nắng, nước suối, giấy ăn, khăn lau… đảm bảo luôn có sẵn để sử dụng khi cần thiết.

·        Kiểm tra máy móc, thiết bị để đảm bảo xe hoạt động tốt trước khi đưa vào sử dụng.

·        Chuẩn bị xăng, dầu đầy đủ trước khi đưa CBNV, đối tác hay khách đi làm việc.

·        Lái xe đưa đón CBNV, đối tác, khách hàng của Công ty đi công tác đúng thời gian, đúng địa điểm theo yêu cầu của công việc.

·        Khi đón cán bộ, đối tác, khách lái xe phải xuống xe mở cửa bên và mời khách lên/xuống xe.

·        Niềm nở, lịch sự, nhã nhặn với CBNV, đối tác hoặc khách đi xe.

·        Mở nhạc trên xe theo yêu cầu của CBNV, đối tác hoặc khách đi xe.

·        Không tự tiện sử dụng xe khi đang trong thời gian chờ CBNV, đối tác hoặc khách làm việc.

·        Gửi xe, đỗ xe đúng nơi quy định, khóa xe cẩn thận mỗi khi ra khỏi xe.

·        Có trách nhiệm sắp xếp hàng hoá trên xe ngăn nắp gọn gàng (nếu có).

·        Khi kết thúc giờ làm việc mỗi ngày phải cho xe về bãi đỗ đúng quy định và trùm bạt bảo vệ xe cẩn thận (nếu có).

·        Ghi chép lịch trình công tác vào sổ nhật ký công tác, cập nhật lịch trình công tác vào chương trình quản lý lịch trình công tác và nộp sổ nhật ký công tác theo đúng quy định.

·        Tạo quan hệ tốt, thân thiện với các đồng nghiệp, đối tác… và những người được tiếp xúc trong quá trình công tác.

·        Phải mở điện thoại di động 24/24 và mang điện thoại bên mình để đảm bảo mọi người có thể liên lạc bất cứ lúc nào.

·        Thông báo cho cán bộ điều phối xe khi CBNV sử dụng xe có yêu cầu đi thêm các lộ trình khác với yêu cầu ban đầu.

·        Có trách nhiệm cập nhật đầy đủ lịch trình chuyến đi và có xác nhận đầy đủ của người sử dụng xe trong sổ nhật ký xe.

·        Cuối ngày phải chốt sổ nhật ký xe với cán bộ điều phối xe. Trường hợp phải đi công tác cùng người sử dụng xe thì lái xe phải có trách nhiệm chốt sổ nhật ký vào ngày đầu tiên khi về văn phòng.

Công việc định kỳ:

·        Mua và thanh toán chi phí nhiên liệu, các vật dụng phục vụ xe, các chi phí có liên quan theo đúng quy định của công ty.

·        Thực hiện các công việc bảo hành, bảo quản và bảo trì (thay nhớt, thay dầu, má phanh …) theo đúng quy định của nhà sản xuất xe:

+        Mang xe đến đúng garage được duyệt.

+        Giám sát quá trình bảo hành, bảo quản, bảo trì

+        Ký biên bản nghiệm thu.

·        Cập nhật tình hình bảo dưỡng và số km tương ứng trên đồng hồ xe vào sổ nhật ký xe ngay khi phát sinh.

·        Cập nhật tình hình đổ xăng và số km tương ứng trên đồng hồ xe vào sổ nhật ký xe ngay khi phát sinh và cập nhật thông tin vào chương trình theo dõi lịch trình công tác.

·        Chịu trách nhiệm đại diện cho công ty trong quan hệ với chủ bãi gửi xe (nếu có).

·        Làm thủ tục kiểm định xe và tham gia làm các thủ tục pháp lý khác liên quan đến xe khi có yêu cầu.

Công việc đột xuất:

·        Trường hợp phải sửa chữa hoặc thay thế phụ tùng:

+        Đề xuất phương án sửa chữa, thay thế.

+        Lấy báo giá sửa chữa của ít nhất 3 garage uy tín nhất (khi được yêu cầu).

+        Đề xuất chọn garage đảm bảo chất lượng sửa chữa tốt và giá cả hợp lý.

+        Đưa xe đến garage sửa chữa khi được duyệt.

+        Giám sát suốt quá trình bảo hành, bảo quản, bảo trì .

+        Ký biên bản nghiệm thu.

- Trường hợp xe bị va quệt hoặc tai nạn giao thông phải thông báo cho cán bộ điều xe, Công ty Bảo hiểm và thực hiện các thủ tục sửa chữa, bồi thường xe theo đúng quy định của bảo hiểm, quy trình của Công ty.

- Hoán đổi xe khi có yêu cầu của cán bộ điều phối xe, hoặc thành viên Ban Tổng giám đốc và tuân thủ đúng các quy định về ghi nhật ký xe, nhật ký xăng.

- Kiểm tra khả năng lái xe của các ứng viên khi có yêu cầu của cán bộ điều phối xe.

- Thực hiện phối hợp hỗ trợ đồng nghiệp những công việc phù hợp với khả năng khi không có lệnh lái xe như sắp xếp bàn ghế, dọn dẹp vệ sinh, photo tài liệu, giao chuyển tài liệu, hàng hóa…

- Tham gia nhóm hậu cần trong các sự kiện văn hóa của Công ty khi có yêu cầu của Trưởng nhóm hậu cần.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo lệnh của Tổng Giám đốc Công ty và/hoặc cán bộ điều phối xe.

Điều 30. Điều phối xe

1. Trách nhiệm của cán bộ điều phối xe

• Cán bộ điều phối chịu sự quản lý trực tiếp của Chánh văn phòng Tổng hợp.
• Chỉ được điều xe khi có phê duyệt của Tổng giám đốc Công ty hoặc người được ủy quyền.
• Cán bộ điều phối xe phải tuân thủ đúng quy trình điều phối xe nhưng vẫn đảm bảo việc điều xe linh hoạt và tạo điều kiện thuận lợi cho CBNV sử dụng xe tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ đi giao dịch của CBNV.
• Khi nhận được Phiếu đăng ký sử dụng xe từ CBNV có nhu cầu sử dụng xe, cán bộ điều phối chuyển Chánh văn phòng xem xét sau đó trình Tổng giám đốc Công ty duyệt. Bố trí xe và lái xe, thông báo cụ thể cho lái xe và CBNV sử dụng xe thời gian và địa điểm xe xuất phát.
• Trường hợp không có xe để điều phối, CBNV điều phối xe có trách nhiệm thông báo cho CBNV biết để sử dụng taxi hoặc các phương tiện khác thay thế.
• Có trách nhiệm chốt sổ nhật ký xe hàng ngày cho lái xe vào cuối giờ làm việc. Trường hợp lái xe chưa về kịp trong ngày cán bộ điều phối có trách nhiệm yêu cầu lái xe chốt sổ nhật ký vào đầu giờ sáng ngày hôm sau.
• Thường xuyên theo dõi và giám sát việc bảo quản xe của lái xe và có đánh giá nhắc nhở đối với lái xe hoặc có báo cáo kịp thời với Chánh văn phòng Tổng hợp.
• Cập nhật việc bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay thế các phụ tùng linh kiện của từng xe và theo dõi sát chu kỳ bảo dưỡng, sữa chữa của từng xe.
• Có nhiệm vụ chốt km đổ xăng thay dầu xe hàng thàng cho từng xe.

1. Quy trình điều xe
2. ..............

Điều 31. Trách nhiệm vật chất và con người

1. Trách nhiệm vật chất:

• Bảo quản xe, các trang thiết bị bên trong và bên ngoài xe, các vật dụng và tài sản và hàng hoá trên xe.
• Trường hợp xảy ra mất mát các trang thiết bị bên trong và/hoặc bên ngoài xe, các vật dụng, tài sản hàng hoá trên xe do lỗi của lái xe, lái xe sẽ phải bồi thường đúng giá trị tài sản thiết bị hàng hoá bị mất mát hư hỏng thiếu hụt.
• Trường hợp do lỗi của lái xe làm mất xe hoặc xảy ra va quệt, tai nạn giao thông và làm hư hỏng xe và/hoặc gây thiệt hại cho bên thứ 3, toàn bộ các phát sinh ngoài hợp đồng kể cả cho bên thứ ba thì lái xe (người lao động) phải nhân danh mình chịu hoàn toàn trách nhiệm về hành chính, dân sự và hình sự trước Công ty, bên thứ ba và pháp luật. Công ty chỉ hỗ trợ tùy vào từng trường hợp cụ thể và mức hỗ trợ do Công ty quyết đinh.

1. Trách nhiệm đối với con người:

• Đảm bảo an toàn tính mạng cho người ngồi trên xe trong quá trình sử dụng xe.
• Trường hợp do lỗi của lái xe để xảy ra tai nạn gây thương tích hoặc/và thiệt hại đến tính mạng của người ngồi trên xe và/hoặc bên thứ 3, lái xe phải hoàn toàn chịu moi trách nhiệm.
• Tuyệt đối không cho người nhà, người quen, hay CBNV Công ty được phép lái xe. Trường hợp cho phép người nhà, người quen, CBNV Công ty lái xe (xe lái xe được giao quản lý), lái xe sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các tổn thất về vật chất và con người xảy ra do lỗi của những người này.

Điều 32. Mua sắm, thanh lý xe ô tô công vụ

• Trong trường hợp công ty có thêm cán bộ quản lý được sử dụng xe ô tô công vụ và/hoặc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, Ban Tổng Giám đốc Công ty sẽ xem xét việc mua sắm theo quy định.
• Trường hợp xe ô tô công vụ xuống cấp, hư hỏng gặp tai nạn mà không sử dụng được, Công ty sẽ thành lập Hội đồng thanh lý và thực hiện bán thanh lý theo quy định.

CHƯƠNG X - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ VỆ SINH, AN TOÀN PCCC

Điều 33. Vệ sinh trong giờ làm việc

1. Mỗi cá nhân đều phải giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc của mình.
2. Hàng ngày vào mỗi sáng trước khi vào giờ làm việc, mỗi cá nhân phải vệ sinh khu vực làm việc, bàn ghế, máy vi tính cá nhân sạch sẽ. 
3. Cuối giờ chiều trước khi ra về, phải sắp xếp tài liệu vào nơi quy định (các tài liệu quan trọng phải cất vào tủ, khoá cẩn thận và rút chìa khoá ra khỏi ổ khoá), phải để tài liệu ngăn nắp, không lộn xộn. Tránh để thất lạc, mất tài liệu Công ty.
4. Giấy tờ không dùng đến thì tiêu huỷ trước khi đem ra ngoài khu vực Công ty.
5. Không hút thuốc trong phòng, ban và khu vực làm việc của Công ty. Không vứt rác bừa bãi trong phòng cũng như khu vực làm việc của Công ty.
6. Không dán giấy lên tường bằng hồ, keo, băng dính hoặc bất kỳ hoá chất nào mà gây bẩn, ố tường. Không làm bẩn, viết, vẽ lên tường trong khu vực Công ty.
7. Không khoan, đục tường, treo tranh ảnh hoặc bất kỳ một tác động nào gây sứt, hỏng tường, khi chưa  được phép của Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền theo qui định.
8. Bàn ghế làm việc phải được sắp xếp theo quy định. Không tự do sắp xếp bàn ghế lung tung trong phòng làm việc, khi chưa có lệnh của giám đốc hoặc người được uỷ quyền theo quy định.
9. Phải tắt hết đèn, quạt, máy điều hoà, máy tính và các thiết bị có liên quan.

Điều 34. Vệ sinh cuối tuần

1. Các phòng, ban phải tiến hành tổng vệ sinh chiều thứ sáu gồm các công việc cụ thể như sau: tắt máy tính và các thiết bị điện, khoá tủ và bàn làm việc, dọn dẹp tài liệu trên bàn, quét phòng, đổ rác, cất tài liệu đúng nơi quy định, vệ sinh điện thoại, bàn ghế tủ điều hoà quạt, không gian làm việc vàc các vật dụng khác phục vụ cho công việc hàng ngày, khoá phòng và giao chìa khoá cho bảo vệ.
2. Thời gian thực hiện từ 16h30 đến 17h00 các buổi chiều thứ sáu.
3. Văn phòng Tổng hợp thường xuyên có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở và giám sát ý thức giữ gìn vệ sinh của các phòng, ban. Lập biên bản vi phạm đối với các cá nhân, các phòng, ban không tuân thủ giữ gìn vệ sinh chung.

Điều 35. Phòng chống cháy nổ và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ

1.      Công ty có trách nhiệm trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ lao động, bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động và cải thiện điều kiện lao động cho CBCNV, định kỳ kiểm tra, tu sửa máy móc, thiết bị nhà xưởng, kho tàng theo tiêu chuẩn an toàn vệ sinh lao động.

2.      CBCNV phải tuân thủ các quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động và nội quy lao động của Công ty.

3.      CBCNV khi phát hiện dấu hiệu mất an toàn hoặc nguy cơ xảy ra tai nạn lao động thì phải báo cáo khẩn cấp cho người quản lý cấp trên hoặc tổ bảo vệ hoặc người có trách nhiệm, đồng thời phải tích cực thực hiện ngay mọi biện pháp ngăn ngừa, khắc phục sự cố.

4.      CBCNV có trách nhiệm tham gia học tập, diễn tập về các nội dung an toàn lao động khi Công ty tổ chức. CBCNV có quyền từ chối làm việc tại nơi không đảm bảo về an toàn lao động.

5.      CBCNV Công ty trư­ớc khi ra về phải kiểm tra, thu dọn những vật liệu dễ gây cháy nổ để đúng nơi quy định.

6.      Tất cả các CBCNV trong Công ty, nếu tr­ường hợp xảy ra cháy nổ phải nhanh chóng xử lý và báo cho ngư­ời có trách nhiệm trong Công ty. Nếu sự việc vư­ợt quá tầm kiểm soát của mình phải thông báo ngay cho cơ quan phòng cháy chữa cháy của thành phố theo số điện thoại 114 và thông báo cho ng­ười có trách nhiệm của Công ty và Tổng giám đốc Công ty.

7.      Trách nhiệm bảo vệ:

·        Hệ thống điện

-         Tắt tất cả các hệ thống điện trừ các hệ thống điện bảo vệ, điện cho máy chủ và máy fax khi hết giờ làm việc.

-         Trong trường hợp phát hiện thấy có hư hỏng có thể gây nguy hiểm cho tài sản của Công ty thì phải nhanh chóng cắt nguồn điện của bộ phận h­ư hỏng để bảo đảm an toàn cho các thiết bị và tài sản khác của Công ty và nhanh chóng thông báo cho người có trách nhiệm trong Công ty. 

·        Hệ thống cửa

-         Đảm bảo hệ thống cửa của Công ty đủ độ chắc chắn bảo vệ tài sản của Công ty. Nếu thấy hệ thống cửa có dấu hiệu h­ư hỏng, không đủ để đảm bảo an toàn trong việc bảo vệ tài sản của Công ty thì bảo vệ phải tìm cách khắc phục ngay và báo cho ngư­ời có trách nhiệm trong Công ty để kịp thời giải quyết.

·        Hệ thống khóa

-         Đảm bảo khoá cửa của Công ty có đầy đủ và nguyên vẹn như­ lúc đư­ợc giao. Trong trư­ờng hợp khoá bị mất hoặc có dấu hiệu nghi vấn thì nhanh chóng thông báo cho ngư­ời có trách nhiệm của Công ty để thay thế và tìm cách giải quyết.

·        Hệ thống máy tính

-         Kiểm tra xem hệ thống máy tính có còn bật hay không. Trường hợp phòng ban nào còn chưa tắt máy tính, và các thiết bị điện khác thì bảo vệ tắt máy, tắt thiết bị điện và ghi sổ báo cáo cho cấp quản lý trực tiếp để có biện pháp xử lý đối với CBCNV chưa tuân thủ đúng quy định an toàn PCCC. Trong tr­ường hợp nhân viên đó có nhu cầu để máy thử qua đêm thì phải có xác nhận của ng­ười phụ trách bộ phận đó sau khi đã có xác nhận bằng văn bản.

-         Bảo vệ đ­ược phép áp dụng mọi biện pháp an ninh trong khuôn khổ pháp luật cho phép để đảm bảo an toàn tài sản cho Công ty trong thời gian đ­ược giao bảo vệ.

-         Nếu thấy có tình trạng an ninh không đảm bảo thì phải gọi điện thông báo ngay cho công an nơi sở tại để phối hợp giải quyết. Trong trư­ờng hợp tình trạng an toàn của tài sản Công ty bị đe doạ thì nhân viên bảo vệ được áp dụng mọi biện pháp mà pháp luật và quy định của Công ty cho phép để đảm bảo an toàn cho tài sản của Công ty.

-         Ngoài giờ làm việc các CBCNV không đ­ược phép tự ý vào Công ty. Trong tr­ường hợp có công việc đột xuất thì phải đư­ợc sự đồng ý của Tổng giám đốc Công ty hoặc Phó Tổng giám đốc Công ty hoặc của người có thẩm quyền khác.

-         Trong mọi tr­ường hợp bảo vệ không đ­ược phép đ­ể ngư­ời ngoài vào khu vực của Công ty khi chưa được phép theo quy định.

-         Đối với các khu vực khác phải có sự đồng ý của tr­ưởng ban phụ trách trực tiếp. Trong mọi tr­ường hợp bảo vệ phải ghi rõ mọi sự việc xảy ra vào sổ nhật ký trực hàng ngày và phải bàn giao với ngư­ời có trách nhiệm của Công ty. Đồng thời phải theo dõi đôn đốc cho tới khi sự việc đó đư­ợc giải quyết triệt để.

-         Sau khi hết giờ làm việc mọi nhân viên Công ty mang hàng vào hoặc ra khỏi Công ty đều phải có xác nhận của bảo vệ và phải ký nhận vào sổ bảo vệ.

CHƯƠNG XI - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ THĂM HỎI CBCNV

Điều 36. Quy định về chế độ thăm hỏi CBNV

Tất cả CBCNV thuộc các phòng ban, chi nhánh có hợp đồng lao động chính thức tại công ty cổ phẩn đầu tư ………. đều được hưởng các chế độ trong các trường hợp sau:

·        Bản thân cá nhân:

o         Bị ốm, bị thương

o         Gặp hoạn nạn

o         Kết hôn, từ trần

o         Phụ nữ sinh con.

·        Thăm viếng người thân

o         Bố mẹ đẻ, bố mẹ chồng (vợ) phải nằm viện điều trị dài ngày.

o         Bố mẹ đẻ, bố mẹ chồng (vợ) từ trần.

o         Anh chị, em ruột hoặc con ruột từ trần

·         Chế độ chi

·        Một số chế độ khác được hưởng

-           Kỷ niệm ngày thành lập Công ty, tùy thuộc vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, Tổng giám đốc sẽ xét thưởng cho CBCNV hoặc tổ chức liên hoan cho toàn thể CBCNV.

-           Ngày quốc tế phụ nữ 8/3 và ngày 20/10, phụ nữ được tặng quà trị giá 200.000đ/người

-           Ngày thương binh liệt sỹ 27/7 : CBCNV là thương binh và/hoặc con liệt sỹ được tặng quà trị giá : 200.000đ/người.

-           Ngày 22/12: CBCNV đã từng là bộ đội, CCB được tặng quà trị giá 100.000đ/người.

-           Ngày quốc tế thiều nhi 1/6 và Tết trung thu: các cháu dưới 15 tuổi là con CBNV đang công tác tại công ty được tặng quà trị giá 100.000đ/cháu.

-           Con CBCNV có thành tích xuất sắc trong học tập được Công ty tặng quà khen thưởng cụ thể:

      Học sinh tiên tiến: tặng quà trị giá 50.000đ/cháu

      Học sinh giỏi: tặng quà trị giá 100.000đ/cháu

      Học sinh giỏi cấp huyện, thành phố, quốc gia được tặng quà trị giá 300.000đ/cháu.

      Học sinh giỏi liên tục trong 12 năm được tặng quà trị giá 300.000đ/cháu

·        Đối ngoại

-           Hoạt động chúc mừng, thăm hỏi thuộc quan hệ và trách nhiệm của cấp nào thì do cấp đó thực hiện trên cơ sở tham khảo các chế độ hiện hành và đề xuất Tổng giám đốc xét duyệt.

Điều 37. Hiệu lực thi hành

-     Quy định này gồm 11 chương, 37 Điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành, các Quy định trước đây trái với Quy định này đều bị bãi bỏ.

-     Khi các chế độ chính sách chung của Nhà nước và điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty thay đổi thì Quy định này được bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp.

  TỔNG GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:

-          Chủ tịch HĐQT (để báo cáo) ;

-          Các phòng ban Công ty;

-          Lưu VP;

MỤC LỤC

MỤC LỤC.. 2

CHƯƠNG I - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG.. 3

Điều 1. Mục đích của quy định. 3

Điều 2. Đối tượng áp dụng. 3

CHƯƠNG II - QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VÀ TRÌNH KÝ VĂN BẢN.. 3

Điều 3. Soạn thảo văn bản.3

Điều 4. Trình ký công văn, tài liệu, hồ sơ. 4

CHƯƠNG III - QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG DẤU, CHỮ KÝ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN.. 6

Điều 5. Con dấu công ty. 6

Điều 6. Chữ ký. 6

Điều 7. Chữ ký số. 7

Điều 8. Quy định về quản lý, xem xét, giải quyết văn bản đến. 7

Điều 9. Quy định về quản lý văn bản đi8

Điều 10. Lưu văn bản. 9

Điều 11. Sao y, trích lục. 10

Điều 12. Quy định về việc gửi văn bản ra bên ngoài10

CHƯƠNG IV - QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN.. 10

Điều 13. Việc sử dụng, khai thác thông tin và lưu trữ báo chí10

Điều 14. Quản lý, bảo mật và sử dụng hồ sơ, tài liệu. 11

Điều 15. Bảo mật thông tin mật của Công ty. 12

CHƯƠNG V - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CẤP PHÁT TBTS. 14

Điều 16. Quản lý sử dụng thiết bị, tài sản và trách nhiệm.. 14

Điều 17. Cung cấp thiết bị, tài sản. 15

Điều 18. Sửa chữa tài sản, trang thiết bị15

CHƯƠNG VI - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CẤP PHÁT VPP. 16

Điều 19. Quản lý sử dụng văn phòng phẩm.. 16

Điều 20. Cung cấp văn phòng phẩm.. 16

CHƯƠNG VII - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG MÁY TÍNH VÀ EMAIL. 17

Điều 21.  Điều kiện người sử dụng máy vi tính, email17

Điều 22.  Sử dụng máy vi tính, email nội bộ. 17

Điều 23. Quản lý máy vi tính, quản lý email18

Điều 24. Bảo mật thông tin. 18

Điều 25. Chia sẻ thông tin trên mạng. 18

CHƯƠNG VIII- QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI18

Điều 26. Quản lý và sử dụng tổng đài18

Điều 27. Sử dụng điện thoại nội bộ và di động. 19

CHƯƠNG IX - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ SỬ DỤNG XE ÔTÔ.. 20

Điều 28. Chế độ phục vụ. 20

Điều 29. Trách nhiệm và nhiệm vụ của lái xe. 20

Điều 30. Điều phối xe. 22

Điều 31. Trách nhiệm vật chất và con người24

Điều 32. Mua sắm, thanh lý xe ô tô công vụ. 24

CHƯƠNG X - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ VỆ SINH, AN TOÀN PCCC.. 24

Điều 33. Vệ sinh trong giờ làm việc. 24

Điều 34. Vệ sinh cuối tuần. 25

Điều 35. Phòng chống cháy nổ và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ. 25

CHƯƠNG XI - QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ THĂM HỎI CBCNV.. 27

Điều 36. Quy định về chế độ thăm hỏi CBNV.. 27

Điều 37. Hiệu lực thi hành. 28