1. Chế độ làm việc của hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị làm việc thông qua các cuộc họp. Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường. Cuộc họp cùa Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập khi xét thấy cần thiết, nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần.

1.1 Người triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị:

Chủ tịch là người triệu tập cuộc họp thường kỳ và bất thường của Hội đồng quản trị. Ngoài ra, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị khi có một trong các trường hợp sau đây:
- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập;
- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị;
- Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Thẩm quyền của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi: 1900.6162

Chủ tịch Hội đồng quản tri phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị. Trường hợp Chủ tịch không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; đồng thời người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Tuy vậy, cần phải thấy rằng, không phải trong mọi trường hợp, khi nhận được yêu cầu từ các đối tượng nêu tại Luật doanh nghiệp năm 2020, Chủ tịch đều phải triệu tập cuộc họp. Trên thực tể, pháp luật về doanh nghiệp và Điều lệ công ty luôn quy định thể thức đối với việc yêu cầu Chủ tịch triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị bất thường.
Đê nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

1.2 Điều kiện tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị:

Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.
Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định Luật doanh nghiệp năm 2020 không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

1.3 Biểu quyết và thông qua quyết định:

Thành viên Hội đồng quản trị có nghĩa vụ tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị. Vấn đề biểu quyết của thành viên Hội đồng quản trị trong Luật doanh nghiệp năm 2020 đã được mở rộng theo hướng uyển chuyển và phù hợp với việc ứng dụng công nghệ rộng rãi trong vấn đề quản trị trong các doanh nghiệp hiện nay. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Nhằm bảo đảm tính khách quan trong biểu quyết, trong trường hợp thành viên Hội đồng quản trị biểu quyết, Luật doanh nghiệp năm 2020 yêu cầu đối với trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng qùản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mờ trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết cùa Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

2. Thẩm quyền của Hội đồng quản trị

Hội đồng quản tộ là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Với tính chất đó, thẩm quyền của Hội đồng quàn trị chia thành các nhóm sau.

2.1 Nhóm quyền về quản trị nội bộ:

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và người quàn lý quan trọng khác;
- Giám sát việc điều hành công việc kinh doanh của công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;
- Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cỗ đông thông qua quyết định;
- Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sàn công ty.

2.2 Nhóm quyền về tài chính:

- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
- Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
- Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
- Quyết định mua lại cổ phần;
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
- Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trà cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

2.3 Nhóm quyền liên quan đến hoạt động kinh doanh:

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
- Quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;
- Thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác. Quy định này không áp dụng đối với hợp đồng và giao dịch quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020.
Theo đó, cần thiết phải phân biệt thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị liên quan đến các giao dịch được quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020: 
Việc phân định thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị không dựa vào giá trị của giao dịch mà dựa vào loại giao dịch. Nếu giao dịch cần phê duyệt là đầu tư hoặc bán số tài sản thì thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Đối với các giao dịch khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty thì thẩm quyền thuộc Hội đồng quản trị.
"Một vấn đề tưởng như quá rõ ràng, Hội đồng quản trị thay Giảm đốc thì có gì phải bàn cãi. Vì pháp luật về công ty thừa nhận Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền lập ra Giảm đốc. Thì hẳn nhiên, Hội đồng quản trị cũng sẽ là cơ quan có quyền bãi miễn, thay thể Giám đốc. Trên thực tế có một tranh chấp phát sinh liên quan đến vấn đề bổ nhiệm Giám đổc mới. Theo đó, Công ty A cỏ Giám đốc là người đại diện theo pháp luật. Tình huống là Hội đồng quản trị bổ nhiệm một Giám đốc mới, thay thể cho Giám đốc cũ. Tuy vậy, một nhóm cổ đông sở hữu 27% cổ phần phổ thông không đồng ỷ với quyết định này.
Điều lệ của công ty
Điều lệ của công ty được coi như một bản hợp đồng của các cổ đông. Đã gọi là hợp đồng thì các bên tùy ý thỏa thuận. Tuy nhiên, giới hạn của sự tùy ý là phải trong khuôn khổ của pháp luật. Để thuận tiện cho các nhà đầu tư khi thành lập công ty, pháp luật đặt ra những yêu cầu mà các nhà đầu tư cần tuân thủ khi xây dựng Điều lệ…. Theo đó, có 15 nội dung mà các bản Điều lệ bắt buộc phải có. Ngoài ra có thể quy định thêm, miễn là không trái với các nguyên tắc của pháp luật về doanh nghiệp.
Một trong các nội dung bắt buộc phải ghi nhận trong Điều lệ công ty là về người đại diện theo pháp luật. Bản chất của việc ghi nhận này có hai mục đích:
- Thuận tiện cho các bên trong quá trình giao dịch với công ty;
- Ràng buộc trách nhiệm của công ty bởi các hành vi của người đại diện.
Thẩm quyền của Hội đồng quản trị
Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị thay mình quản lý công ty. Đến lượt mình, Hội đồng quàn trị bổ nhiệm Giám đốc để điều hành hoạt động hằng ngày của công ty. về mặt lý thuyết, Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông lập ra, nên Hội đồng quản trị hoạt động vì lợi ích của các cổ đông. Nhưng trên thực tế, Đại hội đồng cổ đông bị phân hóa bởi nhiều nhóm cổ đông với nhiều lợi ích khác nhau. Vì thế, hệ quả là Hội đồng quản trị cũng phân hóa theo các nhóm lợi ích của cổ đông đã bầu ra mình.
Trong công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch hoặc Giám đốc. Với chức năng là người điều hành hoạt động hằng ngày của cồng ty, thực tế có khuynh hướng giao vai trò người đại diện theo pháp luật cho Giám đốc. Nói như thế không có nghĩa là nếu Điều lệ không có quy định Chủ tịch là người đại diện thì suy đoán Giám đốc là người đại diện, về mặt pháp lý cũng như thực tiễn về đăng ký doanh nghiệp không chấp nhận phương án suy đoán. Nhưng điều đó nói lên một khuynh hướng khá phổ biến, thường Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Điều lệ công ty phải ghi nhận người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Vấn đề là Điều lệ công ty ghi chức danh hay ghi tên người? Phương án được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận là cả hai. Có nghĩa là ở mục đại diện theo pháp luật phải xác định rõ ai là người đại diện theo pháp luật và người ấy giữ chức vụ gì (Chủ tịch hay Giám đốc).
Trờ lại với tình huống được nêu ở trên. Hội đồng quản trị miễn nhiệm Giám đốc để bổ nhiệm Giám đốc mới. vấn đề này thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị, nhóm cổ đông nắm giữ 27% cổ phần phổ thông không có ý kiến gì. Nhưng vì Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, được ghi nhận trong điều lệ, do vậy thay đổi Giám đốc khác cũng đồng nghĩa là phải sửa đổi Điều lệ của công ty. Nhưng khi muốn sửa đổi Điều lệ, vấn đề không còn thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị nữa mà đã thuộc quyền của Đại hội đồng cổ đông. Đến đây, không có sự đồng ý của nhóm cổ đông nắm giữ 27% cổ phần phổ thông thì không sửa đổi Điều lệ được .
Như vậy, mặc dù việc bổ nhiệm Giám đốc mới được Hội đồng quản trị tiến hành theo đúng quy định của pháp luật nhưng không thể thực hiện được vì lý do thủ tục.
Người đại diện của công ty: chức danh hay con người?
Công ty là một “con người” do pháp luật tạo ra, có nghĩa là việc thực hiện các chức năng của công ty phải thông qua người đại diện. Ông A, ngoài xã hội là một con người cụ thể với các mối quan hệ phức tạp. Khi vào công ty, ông không hành xử với tư cách là ông A nữa mà là Giám đốc công ty. Ông có quyền năng tương ứng với vị trí mà ông đang đảm nhiệm. Đe có được quyền hạn này, ông phải được công ty đồng ý trao quyền. Nhưng khi công ty trao quyền cho Giám đốc, công ty phải chịu trách nhiệm về các hệ quả pháp lý do Giám đốc thực hiện khi nhân danh công ty. Sau này, công ty đổi ông Giám đốc B, công ty vẫn phải chịu trách nhiệm với các giao dịch do ông Giám đốc A đã thực hiện. Công ty không thể lấy lý do là đã đổi Giám đốc nên không chịu trách nhiệm. Các bên muốn khiếu nại công ty, cũng trưng ra bằng chứng là họp đồng do Giám đốc ký, mà không quan tâm ông Giám đốc ấy hiện thời còn tại vị hay không. Khoa học pháp lý nói pháp nhân độc lập với các cá nhân, tổ chức khác là như vậy.
Cũng vì lẽ đó, pháp luật về doanh nghiệp quy định: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng Giảm đốc là người đại diện theo pháp luật của cóng ty được quy định tại Điều lệ công ty. Quy định này là hợp lý. Nhưng khi thực thi, cơ quan đăng ký kinh doanh lại quá cẩn thận khi yêu cầu các doanh nghiệp phải chỉ rõ tại thời điểm đăng ký ai đang là người đại diện theo pháp luật với chức vụ là gì. Thiết nghĩ, yêu cầu này của cơ quan quản lý hợp lý trên một vài khía cạnh nhưng nhìn tổng thể, nó lại tỏ ra không ổn. Vì ông B có thể thay thế ông A, nhưng chức danh Giám đốc thì không thay đổi với bấy nhiêu quyền và nghĩa vụ được quy định trong luật và điểu lệ. Nó vẫn bảo đảm việc ràng buộc trách nhiệm đối với công ty. Chưa kể, việc xác định người đại diện theo pháp luật trong tình huống nêu trên có thể gây ra những phiền toái không cần thiết trong việc phải sửa đổi Điều lệ và vô hiệu hóa quyền của Hội đồng quản trị trong việc bổ nhiệm người điều hành (Giám đốc).
Theo nguồn: Phạm Hoài Huấn: Hội đồng quàn trị thay Giám đốc: Dễ hay khỏ?, Báo Diễn đàn doanh nghiệp, ngày 18-10-2012."
Trân trọng!
Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê